Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden ondertekent digitaal zorgcontracten met ISPnext

Doordat een groot aantal van de overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders in 2020 afliep, moest het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden nieuwe overeenkomsten afsluiten voor de komende jaren. Door de enorme werklast wat dit met zich mee brengt en de Covid-19 maatregelen, heeft het Servicebureau de wens geuit om dit zoveel mogelijk digitaal te laten verlopen.  

Ed vertelt: ''Elke gegunde zorgaanbieder zou 12 te tekenen overeenkomsten ontvangen. Bij een inschrijving van 200 zorgaanbieders kwamen wij dus uit op 2400 te ondertekenen overeenkomsten. Een gigantische opgave wat bijna alleen maar digitaal kan plaatsvinden in de huidige COVID-19 periode. Hiervoor hebben wij ISPnext om hulp gevraagd met hun E-signing applicatie. Het doel van dit project was dan ook om alle gegunde zorgaanbieders de overeenkomsten digitaal via E-signing te ondertekenen.''

Na de publicatie hebben er ca 185 aanbieders zich aangemeld voor de gunning. Deze aanbieders heeft ISPnext allemaal via de Audit gevraagd om hun gegevens te controleren; juiste bedrijfsnaam, naam van de tekenbevoegde inclusief e-mail en Kamer van Koophandel nummer. Deze informatie zou ISPnext dan verwerken in de overeenkomsten. 

Nadat er door het inkoopteam van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is besloten welke zorgaanbieders gegund waren en welke niet, heeft ISPnext alle overeenkomsten opgemaakt inclusief de juiste tekenbevoegde met naam en functie. Nadat de Stand stil periode voorbij was, zijn alle overeenkomsten door ISPnext uitgestuurd. 

Door constant te monitoren op de te tekenen overeenkomsten door zowel Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden als ISPnext, zijn alle 1850 overeenkomsten binnen een week digitaal ondertekend.

Om dit resultaat te behalen heeft ISPnext veel werk gestoken in de communicatie, denk hierbij aan: uitleg video’s handleidingen en een eigen supportpagina voor hulp en beantwoorden van de meest gestelde vragen. 

We zijn erg blij dat het proces van ondertekenen via ISPnext digitaal (E-signing) is uitgevoerd. Ook zonder Covid-19 was dit een nagenoeg onmogelijke opgave om dit in 7 dagen te realiseren op de “ouderwetse” wijze van een natte (tweezijdig) ondertekening. Met behulp van ISPnext is dit proces vlot en soepel verlopen.

Het doel van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en informatiestromen over zorgaanbieders en contracten via ISPnext te laten lopen. De communicatie met de zorgaanbieders verloopt daarom via de Supplier Portal. Het periodiek opvragen van informatie bij aanbieders zoals wijzigingen in contact- en organisatiegegevens en documenten zoals een productieverantwoording, gaat snel en eenvoudig via de Audit Functionaliteit. De zorgaanbieder krijgt direct het verzoek via e-mail en kan de gevraagde documenten makkelijk zelf uploaden. Voor de zorgaanbieder is dit snel, overzichtelijk en makkelijk uit te voeren. Vervolgens ontvangt de verantwoordelijke binnen Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een notificatie en kan de informatie direct aan de zorgaanbieder of contract koppelen. ''Door het periodiek en structureel opvragen van documenten en informatie op deze manier, werken wij efficiënter en is onze informatie kwalitatief beter. Daarnaast scheelt het ons veel tijd, blijft het proces overzichtelijk en hebben wij onze documenten op 1 centrale plek staan'' aldus Ed Bötticher.

Door een contract- en leveranciersmanagement systeem zoals ISPnext is er bij Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een verbeterslag in contracten en processen gemaakt. Zoals Ed bij ons aangaf: ''Wij hebben al onze contracten inzichtelijk, waardoor wij kunnen bepalen of wij de juiste contracten hebben en/of nog aanvullende eisen nodig zijn. De contractmanagers hebben nu inzicht in de contracten waar zij verantwoordelijk voor zijn, dit maakt het voor iedereen duidelijk.''

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is een organisatie binnen het sociaal domein dat is opgericht voor 10 gemeenten in de regio Haaglanden. Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden regelt alles rondom het inkopen en contracteren van de jeugdhulp in deze regio. Deze 10 gemeenten tellen samen 1,1 miljoen inwoners. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden bestaat onder andere uit inkoop- en contractmanagement, ketencoördinatie, juridische zaken, control, I&A, declaratieservices en officemanagement.