AP Automation und Vertragsmanagement: unverzichtbar für CPOs

Die wachsenden Anforderungen an Contract Management betreffen vor allem die Integration von Technologien. CPOs benötigen Systeme, die nicht nur den Vertragsabschluss automatisieren, sondern auch eine kontinuierliche Überwachung und den Abgleich der Verträge mit Bestellungen und Zahlungen gewährleisten. Dabei geht es nicht nur um die Verwaltung von Verträgen, sondern auch um die Risikominimierung und die Kostenoptimierung, insbesondere durch die nahtlose Integration von E-Procurement-Tools.

„Transparenz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung starker Lieferantenbeziehungen“, sagt Albert, Solution Consultant bei ISPnext. Technologische Lösungen müssen eine vollständige Transparenz und Kontrolle bieten, indem sie den gesamten Beschaffungsprozess abbilden und mit bestehenden Systemen harmonisieren. Die Einführung von AP Automation sorgt für einen optimierten Workflow im Contract Management, wodurch die Effizienz und Compliance nachhaltig verbessert und Risiken im Zusammenhang mit vertraglichen Verpflichtungen minimiert werden.

Die Koppelung von AP Automation mit dem Contract Management ist ein Muss für Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung effizienter und automatisierter gestalten wollen. Diese Integration bietet eine Reihe von Vorteilen, die für Entscheider von großer Bedeutung sind:

1. Auslastung von Rahmenverträgen managen
Rahmenverträge sind eine der wichtigsten Grundlagen für das Contract Management. Sie bieten die Flexibilität, langfristige Beziehungen mit Lieferanten zu pflegen und gleichzeitig Kosten zu optimieren. Die Integration von AP Automation ermöglicht es Unternehmen, diese Rahmenverträge effizient zu managen, indem Bestellungen und Zahlungen direkt mit den vertraglichen Vereinbarungen abgeglichen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bestellungen den vereinbarten Konditionen entsprechen und keine unnötigen Kosten entstehen. „Die Implementierung solcher digitaler Funktionalitäten konzentriert sich nicht nur auf die Effizienz“, fügt Albert hinzu, “sondern stärkt auch die Zusammenarbeit und schafft langfristige Werte für alle Beteiligten.“

AP Automation sorgt dafür, dass Bestellanforderungen und Bestellungen automatisch mit den jeweiligen Rahmenverträgen verknüpft werden. Dies bedeutet, dass alle Bestellungen direkt auf die vereinbarten Preise und Bedingungen geprüft werden, was zu einer drastischen Reduzierung von Fehlern und Unstimmigkeiten führt. CPOs können somit sicherstellen, dass alle Einkäufe den vertraglichen Bestimmungen entsprechen, und profitieren von einer effizienteren Verwaltung und Kontrolle.

2. Bestellanforderungen und Bestellungen mit Bezug zum Vertragsmanagement erfassen
Ein zentraler Vorteil der Integration von AP Automation in das Vertragsmanagement ist die Möglichkeit, Bestellanforderungen und Bestellungen direkt mit den entsprechenden Verträgen zu verknüpfen. Bei jeder neuen Bestellung kann das System automatisch den Bezug zu den bestehenden Verträgen herstellen und die Bestellbedingungen mit den vertraglich vereinbarten Konditionen abgleichen.

Dies bietet nicht nur eine erhebliche Effizienzsteigerung, sondern auch eine verbesserte Compliance-Kontrolle. CPOs haben so jederzeit einen klaren Überblick über alle Bestellungen und können sicherstellen, dass die Einkäufe innerhalb der vereinbarten Rahmenbedingungen bleiben. Darüber hinaus wird der Aufwand für die manuelle Überprüfung von Bestellungen und Rechnungen erheblich reduziert.

3. Rechnungsprüfung mit Abgleich zu Verträgen bei Dauerschuldverhältnissen und Verträgen ohne Bestellungen
Ein besonders wichtiges Thema in der Vertragsabwicklung ist der Abgleich von Rechnungen, insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen oder Verträgen ohne Bestellungen. In solchen Fällen kann die Rechnungsprüfung direkt mit dem Abgleich zu bestehenden Verträgen erfolgen, ohne dass eine Bestellung vorliegt. Dies ist besonders wichtig bei Verträgen, die auf wiederkehrenden Zahlungen oder Dienstleistungen basieren, wie beispielsweise Lizenzverträge, Mietverträge oder Service-Level-Agreements (SLAs).

Die Integration von AP Automation automatisiert diesen Prozess, so dass die Rechnungen automatisch mit den relevanten Vertragsdaten abgeglichen werden. Dies führt zu einer automatischen Rechnungsprüfung und stellt sicher, dass alle Zahlungen korrekt und pünktlich erfolgen. Albert sagt: „Das Invoice Status Portal bietet Lieferanten sofortigen Zugang zu Rechnungsaktualisierungen, was zu weniger E-Mails und Anrufen für die AP-Teams und damit zu mehr Effizienz führt.“

Durch die Integration von AP Automation wird dieser Prozess automatisiert, sodass die Rechnungen automatisch mit den relevanten Vertragsdaten abgeglichen werden. Dies führt zu einer automatisierten Rechnungsprüfung und stellt sicher, dass alle Zahlungen korrekt und pünktlich vorgenommen werden. CPOs können sich darauf verlassen, dass alle Rechnungen im Einklang mit den vertraglichen Vereinbarungen verarbeitet werden, was zu einer verbesserten Compliance und einer Verringerung von Zahlungsfehlern führt.

Die Integration von AP Automation mit dem Contract Management ist für CPOs ein unverzichtbares Instrument, um die Effizienz und Genauigkeit des gesamten Beschaffungsprozesses zu steigern. Die Möglichkeit, Rahmenverträge effizient zu managen, Bestellanforderungen automatisch mit Verträgen abzugleichen und Rechnungen ohne Bestellungen direkt mit den entsprechenden Verträgen zu prüfen, bietet CPOs eine vollständige Kontrolle über ihre Finanzprozesse.

Durch die Automatisierung und Integration dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur ihre Kosten optimieren, sondern auch das Risiko von Fehlern und Betrug minimieren.
CPOs, die auf diese Technologien setzen, gewährleisten eine hohe Compliance, verbesserte Transparenz und eine schnellere Entscheidungsfindung, die den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.