Minimierung des Risikomanagements von Van Lanschot Kempen mit ISPnext

Peggy erzählt: „Wir haben 2015 mit der Implementierung von ISPnext begonnen. Zu diesem Zeitpunkt nutzten wir ein anderes System, aber dieses erfüllte nicht ganz unseren Wunsch, Vendor Management unternehmensweit auszurollen.“ 

Darüber hinaus benötigte die Procurement -Abteilung von Van Lanschot Kempen Folgendes: 

• Verträge unternehmensweit übersichtlich und zugänglich zu machen 
• Nachzuvollziehen, welche Person für welchen Vertrag verantwortlich ist 
• Vertragskonformität zu messen und zu erhöhen 
• Möglichkeit, ABC-Analyse zu erstellen 

• Einkaufausgaben der DNB, der EBA und der NRA gegenüber rechtfertigen können 
• Besseres Risikomanagement 

Da Van Lanschot Kempen businessorientiert einkauft, ist ein Überblick über die Ausgaben und Verträge unerlässlich. Peggy: „Wenn man einen Vertrag mit einem Lieferanten schließt, dann meldet dieser sich erst wieder, wenn es dafür einen Grund gibt oder wenn er bald ausläuft. Unser großer Wunsch war es, unsere Verträge für alle Beteiligten problemlos zugänglich zu machen. Dank ISPnext können wir Verträge einfacher überprüfen und erhalten eine automatische Erinnerung, kurz bevor ein Vertrag ausläuft.“ 

Peggy war selbst an der Implementierung der neuen Software beteiligt. „Die Umstellung auf ein neues System ist immer spannend“, sagt Peggy. „Wenn man von einem System zum anderen wechselt, geht immer auch etwas verloren. Wir waren mit dem alten System vertraut und mussten plötzlich mit einem neuen System und neuen Dashboards arbeiten. Bestimmte Informationen, wie z. B. unsere Vertragsnummern, konnten wir zunächst nicht mehr in der Anwendung sehen. Glücklicherweise konnten wir in Zusammenarbeit mit ISPnext alle Nummern aus unserem alten System extrahieren und sie in unser neues System importieren.“

Van Lanschot Kempen nutzt sowohl die Funktionalitäten des Spend und des Contract Managements als auch des Vendor Ratings von ISPnext. „ISPnext verfügt über ein unglaublich benutzerfreundliches und übersichtliches System. Ich bin selbst ein sehr visueller Typ und ISPNext erzielt in Bezug auf die Optik eine hohe Punktzahl. So kann ich beispielsweise für jeden Vertrag anhand grüner Punkte sehen, ob wir vertragskonform handeln“, sagt Peggy. 

Darüber hinaus können die Vertragsmanager Verträge aufrufen, für die sie selbst verantwortlich sind. Peggy: „Da das noch nicht immer der Fall ist, erstellen wir Berichte für sie, was beim Vendor Management glücklicherweise sehr einfach ist. Ich kann eine Reihe von Feldern wie die Art des Vertrags oder das Fälligkeitsdatum auswählen und sehen, ob ein Exitplan vorhanden ist. Diese Berichte geben uns sofortigen Einblick in die zu ergreifenden Maßnahmen.“ 

Van Lanschot Kempen hält auch firmenintern viele Präsentationen über die Lösung von ISPnext. „Das tun wir, weil wir wollen, dass alle das System nutzen“, sagt Peggy. „Wir können mit Benutzerprofilen innerhalb der Module arbeiten, sodass wir jedem Mitarbeiter bestimmte Rechte gewähren können. So können wir sicherstellen, dass die Mitarbeiter nur das sehen, wozu sie berechtigt sind oder was sie benötigen.“ 

Derzeit befindet sich Van Lanschot Kempen in der Implementierungsphase des Supplier Portals als Teil des Linked-Plans. 

Anhand von Interviews und Gesprächen werden die Wünsche von Van Kempen Lanschot für das Supplier Portal von ISPnext ermittelt. „So können wir genau angeben, wie wir mit dem Supplier Portal arbeiten wollen und dann zeigt uns ISPnext sofort, wie wir das umsetzen müssten“, sagt Peggy. 

