Facturen snel en efficiënt verwerkt voor Vihamij

Jeffrey Janssen, Financieel Directeur Vihamij Handel vertelt: “Wij hadden al ervaring met een oplossing voor digitale factuurverwerking. Onze digitale oplossing was echter verouderd en wij wilden weer een digitale oplossing voor de verwerking van de inkomende factuurstroom die aan de huidige eisen voldoet. Dit is voor Vihamij in een aantal fasen verlopen. Eerst hebben wij de vorige leverancier benaderd en daarna zijn wij via onze ERP partner bij ISPnext terechtgekomen. Wij hebben vervolgens een demo van ISPnext bekeken en werden daar enthousiast door. Wij hadden ook het gevoel dat er een goede samenwerking was tussen de partner en ISPnext. Dat is tijdens het project ook gebleken. Het project is prima verlopen. Tussentijds zijn er nog enkele wijzigingen doorgevoerd.

Strakke user interface

ISPnext ging hier zeer flexibel mee om, waardoor de doorlooptijd maar iets langer was dan vooraf voorzien. Verder is het erg prettig om één aanspreekpunt te hebben gedurende het gehele project. Dat vereenvoudigt de communicatie. Een aanmerkelijk betere factuurafwikkeling is voor Vihamij Handel het grootste voordeel. Zowel de snelheid van de factuurverwerking als de controle is enorm verbeterd. Voorheen duurde het vrij lang voordat wij een foutieve factuur uitgezocht hadden. Als de leveranciers ons nu iets onterecht factureren wordt dat snel zichtbaar. Wij kunnen meteen bekijken wat hier de mogelijke oorzaak van is en direct reageren. Dankzij de zoek- en mailmogelijkheden kunnen de medewerkers dit nu snel en efficiënt in Invoice Automation doen. Als wij een factuur ontvangen waarvan de prijs niet klopt met ons systeem, zien wij dat nu dus ook direct. De medewerker kan eenvoudig een bericht sturen om de prijs intern aan te laten passen of als de leverancier een fout heeft gemaakt, sturen wij hen vanuit dit systeem een bericht om de aanpassing te verwerken. Snel, eenvoudig en overzichtelijk in één systeem,” gaat Janssen verder.

"Facturen zijn snel inzichtelijk en er is meer controle!"

- Jeffrey Janssen, Financieel Directeur | Vihamij

Verdere optimalisering factuurverwerking

“Wij zijn enige tijd geleden live gegaan en nu bezig met de finetuning van Invoice Automation en de optimalisatie van de interne processen. Wij zijn bijvoorbeeld bezig met de aanpassing van onze interne declaratieroutes. Na de start met de oplossing van ISPnexthebben wij inmiddels een extra 10% tijdsbesparing behaald. Mooi efficiency voordeel vinden wij. Na verdere optimalisatie van de interne processen en finetuning van Invoice Automation verwachten wij nog een verder verbetering hiervan,” sluit Janssen af.

Over Vihamij

Vihamij is een handelsonderneming met een landelijk netwerk van hoofdzakelijk kleinschalige vestigingen, waarbij het lokale karakter gecombineerd wordt met de voordelen van een landelijk opererend bedrijf. Centraal staat de persoonlijke benadering van klanten en een hoog serviceniveau tegen eerlijke prijzen. Met 35 vestigingen door het hele land is de voorraad altijd dichtbij de klant.

AP Automation in 5 stappen

Download de whitepaper AP Automation in 5 stappen en leer hoe je jouw accounts payable-processen kunt transformeren. Ontdek praktische stappen om tijd te besparen, fouten te verminderen en controle te vergroten over je factuurverwerking. Start vandaag nog met het stroomlijnen van jouw AP-processen!