7 Gründe für ein Vendor Rating

Dirk Jan erläutert: „Umfragen sind ein wichtiger Teil im Lieferantenbewertungsprozess. Dank Vendor Management von ISPnext können Sie selbst Umfragen erstellen, im Unternehmen durchführen und auf diese Weise schnell und einfach Erfahrungen der Mitarbeiter mit Lieferanten erheben. Die Umfragevorlage wählen Sie anhand des Ziels, das Sie mit der Umfrage verfolgen, aus. Wenn Sie Lieferanten bewerten müssen, da dies von der ISO-Norm vorgeschrieben wird, stellen Sie andere Fragen als wenn ein konkretes Problem im Unternehmen besteht und Sie die Meinungen der Mitarbeiter erfassen möchten. Wir erkennen den Bedarf an einer Lieferantenbewertung aber auch bei lange bestehenden Einkaufsabteilungen.“ 

Dirk Jan: „Der offensichtlichste Grund für ein Vendor Rating ist der schlichte Wunsch, Einblick in die Leistungen der Lieferanten zu erhalten. Einkäufer kaufen die Produkte zwar ein, sehen oder verwenden das Produkt danach aber fast nie. Es ist daher ungemein wichtig, Feedback aus dem Unternehmen einzuholen, um die Zufriedenheit mit den Lieferungen darstellen zu können.“

Außerdem ist ein Vendor Rating in diesem Fall die beste Plattform, um Mitarbeitern eine Plattform zu geben, auf der sie ihre Meinung äußern können. „Wir sehen, dass in Unternehmen, die regelmäßige Leistungsgespräche mit ihren wichtigsten Vertragslieferanten führen, die Bereitschaft zum Ausfüllen einer Umfrage zum Vendor Rating sehr hoch ist. In diesem Unternehmen liegt die Beteiligungsrate sehr schnell bei mehr als 80 %. Mitarbeiter wissen nämlich, dass ihre geäußerte Meinung zu dem jeweiligen Lieferanten kurzfristig aufgegriffen wird und sich somit auch schnell etwas verändert.“

Vendor Rating kann auch die Lösung sein, wenn ein konkretes Problem im Unternehmen besteht. „Stellen Sie sich vor, dass Ihnen schon seit Wochen Beschwerden der Mitarbeiter über den Kaffee zu Ohren kommen. Dann ist eine solche Umfrage die beste Chance, die Beschwerden aufzunehmen. Es wird ein spezifischer Fragebogen zu einigen Lieferanten erstellt, über die seit einiger Zeit Beschwerden oder negative Erfahrungen im Unternehmen geäußert wurden. Auf der Basis der Ergebnisse können Leistungen korrigiert oder ein Vertrag mit einem anderen Lieferanten geschlossen werden.“

Viele Unternehmen führen regelmäßige Gespräche mit ihren wichtigsten Vertragslieferanten. Bei Vertragsabschluss wurden verschiedene vertragliche Vereinbarungen getroffen und als Einkaufsabteilung möchten Sie natürlich gern erfahren, ob diese Vereinbarungen eingehalten werden. Dirk Jan: „Auf der Basis regelmäßig durchgeführter Vendor Rating-Umfragen verfügen Sie über konkrete Daten, die Sie in den Beurteilungsgesprächen mit einem Lieferanten verwenden können. Diese Daten bestehen oftmals aus einer Kombination aus harten und weichen Faktoren. Die harten Faktoren wie Preis- und Lieferzuverlässigkeit können oftmals sehr gut aus externen Systemen abgerufen werden. Wenn diese durch Meinungen und Erfahrungen der Mitarbeiter gestützt werden, können Sie dem jeweiligen Lieferanten ein sehr umfassendes Bild der im Unternehmen über ihn vorherrschenden Meinung vermitteln. Das Ziel ist letztendlich, die Leistungen zu korrigieren und zu optimieren." 

In bestimmten Branchen wie im Gesundheitswesen und in Produktionsbetrieben ist aufgrund bestimmter Rechtsvorschriften ein Vendor Rating vorgeschrieben. Die ISO-Norm 15189 verpflichtet medizinische und klinische Labore zum Beispiel zur Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems. Vendor Rating im Gesundheitswesen wird in diesem Fall als System zur Messung und Gewährleistung von Qualität betrachtet. 

„Diese Organisationen müssen regelmäßig (oftmals jährlich) nachweisen können, dass sie eine Lieferantenbewertung durchgeführt haben. Sie nutzen die Lieferantenbewertung, um regelmäßig Umfragen durchführen zu können und schnell Einblick in die Ergebnisse zu erhalten."

„Demnächst werden einige Lieferantenverträge in Ihrem Unternehmen auslaufen. Dies ist die richtige Zeit, um aktiv zu werden! Aber wie legen Sie fest, welche Verträge Sie verlängern und für welches Einkaufspaket Sie eventuell einen anderen Lieferanten suchen müssen? Die im Rahmen der Umfragen für das Vendor Rating erhobenen Daten unterstützen Sie dabei, die richtige Entscheidung bei Vertragsabschlüssen (-verlängerungen) zu treffen. Sind Mitarbeiter mit einem bestimmten Lieferanten nicht zufrieden und ergibt sich aus den Systemen, dass Lieferungen unpünktlich waren? Dann kann dies vielleicht der Anlass sein, einen Vertrag mit einem anderen Lieferanten zu schließen.“ 

„Auch im Vorfeld von Ausschreibungen sehen wir, dass Vendor Rating eine wichtige Rolle spielen kann. Sie erhalten Aufschluss darüber, was Mitarbeitern wichtig ist, wenn Sie eine Vendor Rating-Umfrage für ein bestimmtes Einkaufspaket durchführen. Nehmen Sie an, dass viele Mitarbeiter vegetarisch essen. Dann können Sie zum Beispiel in das Anforderungspaket für den Vertragsabschluss mit einem neuen Caterer aufnehmen, dass das Angebot genügend vegetarische Variationen enthalten muss.“ 

Sie können im Vendor Rating pro Einkaufspaket verschiedene Fragen-Templates erstellen. „Nehmen Sie einmal an, Sie haben innerhalb des Einkaufspakets IT zehn verschiedene Softwarelieferanten. Neun erzielen gute Ergebnisse, aber mit einem Softwareanbieter ist der größte Teil der Mitarbeiter unzufrieden. Ist es dann vielleicht möglich, die Leistungen dieses Softwarelieferanten von einem der anderen neun Lieferanten, deren Leistungen gut sind, erbringen zu lassen?“

Vendor Rating ist, ebenso wie das Supplier Portal, eines der Module innerhalb des Vendor Managements.