AP Automation und Vertragsmanagement: unverzichtbar für CPOs

Die steigenden Anforderungen an das Contract Management und die Rechnungsbearbeitung erfordern integrierte Technologielösungen. CPOs benötigen Systeme, die nicht nur die Vertragsvergabe automatisieren, sondern auch eine kontinuierliche Überwachung und Abstimmung von Verträgen mit Bestellungen und Zahlungen gewährleisten. Dabei geht es nicht nur um die Rechnungsbearbeitung, sondern auch um Risikominderung und Kostenoptimierung, insbesondere durch die nahtlose Integration von E-Procurement-Tools und digitaler Rechnungsverarbeitung.

„Transparenz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung starker Lieferantenbeziehungen“, sagt John Schouten, Director Product Management bei ISPnext. Die AP Automation Software bietet vollständige Transparenz und Kontrolle, indem sie den gesamten Beschaffungs- und Kreditorenprozess mit bestehenden Systemen abbildet und harmonisiert. Das Ergebnis ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und eine bessere Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen.

1. Management der Nutzung von Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen sind eine wichtige Grundlage für das Vertragsmanagement. Sie ermöglichen es, langfristige Beziehungen mit Lieferanten zu pflegen und gleichzeitig die Kosten zu optimieren. Die Integration von AP Automation ermöglicht es Unternehmen, diese Rahmenverträge effizient zu verwalten, indem Bestellungen und Zahlungen direkt mit den vertraglichen Vereinbarungen abgeglichen werden. So werden Unstimmigkeiten vermieden und Unternehmen profitieren von einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und einem besseren Vertragsmanagement.

„Die Implementierung solcher digitaler Funktionalitäten konzentriert sich nicht nur auf die Effizienz“, fügt John hinzu, “sondern stärkt auch die Zusammenarbeit und schafft langfristige Werte für alle Beteiligten.“

Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Bestellanforderungen und Bestellungen direkt mit Rahmenverträgen verknüpft werden, so dass alle Bestellungen auf Preisvereinbarungen und Vertragsbedingungen geprüft werden. Dadurch werden Fehler und Unstimmigkeiten drastisch reduziert und die Compliance erhöht.

2. Eingabe von Kaufanträgen und Bestellungen mit Bezug zum Vertragsmanagement

Ein wesentlicher Vorteil der Integration der AP Automation Software mit dem Vertragsmanagement ist die Möglichkeit, Anfragen und Bestellungen direkt mit Verträgen zu verknüpfen. Das System erkennt automatisch, ob eine Bestellung in den Rahmenvertrag fällt und prüft, ob der Preis und die Konditionen mit dem Vertrag übereinstimmen.

Dies führt nicht nur zu enormen Effizienzsteigerungen, sondern gewährleistet auch eine genaue Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. Die CPOs haben in Echtzeit Einblick in alle Beschaffungsvorgänge und können sicherstellen, dass alle Ausgaben innerhalb der vertraglichen Bedingungen liegen. Darüber hinaus wird durch diese Automatisierung der Bedarf an manuellen Überprüfungen minimiert, so dass der Kreditorenprozess reibungsloser abläuft.

3. Rechnungskontrolle im Vergleich zu Verträgen bei Dauerschuldverhältnissen und Verträgen ohne Bestellung

Eine der größten Herausforderungen im Vertragsmanagement ist der Rechnungsabgleich, insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen oder Verträgen ohne Bestellungen. In diesen Fällen kann die Rechnungsbearbeitung ohne manuellen Eingriff direkt mit den vorhandenen Vertragsdaten abgeglichen werden. Dies ist insbesondere bei Lizenzverträgen, Mietverträgen und Service Level Agreements (SLAs) entscheidend.

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung und der automatisierten Rechnungsstellung werden die Rechnungen direkt mit den Vertragsdaten abgeglichen, was zu einer automatischen Rechnungsprüfung führt. So werden alle Zahlungen korrekt und pünktlich ausgeführt.

„Das Portal für den Rechnungsstatus bietet den Lieferanten sofortigen Zugriff auf Rechnungsaktualisierungen, was zu weniger E-Mails und Telefonaten für die Kreditorenbuchhaltung und damit zu mehr Effizienz führt“, so John.

Diese Automatisierung stellt sicher, dass alle Rechnungen in Übereinstimmung mit den vertraglichen Vereinbarungen bearbeitet werden, was zu einer besseren Einhaltung der Vorschriften und einer Verringerung der Zahlungsfehler führt.

Die Integration von AP Automation mit dem Contract Management ist für CPOs ein unverzichtbares Instrument, um die Effizienz und Genauigkeit des gesamten Beschaffungsprozesses zu steigern. Die Möglichkeit, Rahmenverträge effizient zu managen, Bestellanforderungen automatisch mit Verträgen abzugleichen und Rechnungen ohne Bestellungen direkt mit den entsprechenden Verträgen zu prüfen, bietet CPOs eine vollständige Kontrolle über ihre Finanzprozesse.

Durch die Automatisierung und Integration dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur ihre Kosten optimieren, sondern auch das Risiko von Fehlern und Betrug minimieren.
CPOs, die auf diese Technologien setzen, gewährleisten eine hohe Compliance, verbesserte Transparenz und eine schnellere Entscheidungsfindung, die den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.