Hoe richt je het sourcing proces slim digitaal in?

Maarten herkent de dagelijkse praktijk: “Uiteraard kun je een offerte proces ‘handmatig’, met e-mail en spreadsheets, uitvoeren. Dit is vaak tijdrovend, afhankelijk van 1 mailbox en de voortgang van het offerteproces is moeilijk binnen een inkoopteam te monitoren. Beter is het om het RFQ-proces te digitaliseren en gebruik te maken van een RFQ oplossing, zoals Sourcing. Hiermee waarborg je inkoopprocedures inclusief compliancy eisen en zorg je voor een efficiënter en overzichtelijker RFQ-proces binnen je team en organisatie.”  

Bij een RFQ is het van belang dat de inkoper weet welke eisen zij hebben voor het product of dienst, vóórdat de uitvraag wordt uitgestuurd. Aangezien de inkoopbehoefte in principe vanuit elke afdeling van de organisatie kan komen, kan het zijn dat er meerdere mensen bij het proces betrokken zijn. Beschikbaarheid van RFQ-templates, met daarin de juiste vragen inclusief eisen en gewenste documenten (zoals certificaten), is van belang om makkelijk en snel het RFQ-proces te starten.  

Maarten adviseert: “Binnen Sourcing heb je de mogelijk RFQ-templates te definiëren met vragenlijsten en workflows. Uiteraard kan dit per RFQ worden gewijzigd en aangevuld. Door verschillende templates voor bijvoorbeeld IT of HRM te definiëren kunnen de RFQ-processen snel worden gestart en worden beoordeeld door de juiste mensen. Zo weet je precies wie op welke vragen antwoord moet geven, welke leveranciers worden uitgenodigd en je zorgt ervoor dat de juiste personen op voorhand de RFQ kunnen beoordelen. Ook wordt binnen een dergelijke applicatie het gehele proces gelogd. Zo weet je precies wat er, door wie, op welk moment is gedaan en creëer je daarmee transparantie binnen het offerte proces.”  

“Wanneer je met verschillende leveranciers aan het heen en weer mailen bent om vragen over de offerte te beantwoorden, is het niet raar dat je het overzicht verliest,” beseft Maarten. Daarom raadt hij aan: “Wanneer je de specificaties van de uitvraag, de vragen en de planning op één centrale plek hebt, houden jij en je leverancier het overzicht. Door de leverancier in de Supplier Portal de RFQ te laten beantwoorden is dit ook de plek om vragen te stellen. Zo voorkom je onduidelijkheden over de vragen.”   Lees meer over de Supplier Portal in onze blog.

Maarten licht toe: “Doordat je vooraf je workflows hebt ingesteld worden zowel de uitvraag als het beantwoorden van de vragen en de beoordeling van de antwoorden door de juiste personen gedaan. Je kunt al deze informatie uiteraard ook delen binnen Sourcing. Zo zorg je dat de juiste documenten en communicatie over de leverancier voor de juiste personen overzichtelijk is.”  

“Bij de beoordeling van de ingediende offerte kun je aan de hand van de scores per vraag snel zien welke leverancier het meest geschikt is,” geeft Maarten aan. "Wanneer bijvoorbeeld bij de beantwoording van de RFQ opgevraagde documenten niet zijn opgeleverd of niet voldaan wordt aan bepaalde eisen, kun je je afvragen of dit de juiste leverancier is. De resultaten van de RFQ en de ervaringen met de leverancier helpen je om je leveranciers eenvoudig te beoordelen.”  

“Doordat je de RFQ uitvraagt bij verschillende leveranciers heb je inzicht gekregen in prijzen en in hoeverre leveranciers voldoen aan de vereiste compliancy regels. Je kunt deze informatie weer meenemen naar de eventuele contractonderhandeling en in de uiteindelijke bestelling/ order. Doordat er in je template waardes zijn gehangen aan de antwoorden, kun je dit overzicht delen met je team. Samen met je collega’s kun je dan een weloverwogen keuze maken aan de hand van de vragenlijst en de uiteindelijke score.”  

“De vragen die je hebt ontvangen van de leveranciers op je vragenlijst heb je tijdens het proces beantwoord. Wat je nu kunt doen is die vragen meenemen voor de volgende RFQ, door de sjablonen aan te passen met de feedback die vergaard is. Zo wordt het proces herhaalbaar en blijf je het sourcing proces optimaliseren om het in de toekomst steeds efficiënter te maken inclusief de vereiste kwaliteit,” sluit Maarten af.  

Start met het managen van alle uitgaven en processen van jouw organisatie. Eén platform voor: Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Procurement, AP Automation, Spend Analytics en meer Business Spend Management.