Leolux stroomlijnt factuurverwerking met cloudoplossing

Ze kwamen bij ons terecht omdat het gewoon niet meer werkbaar was. “Overal lagen facturen, op bureaus, in lades, soms zelfs zoek. We hadden geen grip op het proces,” blikt John terug. “Dat moest anders. Door te digitaliseren en te standaardiseren, hebben we het kunnen omdraaien. Nu komt alles digitaal binnen, weten we precies wie wat moet doen en lopen goedkeuringen een stuk vlotter.” De directe impact was merkbaar. De doorlooptijd van facturen ging omlaag, medewerkers werkten efficiënter en de werkdruk daalde. “De rust die dat brengt op de afdeling is goud waard,” aldus John. “Je ziet dat teams weer grip krijgen op hun werk.”

In 2024 volgde de overstap naar de cloudversie, AP Automation. Die stap paste perfect bij de bredere IT-strategie van Leolux. “We willen minder afhankelijk zijn van lokale systemen en meer gebruikmaken van schaalbare technologie,” vertelt John. “De cloudoplossing van ISPnext sluit daar goed op aan.” AP Automation is onze factuurverwerkingsoplossing, welke onder het Business Spend Management model valt.

Met de cloudversie verdween de technische beheerlast. Updates verlopen automatisch, de beschikbaarheid is gegarandeerd en de IT-afdeling hoeft niet meer te schakelen op beheerincidenten. “Alles draait gewoon. En dat geeft ons als ICT de ruimte om meer waarde toe te voegen op strategisch niveau.”

De keuze voor AP Automation is geen puur IT-verhaal. Juist de samenwerking tussen ICT en Finance maakte het project succesvol. “Wij hebben als ICT de rol om te faciliteren, maar Finance weet precies waar de knelpunten zitten,” zegt John. “Dat samenspel is belangrijk geweest: we hebben samen gekeken naar wat het proces nodig heeft en de software daarop ingericht.” Door die samenwerking sluit het systeem nu goed aan op de werkpraktijk. Facturen worden automatisch herkend, gekoppeld aan de juiste administratie en efficiënt doorgezet naar de verantwoordelijke medewerkers. “En als iets vastloopt, kunnen we dat meteen terugvinden én oplossen,” vult John aan.

Naast efficiëntie is grip op het proces minstens zo belangrijk voor Leolux. De software biedt inzicht in elke stap: van ontvangst tot goedkeuring en verwerking. “Je weet precies waar een factuur zich bevindt, hoe lang die er ligt en wat nog openstaat,” legt John uit. “Dat maakt het proces beheersbaar, ook als de volumes stijgen.”

De schaalbaarheid van de oplossing is volgens hem een groot voordeel. “Of het er nu tienduizend zijn of vijftigduizend, het systeem blijft goed presteren. En we kunnen gemakkelijk bijsturen als de organisatie verandert.”

Het project rondom de overstap naar de cloud werd strak en professioneel uitgevoerd. “De aanpak was duidelijk, de lijnen kort. Er werd echt tempo gemaakt zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen,” blikt John terug. “Wat we bespraken, gebeurde. Problemen werden niet doorgeschoven, maar opgelost.”

Wat hem opviel, was de betrokkenheid vanuit ISPnext. “De projectleider had verstand van zaken en dacht mee met onze situatie. Er was rust in het traject en dat zie je niet vaak bij IT-projecten.”

Bij Leolux wordt vooruitgekeken. Technologie verandert en dat geldt ook voor de eisen aan financiële processen. “AI gaat een steeds grotere rol spelen, dat zie je nu al,” zegt John. “Of het nu gaat om herkenning, besluitvorming of risico-inschatting, daar liggen kansen. En we verwachten dat ISPnext die richting op blijft ontwikkelen.” De samenwerking met ISPnext biedt daarin vertrouwen. “We waren op zoek naar een samenwerking waarin ook écht wordt meegedacht,” zegt John. “Niet alleen software leveren, maar ook begrijpen hoe het werkt binnen een organisatie als de onze. Die klik is er en dat maakt het verschil.”

Wat voor Leolux telt, is dat de software dagelijks werkt. Niet als losstaande tool, maar als onderdeel van het bredere IT- en Finance-landschap. “Het is een stabiele oplossing, betrouwbaar en overzichtelijk. En als er iets speelt, is de support beschikbaar en snel. Dat geeft vertrouwen.”

De software sluit aan op hoe Leolux wil werken: efficiënt, transparant en met ruimte voor groei. “We zijn in control, besparen tijd én houden grip. En dat zonder dat het systeem ons in de weg zit.”

Leolux Furniture Group is een Nederlandse meubelfabrikant met een sterke naam in binnen- en buitenland. Vanuit de fabriek in Venlo ontwerpt en produceert Leolux eigentijdse, duurzame meubelen met karakter. Wat in 1934 begon als een ambachtelijke onderneming, is uitgegroeid tot een merk waar design, comfort en kwaliteit samenkomen.