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Was ist AP Automation?

05 Dezember 2024

John Schouten, Director Product Management

Effizienz und Genauigkeit sind bei Finanzprozessen von entscheidender Bedeutung. Dennoch kämpfen viele Unternehmen immer noch mit der zeitaufwändigen und fehleranfälligen Rechnungsbearbeitung. AP Automation bietet eine Lösung, indem dieser Prozess digitalisiert und rationalisiert wird. Aber was genau beinhaltet AP Automation? Und wie kann eine AP-Automatisierungslösung zu reibungsloseren Prozessen und besseren Ergebnissen beitragen?

Laut John Schouten, Director Product Management bei ISPnext, sind die Auswirkungen der Automatisierung enorm: „Mit AP Automation können Unternehmen nicht nur Zeit sparen, sondern auch strategische Erkenntnisse gewinnen, die zu besseren Entscheidungen beitragen.“

In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Rechnungsbearbeitungssoftware den Umstieg auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erleichtert und welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen mit sich bringt.

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Was ist der Zweck von AP Automation?

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen bringt mehrere Herausforderungen mit sich, wie z. B.:
  • Fehler durch falsche Dateneingabe;
  • Doppelte Zahlungen;
  • Langsame Genehmigungen, die die Beziehungen zu den Lieferanten belasten.
„Manuelle Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und finanziellen Risiken“, betont John. Mit der Umstellung auf digitale Rechnungen und Software zur Rechnungsautomatisierung können Unternehmen diese Ineffizienzen beseitigen. Dies beschleunigt die Prozesse, verhindert Fehler und bietet eine bessere Kontrolle über den Kreditorenprozess.

AP Automation zielt darauf ab:

  • Abschaffung manueller Prozesse und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
  • Die Genauigkeit zu verbessern und menschliche Fehler zu reduzieren.
  • Optimierung des Cashflow-Managements durch Nutzung rechtzeitiger Zahlungen und Skonti.
  • Echtzeit-Transparenz der finanziellen Verbindlichkeiten.

Was sind die Vorteile der AP Automation?

Eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet weit mehr als nur Zeitersparnis. Sie verändert die Finanzverwaltung und verbessert die Kontrolle über das Kreditorenmanagement.

  • Kosteneinsparungen: Weniger manuelle Bearbeitung bedeutet geringere Betriebskosten und einen effizienteren Einsatz der Mitarbeiter.
  • Bessere Genauigkeit: Mit einer Software zur Rechnungsverarbeitung werden Daten automatisch erkannt und geprüft, wodurch Fehler vermieden und Konsistenz gewährleistet werden.
  • Effizientes Cashflow-Management: Schnellere Genehmigungen ermöglichen rechtzeitige Zahlungen, so dass Sie von Skonti profitieren und Ihre finanzielle Flexibilität bewahren können.
  • Einblicke in Echtzeit: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung liefert Ihnen aktuelle Daten, die Sie bei der strategischen Entscheidungsfindung und beim Risikomanagement unterstützen.
John fügt hinzu: „Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung haben Sie sowohl Ihre Ausgaben als auch Ihre Geschäftsprozesse im Griff. Sie haben immer einen vollständigen Überblick und können schneller handeln.“
John Schouten ISPnext
„Dank dieser Automatisierung haben die Finanzteams mehr Zeit für strategische Aufgaben statt für die manuelle Kontrolle.“

- John Schouten, Director Product Management | ISPnext

Welche Phasen gibt es bei der AP Automation?

Eine AP-Automatisierungslösung nutzt intelligente Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und KI. Dies sind die wichtigsten Phasen des Prozesses:

  1. Empfang von digitalen Rechnungen
    Die Rechnungen werden elektronisch erfasst und automatisch im System verarbeitet.

  2. Erkennen und Abgleichen von Daten
    Die Software liest Schlüsseldaten wie Rechnungsnummer, Lieferant und Beträge und gleicht sie mit Bestellungen oder Verträgen ab.

  3. Validierung und Freigabe
    Die Informationen werden automatisch auf ihre Richtigkeit geprüft und an die zuständigen Genehmigungsstellen im Unternehmen weitergeleitet.

  4. Buchung und Zahlung
    Nach der Genehmigung werden die Rechnungen automatisch im ERP-System verbucht und für die Zahlung vorbereitet.
John verklärt: „Dank dieser Automatisierung haben die Finanzteams mehr Zeit für strategische Aufgaben statt für manuelle Prüfungen.“

Wie implementieren Sie eine Software zur Rechnungsverarbeitung?

Wenn Sie auf eine Software zur Rechnungsautomatisierung umsteigen wollen, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich:

  1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse
    Ermitteln Sie Ineffizienzen und legen Sie Verbesserungsziele fest.

  2. Beteiligte einbeziehen
    Stellen Sie die Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungsteams während der Implementierung sicher.

  3. Wählen Sie eine flexible Lösung
    Wählen Sie eine Software, die sich in Ihr ERP-System integrieren lässt und den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

  4. Stufenweise Einführung
    Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, testen Sie die Software gründlich und erweitern Sie sie, sobald die Ergebnisse sichtbar sind.
John rät: „Bei einer erfolgreichen Implementierung kommt es auf die Zusammenarbeit an. Es ist wichtig, dass die Lösung perfekt auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens abgestimmt ist.“

Machen Sie den Schritt zu einem effizienteren Kreditorenmanagement

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung liegt in der Automatisierung. Durch die ständige Weiterentwicklung der Software zur Rechnungsautomatisierung werden die Prozesse intelligenter und effizienter. Wenn Sie jetzt in die Automatisierung der Rechnungsstellung investieren, werden Sie sofort von niedrigeren Kosten, weniger Fehlern und einer besseren Kontrolle über Ihre Finanzprozesse profitieren.

Möchten Sie erfahren, wie ISPnext's AP Automation Lösung Ihrem Unternehmen helfen kann? Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie eine Demo an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen einer automatisierten Rechnungsverarbeitung!

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Mockup_Preview_AP Automation in 5 stappen (DE)
John Schouten ISPnext

Über den Autor

John Schouten

Director Product Management

John Schouten ist ein führender Experte im Bereich Business Spend Management mit mehr als 15 Jahren Erfahrung. Als Director Product Management bei ISPnext gibt er den Ton an bei der Produktstrategie, der Roadmap und der Umsetzung unserer innovativen Cloud-basierten BSM-Plattform. Mit seiner Vision von Innovation und Effizienz hilft er Unternehmen nicht nur, ihre Finanz- und Beschaffungsprozesse zu transformieren, sondern auch das Risikomanagement in ihre Abläufe einzubinden.

FAQ

Wussten Sie das schon?

Die herkömmliche Rechnungsbearbeitung erfordert die manuelle Eingabe, Genehmigung und Bezahlung, was fehleranfällig und zeitaufwändig ist. Die Automatisierung der Rechnungsstellung automatisiert diese Schritte und sorgt für eine schnellere und präzisere Bearbeitung mit weniger menschlichen Eingriffen.
Durch automatische Prüfungen, intelligente Datenvalidierung und digitale Genehmigungsabläufe hilft AP Automation, betrügerische Rechnungen zu erkennen und ungerechtfertigte Zahlungen zu verhindern.
Durch eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen und rechtzeitige Zahlungen werden Verzögerungen und Unsicherheiten bei den Lieferanten verringert. Dies verbessert die Zusammenarbeit und kann zu besseren Vertragsbedingungen führen.
Ja, moderne Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung lassen sich nahtlos in ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, so dass Daten automatisch synchronisiert werden und die Finanzverwaltung effizienter wird.
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