AP Automation und Vertragsmanagement: unverzichtbar für CPOs

1. Management der Nutzung von Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen sind eine wichtige Grundlage für das Vertragsmanagement. Sie ermöglichen es, langfristige Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen und gleichzeitig die Kosten zu optimieren. Die Integration von AP Automation ermöglicht es Unternehmen, diese Rahmenverträge effizient zu verwalten, indem Bestellungen und Zahlungen direkt mit den vertraglichen Vereinbarungen abgeglichen werden. Dies verhindert Diskrepanzen und stellt sicher, dass Unternehmen von einer automatisierten Rechnungsverarbeitung und einem besseren Vertragsmanagement profitieren.

„Die Implementierung solcher digitaler Funktionalitäten konzentriert sich nicht nur auf die Effizienz“, fügt John hinzu, “sondern stärkt auch die Zusammenarbeit und schafft langfristige Werte für alle Beteiligten.“

Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Bestellanforderungen und Bestellungen direkt mit Rahmenverträgen verknüpft werden, so dass alle Bestellungen auf Preisvereinbarungen und Vertragsbedingungen geprüft werden. Dadurch werden Fehler und Unstimmigkeiten drastisch reduziert und die Compliance erhöht. Die Anwendung der Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung optimiert diesen Prozess weiter und führt zu einem vollständig digitalen und fehlerfreien Rechnungsfluss.

2. Eingabe von Kaufanträgen und Bestellungen mit Bezug zum Vertragsmanagement

Ein wesentlicher Vorteil der Integration von AP Automation Software mit dem Vertragsmanagement ist die Möglichkeit, Anfragen und Bestellungen direkt mit Verträgen zu verknüpfen. Das System erkennt automatisch, ob eine Bestellung in den Rahmenvertrag fällt, und prüft, ob der Preis und die Bedingungen mit dem Vertrag übereinstimmen.

Dies führt nicht nur zu enormen Effizienzsteigerungen, sondern gewährleistet auch eine genaue Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. Die CPOs haben in Echtzeit Einblick in alle Beschaffungsvorgänge und können sicherstellen, dass alle Ausgaben innerhalb der vertraglichen Bedingungen liegen. Außerdem wird durch diese Automatisierung der Bedarf an manuellen Überprüfungen minimiert, was den Kreditorenprozess reibungsloser gestaltet. Die Prozessautomatisierung der Kreditorenbuchhaltung spielt dabei eine Schlüsselrolle, da sie nicht nur die Bearbeitung von Bestellungen rationalisiert, sondern auch eine schnellere und genauere Rechnungsbearbeitung gewährleistet.

3. Rechnungskontrolle im Vergleich zu Verträgen bei Dauerschuldverhältnissen und Verträgen ohne Bestellung

Eine der größten Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung ist der Rechnungsabgleich, insbesondere bei laufenden Verpflichtungen oder Verträgen ohne Bestellung. In diesen Fällen kann die Rechnungsverarbeitung direkt und ohne manuelle Eingriffe mit den vorhandenen Vertragsdaten abgeglichen werden. Dies ist vor allem bei Lizenzverträgen, Mietverträgen und Service Level Agreements (SLAs) entscheidend.

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung und der automatisierten Rechnungsstellung werden die Rechnungen direkt mit den Vertragsdaten abgeglichen, was zu einer automatischen Rechnungsprüfung führt. So werden alle Zahlungen korrekt und pünktlich ausgeführt.

„Das Invoice Status Portal bietet Lieferanten sofortigen Zugriff auf Rechnungsaktualisierungen, was zu weniger E-Mails und Telefonaten für die Kreditorenbuchhaltung und damit zu mehr Effizienz führt“, so John.

Durch die Anwendung der Prozessautomatisierung auf die Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen diese Rechnungskontrolle weiter optimieren. Durch die automatische Erkennung und den automatischen Abgleich wird die Fehlermarge minimiert, während die Lieferanten schneller bezahlt werden und das Cashflow-Management verbessert wird.

Die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gehen über Vertragsmanagement und Beschaffungskontrolle hinaus. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen noch größere Effizienzgewinne erzielen. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die Genehmigung von Zahlungen und die Überprüfung von Vertragsbedingungen werden mit einer AP-Automatisierungslösung drastisch beschleunigt.

Dank der Prozessautomatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen:

• Manuelle Tätigkeiten minimieren: Die Bearbeitung von Rechnungen und der Abgleich mit Bestellungen erfolgt automatisch, was den Arbeitsaufwand reduziert und Fehler vermeidet.
• Eine schnellere Rechnungsbearbeitung erreichen: Automatische Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass Rechnungen pünktlich bearbeitet und bezahlt werden.
• Besserer Einblick in Cashflow und Verbindlichkeiten: Echtzeit-Dashboards bieten einen vollständigen Überblick über ausstehende Rechnungen und Zahlungen und tragen so zur Optimierung des Working Capital Management bei.
• Verbessern Sie die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften: Strenge Kontrollmechanismen und automatisierte Berichterstellung gewährleisten die Einhaltung interner und externer Prüfungsanforderungen.