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Was ist Contract Management?

02 Januar 2025

Dirk Jan Leppers, Solution Consultant

Contract Management, auch bekannt als Vertragsmanagement, ist der Prozess der Verwaltung und Optimierung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus. Dazu gehört die Erstellung, Aufzeichnung, Überwachung und Bewertung von Verträgen mit Lieferanten, Kunden oder anderen Geschäftspartnern. Durch eine strukturierte Vertragsverwaltung können Unternehmen Risiken verringern, Kosten sparen und Gesetze und Vorschriften besser einhalten. Ein gutes Vertragsmanagement stellt sicher, dass die Vereinbarungen klar sind und zum richtigen Zeitpunkt eingehalten werden, so dass die Unternehmen ihre finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen im Griff haben.

Darüber hinaus spielt das Vertrags- und Lieferantenmanagement eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Partnern. Durch einen strukturierten Ansatz können Unternehmen vertragliche Verpflichtungen besser vorhersehen und proaktiv auf veränderte Umstände reagieren.

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Was ist der Zweck des Contract Management?

Das Hauptziel des Vertragsmanagements besteht darin, die vertraglichen Vereinbarungen zu optimieren, um den größtmöglichen Nutzen für die Organisation zu erzielen. Dabei geht es nicht nur um die bloße Ablage von Dokumenten, sondern um die aktive Verwaltung und den strategischen Einsatz von Verträgen.

Hauptziele des Vertragsmanagements

  • Transparenz und Kontrolle: Stets Einblick in aktuelle Verträge, Bedingungen und Verpflichtungen.
  • Effizienz: Automatisierung der Vertragsverwaltung, um manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.
  • Risikomanagement: Vermeidung von unerwarteten Verlängerungen, Vertragsstrafen oder rechtlichen Konflikten.
  • Kosteneinsparungen: Vermeidung von Doppelausgaben und Aushandlung besserer Bedingungen.
  • Compliance: Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften durch rechtzeitige Audits und Berichterstattung.
Innerhalb des strategischen Lieferantenmanagements spielt das Vertragsmanagement eine Schlüsselrolle. Durch eine klare Strategie und datengestützte Entscheidungen können Unternehmen langfristige Partnerschaften optimieren und Risiken minimieren.

Dirk Jan, Solution Consultant bei ISPnext, erklärt, warum Vertragsmanagement-Software dabei eine wichtige Rolle spielt:
„Viele Unternehmen merken erst, wie ineffizient ihr Vertragsmanagement ist, wenn etwas schief läuft. Mit einer Vertragsmanagement-Software kann man proaktiv statt reaktiv arbeiten und spart so Zeit und Geld.“

Was sind die Vorteile des Contract Management?

Ein effektives Vertragsmanagement bietet zahlreiche Vorteile sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene.

  • Überblick und Einsicht: Alle Verträge und zugehörigen Dokumente sind zentral verfügbar.
  • Höhere Effizienz: Weniger Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung und Nachverfolgung.
  • Besseres Risikomanagement: Rechtzeitiges Erkennen von Vertragsverlängerungen und Auslaufterminen.
  • Optimierung der Lieferantenbeziehungen: Bessere Einhaltung von Vereinbarungen und bessere Verhandlungsposition.
  • Stärkere Einhaltung von Vorschriften: Automatische Berichte und Audits zur Einhaltung von Vorschriften.
„Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software können Unternehmen Verträge nicht nur effizienter verwalten, sondern sie auch strategisch einsetzen, um Kosten zu senken und Risiken zu minimieren“, so Dirk Jan.

Wie kann ich Verträge besser verwalten?

Viele Unternehmen fragen sich: Wie kann ich Verträge besser verwalten? Die Antwort liegt in einer Kombination aus Digitalisierung, Prozessoptimierung und strategischem Denken. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten beratenden Vertragsmanagement-Experten oder Softwarelösungen können Unternehmen ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten.

Einige praktische Schritte zur Verbesserung des Vertragsmanagements:

  • Verwenden Sie eine Vertragsmanagement-Software: Diese automatisiert wichtige Prozesse wie Verlängerungserinnerungen und Compliance-Prüfungen.
  • Zentralisierung von Vertragsinformationen: Stellen Sie sicher, dass alle Verträge für die zuständigen Teams an einem Ort zugänglich sind.
  • Standardisierung einführen: Arbeiten Sie mit einheitlichen Vorlagen und Richtlinien, um Fehler zu minimieren.
  • Überwachen Sie die Vertragsleistung: Analysieren Sie regelmäßig die Einhaltung der Vereinbarungen und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Durch die Anwendung dieser Schritte wird das Vertragsmanagement zu einem strategischen Teil des Betriebs und nicht zu einer administrativen Belastung.
Collega - Dirk Jan Leppers - Foto rond
„Vertragsmanagement-Software bietet Effizienz und Kontrolle, die für die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen unerlässlich sind.“

- Dirk Jan Leppers, Solution Consultant | ISPnext

Welche Phasen gibt es im Contract Management?

