Rechnungen schnell und effizient für Vihamij verarbeitet

Jeffrey Janssen, Finanzgeschäftsführer bei Vihamij Handel, erzählt: „Wir hatten bereits Erfahrung mit einer Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung.  Unsere digitale Lösung war jedoch veraltet und wir wollten eine digitale Lösung für die Abwicklung des Eingangsrechnungsstroms, die auf der Höhe der Zeit ist. Das ist bei Vihamij in mehreren Etappen abgelaufen. Zuerst haben wir uns mit dem vorherigen Lieferanten in Verbindung gesetzt und sind dann über unseren ERP-Partner bei ISPnext gelandet. Wir haben uns dann eine Demo von ISPnext angeschaut und waren begeistert. Wir hatten auch das Gefühl, dass die Zusammenarbeit zwischen dem Partner und ISPnext gut war. Während des Projekts wurde dieser Eindruck bestätigt. Das Projekt lief hervorragend. In der Zwischenzeit wurden noch einige Änderungen vorgenommen. 

Übersichtliche Benutzeroberfläche

ISPnext ging sehr flexibel vor, sodass die Durchlaufzeit nur etwas länger war als im Voraus geplant. Darüber hinaus ist es sehr angenehm, eine einzige zentrale Anlaufstelle während des gesamten Projekts zu haben. Das vereinfacht die Kommunikation. Eine deutlich verbesserte Rechnungsverarbeitung ist für Vihamij Handel der größte Vorteil. Sowohl die Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung als auch die Kontrolle haben sich erheblich verbessert. Früher dauerte es ziemlich lange, bis wir eine fehlerhafte Rechnung ausfindig machen konnten. Wenn die Lieferanten uns jetzt etwas Falsches in Rechnung stellen, wird das schnell erkannt. Wir können sofort sehen, was die mögliche Ursache dafür ist und direkt reagieren. Dank der Such- und E-Mail-Funktionen können die Mitarbeiter das jetzt schnell und effizient in Invoice Automation erledigen.  Wenn wir eine Rechnung erhalten, deren Preis nicht mit dem in unserem System hinterlegten übereinstimmt, sehen wir das jetzt auch direkt. Der Mitarbeiter kann ganz einfach eine Nachricht senden, um den Preis intern ändern zu lassen oder - wenn der Fehler beim Lieferanten liegt - können wir ihm eine Nachricht aus diesem System senden, um die Anpassung zu verarbeiten. Schnell, einfach und übersichtlich in einem einzigen System“, fährt Janssen fort.

„Die Rechnungen sind schnell einsehbar und wir haben mehr Kontrolle!“

- Jeffrey Janssen, Finance Director | Vihamij

Weitere Optimierung der Rechnungsverarbeitung

„Wir haben das System vor einiger Zeit in Betrieb genommen und arbeiten jetzt am Finetuning von Invoice Automation und der Optimierung der internen Prozesse. Wir arbeiten beispielsweise an der Anpassung unserer internen Abrechnungsrouten. Nach der Inbetriebnahme der ISPnext-Lösung haben wir inzwischen eine zusätzliche Zeitersparnis von 10 % erzielt. Ein toller Effizienzvorteil, finden wir. Nach der weiteren Optimierung der internen Prozesse und dem Finetuning von Invoice Automation erwarten wir eine weitere Verbesserung“, schließt Janssen ab.

Über Vihamij

Vihamij ist ein Handelsunternehmen mit einem landesweiten Netzwerk von hauptsächlich kleinen Niederlassungen, wobei der lokale Charakter mit den Vorteilen eines landesweit tätigen Unternehmens kombiniert wird. Im Mittelpunkt steht der persönliche Kontakt zu den Kunden und ein hohes Serviceniveau zu fairen Preisen. Mit landesweit 35 Niederlassungen ist unser Lagerbestand immer in der Nähe der Kunden.

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