Hoe richt je het sourcing proces slim digitaal in?

Maarten de Ru: “RFQ staat voor Request for Quotation, oftewel verzoek tot offerte. Je vraagt dus (uitgebreide) offertes op bij een geselecteerd aantal leveranciers. Dit aan de hand van één of meerdere vragenlijsten. RFQ’s worden gebruikt om te inventariseren welke diensten en/ of producten beschikbaar zijn tegen welke prijs voor de inkoopbehoefte vanuit je organisatie. Verschillende organisaties maken gebruik van RFQ inkoopprocessen. Zo wordt binnen overheidsorganisaties het RFO-proces, oftewel het ‘aanbestedingsproces’, toegepast om te voldoen aan de wettelijke rechtmatigheidseisen die zijn gesteld aan inkoopprocessen. Dit om bedrijven een eerlijke kans te geven om een aanbestedende wens vanuit de overheid te kunnen realiseren en zo de kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen in het gunningsproces.  Private partijen passen het RFQ-proces met name toe om een kwalitatief goede vergelijking tussen aanbieders te realiseren en te voldoen aan (interne) compliancy regels.” 

Maarten herkent de dagelijkse praktijk: “Uiteraard kun je een offerte proces ‘handmatig’, met e-mail en spreadsheets, uitvoeren. Dit is vaak tijdrovend, afhankelijk van 1 mailbox en de voortgang van het offerteproces is moeilijk binnen een inkoopteam te monitoren. Beter is het om het RFQ-proces te digitaliseren en gebruik te maken van een RFQ oplossing, zoals Sourcing. Hiermee waarborg je inkoopprocedures inclusief compliancy eisen en zorg je voor een efficiënter en overzichtelijker RFQ-proces binnen je team en organisatie.”  

Bij een RFQ is het van belang dat de inkoper weet welke eisen zij hebben voor het product of dienst, vóórdat de uitvraag wordt uitgestuurd. Aangezien de inkoopbehoefte in principe vanuit elke afdeling van de organisatie kan komen, kan het zijn dat er meerdere mensen bij het proces betrokken zijn. Beschikbaarheid van RFQ-templates, met daarin de juiste vragen inclusief eisen en gewenste documenten (zoals certificaten), is van belang om makkelijk en snel het RFQ-proces te starten.  

Maarten adviseert: “Binnen Sourcing heb je de mogelijk RFQ-templates te definiëren met vragenlijsten en workflows. Uiteraard kan dit per RFQ worden gewijzigd en aangevuld. Door verschillende templates voor bijvoorbeeld IT of HRM te definiëren kunnen de RFQ-processen snel worden gestart en worden beoordeeld door de juiste mensen. Zo weet je precies wie op welke vragen antwoord moet geven, welke leveranciers worden uitgenodigd en je zorgt ervoor dat de juiste personen op voorhand de RFQ kunnen beoordelen. Ook wordt binnen een dergelijke applicatie het gehele proces gelogd. Zo weet je precies wat er, door wie, op welk moment is gedaan en creëer je daarmee transparantie binnen het offerte proces.”  

“Wanneer je met verschillende leveranciers aan het heen en weer mailen bent om vragen over de offerte te beantwoorden, is het niet raar dat je het overzicht verliest,” zegt Maarten. “Door de specificaties van de uitvraag, de vragen en de planning op één centrale plek te hebben, houden jij en je leverancier het overzicht. In de Supplier Portal kan de leverancier de RFQ beantwoorden en direct vragen stellen, waardoor onduidelijkheden worden voorkomen. Bovendien zorgen vooraf ingestelde workflows ervoor dat de uitvraag, het beantwoorden van vragen en de beoordeling van antwoorden door de juiste personen worden uitgevoerd. Alle informatie kan eenvoudig gedeeld worden binnen Sourcing, zodat documenten en communicatie over de leverancier overzichtelijk beschikbaar zijn voor de juiste personen.” Lees meer over de Supplier Portal in onze blog.

“Bij de beoordeling van de ingediende offerte kun je met de scores per vraag snel bepalen welke leverancier het meest geschikt is,” legt Maarten uit. "Als bijvoorbeeld opgevraagde documenten ontbreken of bepaalde eisen niet zijn ingevuld in de beantwoording van de RFQ, kun je je afvragen of dit de juiste leverancier is. De resultaten van de RFQ en eerdere ervaringen met de leverancier maken het eenvoudiger om een goede beoordeling te doen."

“Door de RFQ uit te vragen bij verschillende leveranciers krijg je inzicht in prijzen en in hoeverre leveranciers voldoen aan de vereiste compliancyregels. Deze informatie kun je meenemen naar contractonderhandelingen en in de uiteindelijke bestelling of order. Met templates waaraan waardes zijn gehangen, kun je deze inzichten overzichtelijk delen met je team. Samen met collega’s maak je zo een weloverwogen keuze op basis van de vragenlijst en de uiteindelijke scores.”

“De vragen die je hebt ontvangen van de leveranciers op je vragenlijst heb je tijdens het proces beantwoord. Wat je nu kunt doen is die vragen meenemen voor de volgende RFQ, door de sjablonen aan te passen met de feedback die vergaard is. Zo wordt het proces herhaalbaar en blijf je het sourcing proces optimaliseren om het in de toekomst steeds efficiënter te maken inclusief de vereiste kwaliteit,” sluit Maarten af.