Das Vertragsmanagement besteht aus mehreren Phasen, die sicherstellen, dass ein Vertrag während seiner gesamten Laufzeit ordnungsgemäß verwaltet wird. Dies wird auch als lebensbegleitendes Vertragsmanagement bezeichnet.

Die Phasen des Vertragsmanagements

  1. Vertragserstellung: Ausarbeitung von Verträgen mit klaren Bedingungen und Zielen.
  2. Verhandlung: Vereinbarung von Bedingungen und Konditionen mit den beteiligten Parteien.
  3. Genehmigung und Unterzeichnung: Formelle Aufnahme des Vertrags durch alle Parteien.
  4. Umsetzung und Überwachung: Überwachung von Verpflichtungen, Fristen und Leistung.
  5. Bewertung und Erneuerung: Beurteilung, ob ein Vertrag erneuert, geändert oder gekündigt werden soll.
„Ein strukturierter Vertragsmanagementprozess sorgt dafür, dass Unternehmen Überraschungen vermeiden und bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vornehmen können“, sagt Dirk Jan.

Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung?

Obwohl die Begriffe Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung oft synonym verwendet werden, gibt es einen wichtigen Unterschied.

  • Das Vertragsverwaltung konzentriert sich hauptsächlich auf den administrativen Teil: Erfassung, Speicherung und Überwachung von Verträgen.
  • Das Vertragsmanagement geht weiter und umfasst strategische Optimierung, Risikomanagement und Kostensenkung.
„Während es bei der Vertragsverwaltung hauptsächlich darum geht, den Überblick über die Verträge zu behalten, sorgt das Vertragsmanagement dafür, dass diese Verträge zur Unternehmensstrategie und zu den finanziellen Zielen beitragen“, erklärt Dirk Jan.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn Unternehmen darüber nachdenken, eine Vertragsmanagement-Software zu implementieren oder einen Vertragsmanagement-Berater zu beauftragen, um ihre Prozesse zu verbessern.

Warum die Vertragsverwaltung automatisieren?

Viele Unternehmen fragen sich: Warum sollte man das Vertragsmanagement automatisieren? Die Antwort liegt in der Effizienz und im Risikomanagement. Die manuelle Vertragsverwaltung birgt Risiken, wie vergessene Verlängerungen oder unklare Vereinbarungen.

Mit einer Vertragsmanagement-Software können Unternehmen Verträge zentral speichern, Fristen überwachen und problemlos Berichte erstellen. Darüber hinaus wird die Vertragsverwaltung durch automatische Benachrichtigungen und die Integration von Dokumenten vereinfacht.

Was sind die nächsten Schritte im Contract Management?

Ein gutes Vertragsmanagement hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten, Kosten zu sparen und Risiken zu reduzieren. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software, wie die von ISPnext, können Unternehmen ihr Vertragsmanagement automatisieren und strategisch optimieren.

Möchten Sie wissen, wie Vertragsmanagement-Software Ihrem Unternehmen helfen kann? Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie eine Demo an!

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Über den Autor

Dirk Jan Leppers

Solution Consultant

Dirk Jan Leppers ist ein Spezialist mit mehr als 10 Jahren Branchenerfahrung als Solution Consultant und leitet das Produktmanagement von Source-to-Contract-Lösungen. Es macht ihm Freude, mit Kunden zusammenzuarbeiten, um interne Prozesse zu optimieren und herauszufinden, wie Software einen positiven Einfluss haben kann. Sein Fachwissen umfasst Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Spend Analytics, ESG und Supplier360.

FAQ

Wussten Sie das schon?

Ein gutes Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Automatische Erinnerungen und Berichte helfen Ihnen, Geldstrafen oder rechtliche Probleme zu vermeiden.
Schlechtes Vertragsmanagement kann zu verpassten Terminen, finanziellen Verlusten, Rechtsstreitigkeiten und ineffizienter Zusammenarbeit führen. Ohne angemessene Aufsicht können Organisationen unnötige Kosten verursachen und Risiken übersehen.
Durch das Verständnis früherer Vertragsleistungen und Kostenanalysen können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und eine stärkere Verhandlungsposition bei Vertragsverlängerungen oder neuen Vereinbarungen einnehmen.
Ein effektives Vertragsmanagement stellt sicher, dass die Finanzabteilung, die Beschaffungsabteilung und die Rechtsabteilung stets Zugang zu aktuellen Vertragsinformationen haben, was die Zusammenarbeit reibungsloser macht und Missverständnissen vorbeugt.
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