Die Adaption der elektronischen Rechnungsstellung

Mit e-Invoicing können Sie Einfluss auf wichtige Problembereiche Ihres Unternehmens ausüben:

• Verbesserung der Genauigkeit durch Eliminierung von Eingabe- und Erkennungsfehlern;
• Reduzierung des Risikos falscher Zahlungen, indem Eingabe- und Erkennungsfehler eliminiert werden;
• Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwendiger Vorgänge durch automatischen Empfang und Abgleich auf Zeilenebene – ganz ohne menschliches Zutun;
• Reduzierung der Durchlaufzeiten im Prozess durch Automatisierung;
• Verringerung des Kontrollaufwandes im Prozess;
• Steigerung der Produktivität und Unterstützung des Unternehmenswachstums ohne zusätzliche Ressourcen;
• Reduzierung des Risikos von Betrugs- und Geisterrechnungen, indem sichere Kommunikationskanäle wie PEPPOL genutzt werden.

Trotz dieser klaren Vorteile ist e-Invoicing noch nicht weit verbreitet. Die Adaption von e-Invoicing nimmt aufgrund einiger Faktoren nur häppchenweise zu:

1. Verfügbarkeit

   Eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung wird in der Regel von der Finanzabteilung verwaltet. Diese Abteilung verfügt normalerweise nicht über IT-Fachkenntnisse. So wird allgemein angenommen, dass e-Invoicing für das eigene Unternehmen nicht geeignet ist. Die positiven Effekte werden nur bedingt erkannt, weil das Gesamtbild fehlt. Daher ist es wichtig, dass IT und Finanzen auf dieser digitalen Reise Hand in Hand arbeiten. In der Praxis beobachten wir, dass es für diese Angelegenheit oft weder Zeit noch Unterstützung gibt. Im letzteren Fall wenden Sie sich an Ihren Softwarelieferanten – dieser verfügt über die Expertise und kann Ressourcen planen.

2. Zusammenarbeit in der Kette

   Viele Organisationen konzentrieren sich auf die Optimierung interner Prozesse, indem sie beispielsweise die Erkennungsrate verbessern. Aufgrund einer oftmals eingeschränkten Beschaffungsfunktion ist die Lieferantenlandschaft äußerst vielfältig, es findet keine ausreichende Kommunikation mit dem Lieferanten statt und es werden keine Vereinbarungen über den Dateienaustausch getroffen. Durch die Zusammenarbeit in der Kette profitieren beide Parteien. Es ist wichtig, dass die Finanz- und die Beschaffungsabteilung gemeinsam vorgehen, damit die Vorstellungen und Wünsche der Finanzabteilung bekannt gemacht werden. Die Beschaffungsabteilung kann das bei Verhandlungen und Gesprächen mit Lieferanten berücksichtigen.

3. Standardisieren

   Ein weiterer frequenter Grund ist, dass der Lieferant kein elektronisches Format senden kann. Ein solcher Export von Rechnungen ist im ERP-System beim Lieferanten nicht vorgesehen. John: „Natürlich ist ein Standardformat erforderlich, und wir beobachten immer mehr Standards und Möglichkeiten auf dem Markt. Oftmals kann ein Export erfolgen, dann allerdings in einem anderen digitalen Format. Die Technologie von heute bietet zunehmend solche Möglichkeiten zur Übersetzung, womit die Konvertierung von Dateien in das richtige Format erfolgen kann. Durch Standardisierung sind Unternehmen in der Lage sein, mehr zu automatisieren.“

4. Wo fängt man an

   Viele Unternehmen hadern mit der Umstellung auf e-Invoicing. „Fangen Sie daher zunächst klein an, zum Beispiel mit den Top-10-Lieferanten, und bauen Sie das Ganze später aus. Lassen Sie sich von einem Spezialisten auf diesem Fachgebiet beraten. Viele Anbieter von Lösungen zur Rechnungsverarbeitung wissen, welche Anbieter es gibt, welche Unternehmen die Möglichkeit haben, Rechnungen elektronisch zu stellen und welche Technologien verfügbar sind“, sagt John.

5. Messen ist Wissen

   Um einen Business Case zu erstellen, ist es wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten es gibt. Top-Unternehmen verarbeiten zwischen 85 und 95 Prozent der eingehenden Rechnungen elektronisch. Solche Prozentsätzen ermöglichen die Verarbeitung von, je nach Branche und Standardisierungsgrad, 40.000 bis 50.000 Rechnungen pro Jahr und VZÄ. Lassen Sie auch nicht außer Acht, dass eine höhere Compliance in Sachen e-Invoicing auch andere KPIs verbessern wird. Wie zum Beispiel die Verkürzung der Durchlaufzeiten, die Erhöhung der Abgleichs-Quoten und die Minimierung von Fehlern – ganze ohne menschliches Zutun. Die Ergebnisse können mit einer Business Intelligence-Anwendung gemessen werden.

Der Prozess ist unumkehrbar: elektronische Rechnungen werden immer üblicher, da die Gesetzgeber ihre Verwendung vorschreiben oder fördern. John kommt zu dem Schluss: „Technologie bietet immer bessere Leistungen bei der Verarbeitung dieser Nachrichten. Im Finanzbereich findet eine intensivere Automatisierung statt; zum Teil wegen elektronischer Rechnungen: von der Prüfung und manuellen Eingabe zu Analysen, Einblicken und Vorhersehbarkeit.“

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