3-way matching met AP Automation

Met AP Automation worden facturen automatisch gematcht en geboekt tegen inkooporders. Via een automatische interface met het ERP systeem of de Procurement oplossing van ISPnext worden de inkooporder kop- en regelposities opgehaald. Wij maken hiervoor gebruik van zowel 2-way als 3-way matching.

De matching vindt plaats aan de hand van de matchingstoleranties. In geval van een “match” wordt de factuur automatisch en zonder goedkeuring geboekt in het ERP systeem. Deze matching kan op kop- en/of regelniveau plaatsvinden. Indien er sprake is van een ‘mismatch’, wordt de factuur automatisch aan de organisatie aangeboden ter afhandeling. Nadat de verschillen zijn verklaard en men een beslissing heeft genomen t.a.v. de factuur, vindt de administratieve afwikkeling alsnog plaats.

Wanneer er sprake is van ontvangsten wordt er een 3-way matching uitgevoerd. Bij het opzetten van 3-way matching wordt naar drie type documenten gerefereerd voor controle:

• Inkomende factuur van jouw leverancier
• De door jou geplaatste inkooporder
• Geboekte goederenontvangst vanuit jouw ERP-systeem

Door de inzet van matching wordt er eenvoudig en snel vergeleken op factuur onderdelen zoals; ordernummers, aantallen en prijzen. Met 3-way matching zet je een uniform bedrijfsproces op dat zeer nauwkeurig en betrouwbaar is én een tijdsbesparing oplevert.

Arie van Arkel, controller bij IBK Groep vertelt: ‘’De logistieke facturen gaan via een 3-way match door het systeem. ISPnext matcht daarbij de inkomende factuur met het ordernummer en de ontvangst registratie op prijs en aantal. Als dit met elkaar overeenkomt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld zonder dat de crediteurenadministratie hier nog veel tijd aan hoeft te besteden. Wat uiteraard een forse besparing in arbeidstijd betekent.”

Wanneer er geen sprake is van ontvangsten wordt dit herkend in de inkooporder en wordt er gematcht met de regelposities van de inkooporder (2-way matching).