CFOs bevorzugen zunehmend eine integrierte Suite

Schouten prognostiziert, dass dies zwangsläufig zu einer engeren Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungsabteilungen führen wird. Er erklärt: „Die Beschaffungsabteilung ist hauptsächlich für die Transparenz in der Lieferkette verantwortlich, während die Finanzabteilung oft für die Berichterstattung über ESG-Aspekte zuständig ist, da diese in den Jahresabschluss einfließen. Daher haben beide Abteilungen ein starkes Interesse daran, klare Daten zu erfassen und diese effektiv zu nutzen.“

Aus diesem Grund wünschen sich sowohl CFOs als auch CPOs seiner Meinung nach eine einzige, integrierte Suite für das Business Spend Management. „Für eine effektive ESG-Berichterstattung ist dies praktisch eine Grundvoraussetzung. Ein weiterer Vorteil der Arbeit mit einem einzigen Datenmodell im Vergleich zu verschiedenen Datenquellen ist, dass es nur eine Wahrheit gibt, die auf Knopfdruck verfügbar ist.“

Schouten stellt fest, dass sich eine ähnliche Entwicklung beim Lieferantenrisikomanagement abzeichnet. Er erklärt: „Früher war die Frage 'Mit wem mache ich Geschäfte?' hauptsächlich die Zuständigkeit der Beschaffungsabteilung. Aber aufgrund von Vorschriften wie der CSRD wird sich auch die Finanzabteilung verstärkt damit befassen.“

Er fügt hinzu: „Es besteht ein wachsendes Bedürfnis nach Sicherheit, beispielsweise möchte man kein Material kaufen, das durch Kinderarbeit hergestellt wurde.“ Schouten betont auch die Notwendigkeit, Nachhaltigkeitsanforderungen an Lieferanten zu stellen, und erklärt: „All dies kann bereits im Vorfeld angegangen werden.“

Eine BSM-Plattform deckt den gesamten Beschaffungsprozess von der Quelle bis zur Zahlung ab. Mit anderen Worten: von der Suche und Überwachung der besten Lieferanten (Sourcing und Vendor Management) über die Vereinbarung und Überwachung der Vertragsbedingungen (Procurement und Contract Management) bis hin zur Lieferung und Rechnungsbearbeitung. Schouten betont: „Informationen, die in einem Bereich vorliegen, sollten auch in anderen Bereichen zugänglich sein.“

Als Beispiel nennt er den Zertifizierungsstatus von Lieferanten. „Wenn irgendwo eine Warnmeldung auftritt – aus welchem Grund auch immer – sollte dies auch in anderen Abteilungen sichtbar sein. Dies ermöglicht es, keine Bestellungen mehr bei diesem Lieferanten aufzugeben oder Rechnungen zu bezahlen, bis die Angelegenheit geklärt ist. In der Zwischenzeit kann die Plattform Alternativen anbieten.“

„Es ist wichtig zu betonen, dass eine BSM-Plattform neben einem ERP-System arbeitet und kein Ersatz dafür ist“, erklärt Schouten. Gleichzeitig unterstreicht er, dass ein ERP-System nicht für alle Beschaffungsaktivitäten geeignet ist. „Ein ERP allein reicht nicht aus, um das gesamte Business Spend Management zu bewältigen. Wichtige Elemente wie Beschaffung und Vertragsmanagement können damit kaum effizient abgedeckt werden. Dies führt dazu, dass die Vorteile in Bezug auf Risikomanagement, Compliance und Kosteneinsparungen nicht vollständig genutzt werden können.“

Weiterhin kritisiert Schouten die Benutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen: „Ein ERP konzentriert sich hauptsächlich auf die Verarbeitung von Transaktionen und speichert viele Daten, jedoch wurde wenig Wert auf die Benutzererfahrung gelegt. Außerdem enthalten ERP-Systeme oft statische Daten, die nicht immer aktuell sind. Der Datenaustausch mit externen Systemen gestaltet sich schwierig, was die Informationsanreicherung erschwert. Im Gegensatz dazu läuft eine BSM-Plattform in der Cloud und ist darauf ausgelegt, flexibel Daten mit anderen Systemen, einschließlich ERP-Systemen, auszutauschen.“

Auch auf regulatorischer Ebene ist die europäische Richtlinie DORA (Digital Operational Resilience Act) von Bedeutung. Ihr Ziel ist es, insbesondere für Finanzunternehmen das IT-Risikomanagement zu verbessern und die Resilienz gegenüber Cyber-Bedrohungen zu stärken. „Dies ist ein weiterer Grund, mit einem einzigen Anbieter zusammenzuarbeiten, anstatt mehrere Anbieter unabhängiger Teillösungen zu verwenden“, erklärt Schouten. „Wenn man eine umfassende Anwendung für alle Beschaffungsaktivitäten nutzt, muss man sich auch nur mit einem Release-Zyklus befassen, anstatt mit einer Vielzahl separater Veröffentlichungen.“

Zusätzlich zu Regulierung und Risikomanagement ist die zunehmende Arbeitsbelastung ein weiterer Grund, warum CFOs nach einem ganzheitlichen Suite-Ansatz suchen. „Der Arbeitsmarkt ist äußerst angespannt, und das gilt besonders in vielen westlichen Ländern“, betont Schouten. „Es ist schon lange bekannt, dass die Arbeitsbelastung in Finanzberufen besonders hoch ist. Dies zwingt Unternehmen dazu, Wege zu finden, um das Wissen und die Erfahrung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich zu nutzen.“

Schouten ist der Meinung, dass die Digitalisierung allein nicht ausreicht, um dieses Problem zu lösen. „Eine einzige Benutzeroberfläche für alle Beschaffungsvorgänge erleichtert die Arbeit der Finanzabteilung erheblich. Der eigentliche Vorteil entsteht, wenn die Eingaben in einem Prozess in einem anderen verwendet werden können. Dies erfordert einen ganzheitlichen Ansatz und nicht das Flicken von Teilproblemen.“

Letztendlich gehe es dem CFO wie dem CPO natürlich darum, Gewinne für das Unternehmen zu erzielen, betont Schouten. „Durch die Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Prozessen auf einer Plattform erhält man Einblicke, die man mit Einzellösungen nie hätte. Mit diesen Erkenntnissen können intelligente Entscheidungen getroffen werden. Wenn man das tut, wird man feststellen, dass es ein enormes Einsparpotenzial bei den Ausgaben gibt.