1 FTE besparing door digitale verwerking bij Euro Shoe Group

Facturen efficiënt verwerkt en direct zichtbaar in SAP

Ronny vertelt: “Wij hebben een aantal jaren geleden ook al eens gekeken naar de mogelijkheden van een digitale factuurverwerkingsoplossing in SAP. Toen twee jaar geleden twee medewerkers met pensioen gingen was dat de aanleiding om ons nogmaals te verdiepen in de mogelijkheden van een digitale oplossing. We hebben vervolgens besloten geen nieuwe medewerkers in dienst te nemen maar de overstap te maken naar een factuurverwerkingsprogramma. Euro Shoe had eigenlijk haar keuze al gemaakt voor een andere aanbieder op dit gebied. Omdat een consultant van onze ERP Partner Dimensys zeer enthousiast was over de oplossing van ISPnext hebben wij hen ook nog meegenomen in het keuzetraject. Na onder andere een referentiebezoek aan een klant van ISPnext hebben wij voor de SAP oplossing van ISPnext gekozen. De totaal oplossing en solide uitgebreide koppeling met SAP waren bepalend voor deze keuze.”

Totaal oplossing en koppeling met SAP

“Een belangrijk voordeel is dat alles nu direct digitaal opvraagbaar is. Zowel in SAP als in de factuurverwerkingsoplossing van ISPnext. Iedere afdeling en budgetverantwoordelijke heeft volledig inzicht in alle facturen waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Voorheen maakte men printjes, kopieën of kwam men een kopie ophalen bij de administratie. Zeer tijdrovend voor zowel de goedkeurders als de boekhouding. Dat is door de digitale goedkeuring nu niet meer nodig wat zeker een aanzienlijke tijdbesparing oplevert. De medewerkers van de boekhouding worden niet meer gestoord tijdens de werkzaamheden en de andere medewerkers kunnen op een eenvoudige manier de facturen zelf bekijken,” gaat Put verder.

Training bevordert acceptatie 

“Tijdens het project hebben wij regelmatig contact gehad met ISPnext. Ondanks het feit dat de livegang enige tijd later was dan ingepland, zijn we zeer zeker tevreden met het resultaat. In het begin had men moeite om naar een nieuwe werkwijze om te schakelen. Zoals altijd moet men eerst bekend worden met iets nieuws. Daar moet je gewoon tijd voor nemen. Wat zeker heeft geholpen is dat er in het begin trainingen zijn gegeven. De acceptatie door de medewerkers werd daardoor aanzienlijk beter. Men moest niet alleen wennen aan een nieuw digitaal systeem maar vooral ook aan de andere werkwijze. Inmiddels is men helemaal gewend en merken wij een duidelijk efficiency voordeel. Zoals al eerder gezegd is er voor zowel de goedkeurders als de boekhouding minder tijd nodig omdat iedereen overal zelf de facturen in kan zien. Daarnaast besparen wij op de boekhouding effectief 1 FTE. Dat geeft Euro Shoe een mooie Return On Investment,” sluit Put af.