Jaarbeurs Utrecht optimaliseert inkoop- en financiële processen

De enorme schaal waarop Jaarbeurs Utrecht opereert, maakte een efficiënte administratie onmisbaar. “We hadden destijds een groot team op de crediteurenadministratie, maar het proces verliep niet gestroomlijnd. Het was tijd om te automatiseren en meer controle te krijgen over onze inkoopprocessen,” vertelt René van Amelsfoort, projectmanager IT bij Jaarbeurs.

De organisatie kampte met een papieren archief, verspreide data en inefficiënte workflows. Dit leidde niet alleen tot vertragingen in de verwerking, maar ook tot een gebrek aan inzicht in de totale kosten. In 2017 startte Jaarbeurs Utrecht met Procurement en AP Automation van ISPnext. “We zijn destijds binnen drie maanden live gegaan,” zegt René.

De integratie van de oplossingen heeft een enorme efficiëntieslag opgeleverd. “Voorheen hadden we een papieren archief en geen digitaal systeem. Met deze software hebben we eindelijk een digitaal archief van onze inkoopfacturen werkelijkheid kunnen maken,” vertelt René. “Alles is nu middels coderingen en geautomatiseerde koppeling van ISPnext makkelijk in ons ERP-systeem terug te vinden. We wilden af van zwerfinformatie en hebben nu alles in één overzicht.”

Belangrijke verbeteringen zijn onder meer budgetcontroles in elke stap van het proces en een volledig geautomatiseerd digitaal factureringssysteem. “We hebben hier geen medewerkers meer voor nodig; het proces verloopt volledig automatisch. Dat is natuurlijk een enorm pluspunt,” voegt René toe. Daarnaast heeft de software ons geholpen onze belangrijkste doelen te realiseren: kostenbesparingen, betere managementinformatie en financiële voorspelbaarheid. “We hebben nu volledig inzicht in alle kosten en de voorspelbaarheid daarvan, en beschikken over een effectief inkoop- en bestelproces dat de gehele organisatie ondersteunt,” sluit René af.

De samenwerking met ISPnext verloopt zeer positief. “Toen we verschillende aanbieders vergeleken, was ISPnext de enige partij die de case volledig had uitgewerkt,” vertelt René. “Hun transparantie, eerlijkheid en nauwkeurigheid gaven ons direct vertrouwen. Alles kon snel geregeld worden, waardoor we snel live konden gaan.”

Het contact met Edwin Verbocht, onze Account Manager bij ISPnext, verloopt soepel. “Hij schakelt snel en staat altijd klaar om ons te helpen,” benadrukt René.

Jaarbeurs Utrecht is continu bezig met innovatie en kijkt samen met ISPnext naar nieuwe mogelijkheden. Op de agenda staan verdere optimalisaties van het procurementproces en een nog intensievere integratie van softwarefunctionaliteiten. “Onze ambitie is om in de toekomst nog meer processen te stroomlijnen en alles binnen één platform te beheren,” vertelt René.

Jaarbeurs Utrecht ligt in het hart van Nederland, direct naast Utrecht Centraal en de bruisende binnenstad. Deze unieke en centrale locatie maakt het een ideale plek om mensen samen te brengen. Al meer dan 100 jaar speelt Jaarbeurs een belangrijke rol als ontmoetingsplek, opgericht om handel te bevorderen en die missie wordt nog steeds met passie voortgezet. Ze geloven dat er een plek moet zijn waar mensen elkaar écht kunnen ontmoeten om te groeien, en daarom staat duurzaamheid en vernieuwing hoog in het vaandel. Jaarbeurs is meer dan alleen een locatie; het is een plek waar ideeën worden gedeeld, relaties worden versterkt en ambities werkelijkheid worden. Met persoonlijke service helpen zij je om jouw doelstellingen te behalen. Of het nu gaat om een groot congres of een kleinschalig evenement, het team zorgt voor een professionele aanpak op maat. Jaarbeurs is dé plek waar groei, inspiratie en ontmoetingen samenkomen.