In Ausgaben steckt viel Gewinnpotenzial

Die Abkürzungen CRM (Customer Relationship Management) und ERP (Enterprise Resource Planning) sind in der Geschäftswelt inzwischen allgegenwärtig. Dies gilt nicht für die Abkürzung BSM. Aber das wird nicht mehr lange so bleiben, denn das Business Spend Management ist auf dem Vormarsch. Gewinn ist schließlich das Ergebnis von Einnahmen und Ausgaben. Dabei verdient die letztgenannte Kategorie mehr Aufmerksamkeit.

Das Business Spend Management berücksichtigt alle Ausgaben eines Unternehmens, mit Ausnahme der Personalkosten. „In Unternehmen liegt der Schwerpunkt oft auf CRM, also auf der Umsatzseite“, sagt Gustaf Tanate, CEO des Softwareunternehmens ISPnext. „CRM ist dazu da, den Vertrieb bestmöglich zu unterstützen. Auf der Beschaffungsseite ist allenfalls die Bearbeitung von Einkaufsrechnungen automatisiert. Ein umfassender Ansatz zur Prozessoptimierung ist kaum vorhanden. Seltsam, denn Investitionen und der Kauf von Waren und Dienstleistungen machen zusammen leicht 30 bis 50 Prozent der Gewinn- und Verlustrechnung aus.“

Nach der BSM-Philosophie ist jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ein „Spender“. Diese sollten so gut wie möglich bedient werden, und zwar innerhalb des vom Unternehmen definierten Rahmens. Die BSM-Software digitalisiert alles, was mit Ausgaben zu tun hat, und stellt es in einem Webshop zur Verfügung. „Menschen sind es gewohnt, in ihrer Freizeit Bestellungen bei Amazon, MediaMarkt, Zalando etc. aufzugeben. Ähnliche Möglichkeiten sollten ihnen auch in einem geschäftlichen Umfeld geboten werden“, meint Tanate.

Im Webshop sind alle Waren und Dienstleistungen von den Lieferanten zu finden, mit denen das Unternehmen Vereinbarungen getroffen hat. Die Lieferbedingungen sind somit bekannt und die Rechnungsverarbeitung kann vollautomatisch erfolgen. „Jede Bestellung wird wie vertraglich vereinbart ausgeführt.“

Die Bestellplattform beschränkt sich nicht nur auf den Warenkorb des Shops. „Man muss dafür sorgen, dass die Mitarbeiter gute Möglichkeiten präsentiert bekommen, weil sie sonst anfangen, sich eigene Kanäle und Adressen zu suchen, ohne dass man einen klaren Überblick darüber hat. Sie müssen durchaus in der Lage sein, etwas „off-contract“ bestellen zu dürfen, aber natürlich mit entsprechender Genehmigung der Finanzabteilung.“

Anhand von Spend-Analysen wird schnell deutlich, dass bestimmte Waren mehrfach im Unternehmen bestellt werden. „Sobald irgendwo ein Volumen entsteht, ist dies ein Signal, einen Rahmenvertrag mit einem oder mehreren Lieferanten abzuschließen. Wenn es jetzt noch nicht im System vorhanden ist, dann sollte die Beschaffungsabteilung dies ermöglichen oder gute Alternativen anbieten.“

Das Dashboard zeigt an, welcher Prozentsatz der Ausgaben „off-contract“ ist. Tanate: „Neulich waren bei einem Unternehmen 40 % der Ausgaben „off-contract“. Indem ein Teil davon in Verträge umgewandelt wurde, konnten einfach so 5 % der Ausgaben eingespart werden. Das ist nicht übertrieben: Einsparungen von 10 bis 15 % sind durchaus realistisch.“

Bestellungen über den Webshop geben dem Unternehmen die Gewissheit, dass die Bestellungen den festgelegten Vertragsbedingungen entsprechen. Dadurch werden Risiken eliminiert. Schließlich werden im Vorfeld die Verfügbarkeit und Liefertreue sowie Angelegenheiten wie Compliance und Nachhaltigkeit geregelt. „Man will z.B. keine Materialien kaufen, die durch Kinderarbeit zustande gekommen sind. Oder man möchte dem Lieferanten bestimmte Nachhaltigkeitsanforderungen auferlegen“, führt Tanate als Beispiel an. „Das alles kann man bereits vorher regeln. Wenn man dann durchsetzt, dass Bestellungen nur über den Webshop laufen, kann man Rechnungen tatsächlich blind bezahlen.“

Business Spend Management ist ein ganzheitlicher Ansatz für alle Ausgaben. Der gesamte Source-to-Pay-Prozess beginnt mit dem Finden und Überwachen der besten Lieferanten (Sourcing und Vendor Management) und dem Vereinbaren und Überwachen von Vertragsbedingungen (Procurement und Contract Management) und endet mit der Lieferung, der Rechnungsverarbeitung und dem Einblick in alle Ausgaben (Spend Analytics). BSM bringt die Bereiche Beschaffung, Compliance, IT und Finanzen zusammen.

„Wenn man diese Prozesse online zusammenführt, kann man auf intelligente Weise Geschäfte machen“, argumentiert Tanate. So sind beispielsweise die Ausgaben über Dashboards (in Echtzeit) sichtbar, z.B. für den CFO sowie für Procurement und Compliance Officers. „Damit können sie die Beschaffungsprozesse steuern“, sagt er.

„Wenn man feststellt, dass man 20 verschiedene Lieferanten für ein bestimmtes Produkt hat, kann man diese auf drei oder fünf Lieferanten reduzieren. Das macht die Beschaffung steuerbar, sorgt für bessere Lieferbedingungen und wettbewerbsfähigere Beschaffungspreise.“

Anpassungen betreffen auch die Art von Lieferanten, mit denen man zusammenarbeitet, wie Tanate anhand folgender Beispiele verdeutlicht: „Angenommen, man hat bis vor drei Monaten viele Geschäfte mit russischen Unternehmen gemacht. Mit einer BSM-Plattform kann man alle Risiken innerhalb von 10 Minuten eliminieren, und der Benutzer kann dann sofort Alternativen auswählen. Arbeiten Sie mit einer Installationsfirma zusammen? Dann zeigt das System an, wann deren ISO-Zertifizierung abläuft. Daraufhin kann man handeln: weitermachen, wenn das Zertifikat erneuert wird, oder Alternative anbieten. Business Spend Management ist ein kontinuierlicher Prozess: was heute gut ist, muss es morgen nicht unbedingt auch noch sein.“

Tanate war zuvor für das US-Unternehmen Coupa Software tätig. „Sie haben BSM überhaupt erst so richtig eingeführt, vor allem im höheren Segment.“ Mit ISPnext will er die Technologie auch für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich machen. „BSM ist eine Versicherung für Ihre strategischen Herausforderungen, sowohl makroökonomisch, regulatorisch als auch in Bezug auf Nachhaltigkeit. Es gibt den Vorstandsmitgliedern und Finanzverantwortlichen Einblick in Geschäftsprozesse, Lieferkette und Ausgaben. Das Hauptaugenmerk liegt traditionell auf Umsatz, Produktivität und Effizienz. Aber in den Ausgaben liegt ein riesiges Einsparungspotenzial.“

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Executive Finance erstellt.