„Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung ist nur der erste Schritt, denn die vollständige Einhaltung der Rechtsvorschriften erfordert mehr als nur den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen“, sagt Andreas. „An dieser Stelle kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel. Sie beschreibt den gesamten Prozess der Verarbeitung elektronischer Rechnungen - vom Eingang bis zur Prüfung und Archivierung. Ohne eine detaillierte und vollständige Dokumentation dieser Prozesse können Unternehmen im Falle einer Steuerprüfung nicht nachweisen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.“

Doch auch die beste Verfahrensdokumentation ist ohne eine revisionssichere Archivierung der elektronischen Rechnungen unvollständig. Damit wird sichergestellt, dass alle elektronischen Rechnungen in ihrem digitalen Originalformat gespeichert werden und während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert werden können. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Rechnungen jederzeit abrufbar sind und nicht verändert werden können, was für eine ordnungsgemäße Prüfung durch die Steuerbehörden notwendig ist. Diese Archivierung muss sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen, keine Manipulationen möglich sind und die Daten maschinenlesbar sind.

Durch die enge Verzahnung von E-Rechnungspflicht, Verfahrensdokumentation und revisionssicherer Archivierung stellen diese drei Elemente zusammen eine umfassende Lösung für eine rechtssichere Rechnungsverarbeitung dar. Die E-Rechnungspflicht erfordert die elektronische Verarbeitung von Rechnungen, die durch eine gut dokumentierte Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD unterstützt wird. Gleichzeitig stellt die revisionssichere Archivierung sicher, dass diese Rechnungen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen und über die gesamte Aufbewahrungsfrist zugänglich und unveränderbar bleiben.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass Unternehmen mit dieser Integration nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre internen Rechnungsprozesse optimieren und transparenter gestalten können. Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung durch die E-Rechnungspflicht und die damit verbundene Verfahrensdokumentation sorgt für mehr Effizienz und eine bessere Auslastung der eingesetzten Ressourcen. Zudem gibt sie dem Unternehmen die Sicherheit, dass alle Daten jederzeit überprüft und nachvollzogen werden können, sowohl im Hinblick auf die Compliance als auch auf die Datensicherheit.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Dieser Schritt ist Teil einer umfassenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch Fehlerquellen minimiert. Unternehmen, die noch nicht auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt haben, müssen jetzt schnell handeln, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Diese Umstellung erfordert eine Anpassung der Buchhaltungs- und IT-Systeme, damit die elektronische Rechnungsstellung reibungslos und gesetzeskonform durchgeführt werden kann.

„Unsere AP Automation lösung spielt bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht eine zentrale Rolle“, sagt Andreas. „Die Software ermöglicht es Unternehmen, rechtskonforme elektronische Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu archivieren und dabei bestehende Prozesse zu optimieren.“

Damit wird nicht nur der manuelle Aufwand minimiert, sondern auch sichergestellt, dass alle Rechnungen rechtskonform verarbeitet werden. Der automatisierte Abgleich von Bestellungen und Rechnungen garantiert, dass bei der Verarbeitung keine Fehler auftreten und alle Rechnungen schnell und korrekt verbucht werden.

Durch die nahtlose Integration von AP Automation in das bestehende ERP-System können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre internen Prozesse effizienter und transparenter gestalten. AP Automation ist nicht nur relevant, sondern ein entscheidender Hebel für die effiziente Umsetzung der E-Rechnungspflicht.

• Automatische Erkennung von Papierrechnungen, PDFs und E-Rechnungen mittels OCR-Technologie;
• 2-/3-Wege-Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen zur Vermeidung von Fehlbuchungen;
• Integration in ERP-Systemen wie SAP (sowohl On-Premise als auch SAP S/4HANA Cloud Public), Infor LN (On-Premise und Cloud Suite), Infor M3, Microsoft Dynamics 365, Microsoft Business Central, Oracle JD Edwards, Exact Online, einschließlich Upgradesicherheit.

• Generierung von E-Rechnungen in XRechnung, ZUGFeRD 2.0 und anderen EU-konformen Formaten;
• Automatisierte Überprüfung der Umsatzsteuer-ID und des Steuersatzes zur Vermeidung von Fehlern.

• Cloud-basierte Implementierung innerhalb von 4-6 Wochen, einschließlich hybrider Prozesse (PDF + E-Rechnung);
• Dynamisches Discounting zur Kapitaloptimierung durch vorzeitige Zahlungen.

Ein zentraler Bestandteil der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt den gesamten Prozess, wie steuerrelevante Daten und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Im Falle der elektronischen Rechnungsstellung muss dieser Prozess in der Verfahrensdokumentation detailliert beschrieben werden. Sie gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass die Verarbeitung der Rechnungen den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht und somit zur Compliance beiträgt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle technischen und organisatorischen Abläufe, vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. Sie sorgt dafür, dass der gesamte E-Invoice-Prozess in einem Unternehmen transparent und nachvollziehbar bleibt - sowohl für interne Abläufe als auch für die Finanzverwaltung. Dies ist besonders wichtig, da eine fehlerhafte oder unvollständige Verfahrensdokumentation zu Nachteilen bei einer Betriebsprüfung führen kann, etwa bei der Schätzung von Besteuerungsgrundlagen.

„Eine fehlerhafte oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann dazu führen, dass die Finanzverwaltung die Buchführung nicht akzeptiert, was wiederum zu einer Schätzung der Steuerbemessungsgrundlage führen kann“, warnt Andreas. „Die Verfahrensdokumentation stellt insofern sicher, dass der gesamte Prozess der Rechnungsbearbeitung transparent und nachvollziehbar ist - sowohl für das Unternehmen selbst als auch für externe Prüfer.“

Neben der E-Rechnungspflicht und der Verfahrensdokumentation ist die revisionssichere Archivierung ein weiteres Schlüsselelement für eine korrekte und rechtskonforme Rechnungsverarbeitung. Elektronische Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang in ihrem ursprünglichen digitalen Format aufbewahrt werden. Die revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass die Rechnungen unveränderbar, maschinenlesbar und jederzeit abrufbar sind.

Nur so kann sichergestellt werden, dass die Daten auch bei einer Steuerprüfung leicht zugänglich sind. Die Anforderungen an die Archivierung betreffen nicht nur die Aufbewahrung der Rechnungen, sondern auch den Zugriff und die Datensicherung. Nur durch die Implementierung einer revisionssicheren Archivierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und keine rechtlichen Risiken eingehen.

ISPnext bietet eine revisionssichere Archivierungslösung an, die die strengen Anforderungen der GoBD erfüllt und folgende Aspekte gewährleistet:

1. ISO 27001-Zertifizierung: Die Archivierungslösung ist ISO 27001-zertifiziert, was ein hohes Maß an Datensicherheit garantiert;
2. E-Rechnungskonformität: Die Software erfüllt die seit dem 1. Januar 2025 geltende deutsche E-Rechnungspflicht;
3. Sichere Verarbeitung: Wir gewährleisten eine sichere und effiziente Verarbeitung von Rechnungen und anderen wichtigen Geschäftsdokumenten;
4. Integrierte Lösung: Die Archivierungsfunktion ist in unsere Gesamtlösung zur Optimierung von Finanzprozessen integriert und ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung;
5. Langfristige Aufbewahrung: Die Lösung ermöglicht die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die für verschiedene Arten von Dokumenten gelten;
6. Unveränderbarkeit: Die archivierten Dokumente werden so aufbewahrt, dass sie nicht nachträglich verändert werden können, was ein Kernprinzip der revisionssicheren Archivierung ist;
7. Zugriffsschutz: Das System bietet Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf archivierte Dokumente, was sowohl für die Revisionssicherheit als auch für den Datenschutz wichtig ist;
8. Suchfunktionalität: Über eine Suchfunktion können archivierte Dokumente schnell und effizient gefunden werden, was die Effizienz bei Audits und im Tagesgeschäft erhöht.

Andreas erklärt: „Mit diesen Funktionen sorgen wir dafür, dass Unternehmen ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur revisionssicheren Archivierung nachkommen und gleichzeitig von den Vorteilen eines digitalisierten, effizienten Dokumentenmanagements profitieren können.“

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht, eine lückenlose Verfahrensdokumentation und eine revisionssichere Archivierung sind wesentliche Bestandteile eines jeden Unternehmens, das elektronische Rechnungen verarbeitet. Die enge Verzahnung dieser drei Elemente sorgt nicht nur dafür, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, sondern auch dafür, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizienter und sicherer gestalten können. In der Praxis profitieren Unternehmen von diesen Maßnahmen nicht nur durch eine verbesserte Compliance, sondern auch durch eine höhere Prozessqualität und Effizienz in der Buchhaltung.

Für Unternehmen, die noch nicht ausreichend auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sind, ist es ratsam, bereits jetzt Maßnahmen zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und zur Einführung einer revisionssicheren Archivierung zu ergreifen. Durch eine sorgfältige Verfahrensdokumentation können viele potenzielle Risiken vermieden und gleichzeitig die internen Prozesse optimiert werden.

Damit all diese Aspekte korrekt und effizient umgesetzt werden, ist es ratsam, sich frühzeitig von Experten beraten zu lassen. „Unsere Spezialisten bei ISPnext begleiten Sie durch den gesamten Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung, von der Einführung des E- Invoicing über die revisionssichere Archivierung bis hin zur Erstellung einer vollständigen erfahrensdokumentation. Mit unserer Unterstützung können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungsprozesse nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch Ihre internen Abläufe optimiert und auf die digitale Zukunft ausgerichtet sind“, so Andreas abschließend.