Wanneer je als inkoper vaak offertes bij meerdere leveranciers opvraagt is het van belang om elkaars verwachtingen goed te managen inzake de gewenste informatie, documentatie en prijzen die je wenst te ontvangen. Vaak zie je dat een sourcing proces is opgebouwd uit meerdere fases; denk aan een RFI, RFP & RFQ. Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext, zoomt in deze blog in op hoe je het RFQ proces slim digitaal kunt inrichten.
Maarten de Ru: “RFQ staat voor Request for Quotation, oftewel verzoek tot offerte. Je vraagt dus (uitgebreide) offertes op bij een geselecteerd aantal leveranciers. Dit aan de hand van één of meerdere vragenlijsten. RFQ’s worden gebruikt om te inventariseren welke diensten en/ of producten beschikbaar zijn tegen welke prijs voor de inkoopbehoefte vanuit je organisatie. Verschillende organisaties maken gebruik van RFQ inkoopprocessen. Zo wordt binnen overheidsorganisaties het RFO-proces, oftewel het ‘aanbestedingsproces’, toegepast om te voldoen aan de wettelijke rechtmatigheidseisen die zijn gesteld aan inkoopprocessen. Dit om bedrijven een eerlijke kans te geven om een aanbestedende wens vanuit de overheid te kunnen realiseren en zo de kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen in het gunningsproces. Private partijen passen het RFQ-proces met name toe om een kwalitatief goede vergelijking tussen aanbieders te realiseren en te voldoen aan (interne) compliancy regels.”