Nach der Bankenkrise gab es in der Finanzbranche viel mehr Vorschriften in den Gesetzen und Rechtsvorschriften. Finanzinstitute werden in Sachen Risikomanagement geprüft und sind verpflichtet nachzuweisen, ob eine und wenn ja welche Exitstrategie für jeden Vertrag vorhanden ist. 

„Anfang diesen Jahres haben wir uns mit ISPnext zusammengesetzt um zu besprechen, wie wir das System nutzen, was uns beschäftigt und was auf der Tagesordnung steht“, sagt Peggy. „Wir beschäftigen uns jetzt vor allem mit den sich ändernden Rechtsvorschriften, dem Monitoring und der Berichtswesen. Für uns ist es daher sehr angenehm, dass dies jetzt mit der Lösung erleichtert wird.“ 

Van Lanschot Kempen kann für jeden Vertrag angeben, ob: 

• es eine Risikobewertung gibt 
• dieser Vertrag bei der der niederländischen Zentralbank "De Nederlandse Bank" aufgenommen wurde 
• es einen Exitplan, Exitparagraphen und eine Exitstrategie gibt 

Das sind Berichtsfelder, in die das Unternehmen bei Prüfungen jetzt sehr leicht Einblick gewähren kann. „Selbstverständlich sind diese Felder nicht für alle Verträge gleich wichtig“, erklärt Peggy. „Aber gerade bei großen SaaS- oder Outsourcing-Verträgen müssen unsere Kunden darauf zählen können, dass wir solide Einkäufe tätigen und Risiken überwachen und minimieren.“ 

Diese Berichtsfelder möchte Van Lanschot Kempen später auch im Supplier Portal implementieren. „Wenn Sie einen Lieferanten in Ihren Beschaffungsprozess einbeziehen, ist es natürlich auch sinnvoll, Einblick in diese Unterlagen zu bieten. Darüber hinaus möchten wir Standard-Aufgaben für uns selbst einrichten, wobei wir deutlich sehen können, welche Unterlagen jährlich angefordert werden müssen oder welcher Teil des Vertrags überprüft werden muss.“ 

„Jetzt, da wir ISPnext nutzen, haben wir mehr Einblick in die Fälligkeit von Verträgen und darüber, wer intern bei uns für den Vertrag verantwortlich ist. Da das Spend und das Contract Management gut angebunden sind, können wir die Vertragskonformität messen und bemühen uns, eine möglichst hohe Compliance zu gewährleisten, was wir vorher nicht veranschaulichen konnten“, sagt Peggy. 

„Das Schöne an ISPnext ist, dass es für alle Kundentypen ein vielseitig einsetzbares System ist. Sie präsentieren sich nicht nur als Tool für Behörden oder Gemeinden, sondern bieten auch Funktionalitäten, die für jede Art von Organisation interessant sind. So sitzen wir regelmäßig mit ISPnext und anderen Kunden zusammen, um zu besprechen, was uns beschäftigt und wie uns ISPnext dabei weiterhelfen kann. Das System erhält zudem regelmäßig neue Updates, in denen bestimmte Kundenwünsche berücksichtigt werden. Es ist ein engagiertes Team, das uns weiterhilft.“ 

Das Unternehmen ist in der Finanzbranche tätig und ist damit auch an die Finanzgesetzgebung und -rechtsvorschriften, die in dieser Branche gelten, gebunden. 

Die Procurement-Abteilung gehört bei Van Lanschot Kempen zum „Service Center Inkoop Contract Management & Facilities“. Die Abteilung besteht aus zwei Einkäufern, fünf Vertragsmanagern und einer Managerin für das Vertragsmanagement, was zusammen 6,5 FTE entspricht. 

Peggy Klingers ist Managerin für das Vertragsmanagement und leitet ihr aus fünf Vertragsmanagern bestehendes Team. Jeden Tag nutzen sie und ihr Team ISPnext, um die Einkaufsausgaben zu analysieren, einen Einblick in die Verträge zu erhalten und die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen.