Maak data-driven beslissingen in de boardroom

Uit een recent onderzoek van McKinsey ‘The data-driven enterprise of 2025′ worden zeven kenmerken beschreven die de nieuwe data gedreven enterprise definieert. McKinsey voorspelt dat in 2025 de interactie tussen mens en machine standaard is geworden door het gebruik van slimme workflows en naadloze interacties. Ongeveer alle aspecten van het werk zullen data gebruiken om het werk te optimaliseren, zo ook het werk van inkoop- en finance professionals. Organisaties die de meeste vooruitgang boeken, kunnen de hoogste waarde halen uit data-ondersteunende mogelijkheden.

Zeven kenmerken van de nieuwe datagedreven enterprise:

1. Data is ingebouwd in elke beslissing, interactie en proces;
2. Data wordt real-time verwerkt en afgehandeld;
3. Data centers stellen je in staat om je van integrale en klaar voor gebruik data te voorzien;
4. Het bedrijfsmodel beschouwt data als een product;
5. De rol van een Chief Data Officer (CDO) wordt uitgebreid naar het genereren van waarde;
6. Deelname aan data ecosystemen worden de norm;
7. Data management wordt geprioriteerd en geautomatiseerd vanuit privacy, security en veerkracht.

Bij het toepassen van deze kenmerken is een datastrategie gewenst. Veel organisaties kunnen zich dit echter niet permitteren door een gebrek aan kennis, capaciteit en financiële middelen. Toch kunnen organisaties hele concrete stappen zetten om data uit het inkoopproces te gebruiken voor beslissingen en procesoptimalisaties. Hoe kun je als CFO jouw inkoopfunctie data-driven maken?

Begin met het vergaren van gestructureerde data in digitale vorm. Digitaliseren is hierin het toverwoord. Zonder digitalisatie kun je de data niet ontsluiten en naar een hoger plan tillen. Maak de uitgaven inzichtelijk in een spend analyse, bijvoorbeeld voor ieder bedrijfsonderdeel, inkoopcategorie en leverancier. Is de data moeilijk te ontsluiten of lastig te interpreteren? Of krijg je geen structuur in de data? Met een spend analyse applicatie zoals Spend Analytics koppel je de data eenvoudig. Uitgaven worden inzichtelijk weergegeven in voor gedefinieerde dashboards, KPI’s en rapporten.

Uit deze nulmeting kan al een verbeterplan opgesteld worden zodat:

• processen verbeteren;
• beleid voor ongeoorloofde uitgaven gemaakt wordt;
• besparingen gerealiseerd kunnen worden;
• nieuwe afspraken en onderhandelingen met leveranciers gemaakt worden;
• risico’s beperkt worden door te weten met wie je zaken doet.

Met een spendapplicatie in de cloud wordt het mogelijk om data real time en automatisch uit een ERP- of financieel systeem te onttrekken zodat de data altijd up-to-date is. Koppelingen met dergelijke systemen zijn inmiddels plug-and-play systemen en kunnen volledig ontzorgen. Daarbij wordt met dergelijke cloud software direct voldaan aan de privacy, security en veranderlijkheid.

Nu de organisatie bekend is met de prestaties aan de inkoopzijde, wil je dit ook kunnen toepassen in je processen. Wil je in ieder aspect data gedreven beslissingen maken? Dan zullen ook andere inkoopprocessen, zoals contractmanagement en factuurverwerking, gedigitaliseerd moeten worden. Door te digitaliseren kun je de processen standaardiseren en optimaliseren om vervolgens te automatiseren.

Een belangrijke stap in de volwassenwording van de inkoopfunctie is de holistische benadering. Gebruik geen op zichzelf staande puntoplossingen voor het digitaliseren van inkoopprocessen, maar kies voor een Business Spend Management (BSM) platform. Hiermee kunnen inzichten en uitkomsten uit de ene applicatie als basis dienen in de andere applicaties. Zo voorkom je complexe integraties, stimuleer je samenwerking en wordt data gestructureerd weergegeven. Door de modulaire opbouw van een platform zoals ISPnext aanbiedt blijft het mogelijk om de functionaliteiten te gebruiken die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Denk aan leveranciersbeoordelingen, duurzaamheids- en kredietscores die in het proces worden gebruikt om real-time inzichten te geven of automatisch data-driven beslissingen voor je neemt.