Winst behalen in contractmanagement

Contractafspraken zijn binnen organisaties veelal beperkt én versnipperd vastgelegd. “Het blijft dan beperkt tot de start- en einddatum en de gegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor die leverancier”, Leppers. De einddatum is maar een klein stukje van de puzzel, zo vervolgt hij.

“Contractmanagement omvat veel meer. Althans, dat zou het moeten doen.” Hij wijst allereerst op het vinden en selecteren van de juiste leveranciers, ook wel sourcing genoemd. Daarop volgen stappen als het opstellen van het contract, het intern fiatteren ervan, het (digitaal) ondertekenen en vervolgens het monitoren van het gebruik. 

Onder contractbewaking vallen uiteraard de financiële voorwaarden, zoals afspraken over de prijs en de condities waaronder de prijs kan wijzigen, maar ook eventuele prijsindexaties en bonussen. Mis je afgesproken bonussen, dan kost dat geld. Onduidelijke indexaties leiden tot onaangename financiële verrassingen. Als je meerdere leveranciers voor hetzelfde product of dienst hebt is dit inefficiënt voor de gehele keten. Ook aan de finance kant. Daarnaast zijn prestaties van belang, zoals kwaliteit en levertijden, maar ook noodzakelijke certificeringen. “Vaak is er veel aandacht voor het tot stand brengen van een contract, een proces dat maanden kan duren. Maar daar begint het pas. Een gemiddeld contract duurt wel drie tot vijf jaar. En de uitvoering van een contract is eigenlijk het enige wat echt telt. Dat verdient dus meer aandacht.” 

Bijvoorbeeld de opzegtermijnen. “Als je één keer een contract tijdig opzegt, voorkom je dat het stilzwijgend wordt verlengd. Je hoeft dan niet onnodig voor diensten te betalen en je hebt de investering voor een contractmangement oplossing al direct terugverdiend.”

Leppers voegt eraan toe dat inzicht in alle uitgaven van de organisatie een noodzakelijke voorwaarde is voor goed contractmanagement. “Je wilt dat mensen in de organisatie gebruik maken van de bestaande contracten. Dan moeten die wel bij iedereen bekend zijn. Tegelijkertijd wordt er van alles buiten de contracten om ingekocht. Deze post, die we ‘off contract’ noemen, omvat soms wel 40% van alle uitgaven. Daar valt veel op te besparen.”

Meestal is een negatieve gebeurtenis aanleiding tot actie, ziet Leppers. “Bijvoorbeeld als bij een audit aan de oppervlakte komt dat afspraken onvoldoende zijn vastgelegd. Of op last van een toezichthouder.” Ter illustratie wijt hij op de financiële sector. “Daar is compliance een heel belangrijk thema. Banken en verzekeraars moeten kunnen aantonen dat alle leveranciers compliant zijn aan wet- en regelgeving. Alle gevaren voor de eigen diensteverlening moeten zijn afgedekt.” 

Haperende leveringen zijn eveneens een trigger om in actie te komen. “Neem de fietsindustrie. Veel onderdelen worden geproduceerd in Zuidoost-Azië en geassembleerd in Oost-Europa. Tijdens de pandemie steeg de vraag naar fietsen, terwijl de productie stagneerde. Je hebt een groot probleem als dan blijkt dat er geen duidelijke afspraken zijn over leveringen en prijzen.” 

“Maar er hoeft niet eerst iets mis te gaan”, benadrukt Leppers. “Beter van niet zelfs, want dan ben je te laat.” De eerste winst van actief contractmanagement ligt in het selecteren van leveranciers. “Vanuit een sourcing systeem kun je tegelijkertijd verschillende marktpartijen op diverse aspecten uitvragen. Op basis van de antwoorden maak je een keuze.” 

Het contract kan vervolgens ook digitaal tot stand komen. “Geen ingewikkelde reviews of versies meer, maar alles in één systeem. Wanneer een werknemer van baan wisselt, gaat niet alle informatie verloren. Onderlinge afspraken staan niet in allerlei losse Word-documenten en e-mailberichten maar zitten gewoon in je systeem.” 

Wanneer de contractcreatie volledig digitaal is verlopen, is het digitaal ondertekenen ervan een natuurlijke vervolgstap. “Juristen hechten vaak nog aan een ‘natte’ handtekening, maar digitaal ondertekenen is in Europa breed geaccepteerd en rechtsgeldig”, stelt Leppers. “De digitale verificatie van de personen die tekenen is eigenlijk veiliger dan de ouderwetse handtekening.” 

De voordelen van digitale contractondertekening zijn legio: onafhankelijk van tijd en plaats, efficiënter en sneller. “Neem bijvoorbeeld contracten met zorgverleners, die periodiek opnieuw moeten worden afgesloten. In een recent voorbeeld was van 1.800 contracten in één week tijd 90% al ondertekend. Dat zou fysiek vele malen langer hebben geduurd. Nog los van de (porto)kosten en milieubelasting van printen.” 

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Executive Finance.