Jaarbeurs Utrecht optimiert die Beschaffungs- und Finanzprozesse

Der enorme Umfang, in dem Jaarbeurs Utrecht tätig ist, machte eine effiziente Verwaltung unerlässlich. „Zu dieser Zeit hatten wir ein großes Team in der Kreditorenbuchhaltung, aber der Prozess war nicht rationalisiert. Es war an der Zeit, unsere Beschaffungsprozesse zu automatisieren und mehr Kontrolle darüber zu erlangen“, sagt René van Amelsfoort, Projektleiter IT bei Jaarbeurs.

Das Unternehmen hatte mit einem Papierarchiv, verstreuten Daten und ineffizienten Arbeitsabläufen zu kämpfen. Dies führte nicht nur zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, sondern auch zu einem mangelnden Einblick in die Gesamtkosten. Im Jahr 2017 begann Jaarbeurs Utrecht mit der Nutzung von Procurement und AP Automation von ISPnext. „Damals waren wir innerhalb von drei Monaten live“, sagt René.

Die Integration der Lösungen hat zu einem enormen Effizienzgewinn geführt. „Zuvor hatten wir ein Papierarchiv und kein digitales System. Mit dieser Software konnten wir endlich ein digitales Archiv für unsere Beschaffungsrechnungen einrichten“, sagt René. „Durch die Kodierung und die automatische Verknüpfung mit ISPnext ist jetzt alles in unserem ERP-System leicht abrufbar. Wir wollten uns von verstreuten Informationen befreien und haben jetzt alles in einer Übersicht.“

Zu den wichtigsten Verbesserungen gehören Budgetkontrollen in jedem Schritt des Prozesses und ein vollautomatisches digitales Rechnungssystem. „Wir brauchen dafür keine Mitarbeiter mehr, der Prozess läuft vollautomatisch ab. Das ist natürlich ein großes Plus“, fügt René hinzu. Darüber hinaus hat uns die Software geholfen, unsere Hauptziele zu erreichen: Kosteneinsparungen, bessere Managementinformationen und finanzielle Vorhersehbarkeit. „Wir haben jetzt einen vollständigen Einblick in alle Kosten und deren Vorhersehbarkeit und verfügen über einen effektiven Einkaufs- und Bestellprozess, der die gesamte Organisation unterstützt“, schließt René.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext verlief sehr positiv. „Als wir verschiedene Anbieter verglichen haben, war ISPnext der einzige Anbieter, der den Fall vollständig ausgearbeitet hatte“, sagt René. „Ihre Transparenz, Ehrlichkeit und Genauigkeit gaben uns sofort Vertrauen. Alles konnte schnell arrangiert werden, so dass wir schnell in Betrieb gehen konnten.“

Der Kontakt mit Edwin Verbocht, unserem Kundenbetreuer bei ISPnext, ist reibungslos. „Er schaltet schnell um und ist immer bereit, uns zu helfen“, betont René.

Jaarbeurs Utrecht ist ständig innovativ und sucht gemeinsam mit ISPnext nach neuen Möglichkeiten. Auf der Agenda stehen weitere Optimierungen des Beschaffungsprozesses und eine noch intensivere Integration von Softwarefunktionalitäten. „Unser Ziel für die Zukunft ist es, noch mehr Prozesse zu verschlanken und alles innerhalb einer Plattform zu verwalten“, sagt René.

Jaarbeurs Utrecht liegt im Herzen der Niederlande, direkt neben dem Hauptbahnhof Utrecht und dem belebten Stadtzentrum. Diese einzigartige und zentrale Lage macht es zu einem idealen Ort, um Menschen zusammenzubringen. Seit mehr als 100 Jahren spielt die Jaarbeurs eine wichtige Rolle als Begegnungsstätte, die zur Förderung des Handels eingerichtet wurde, und diese Aufgabe wird nach wie vor mit Leidenschaft verfolgt. Sie sind der Meinung, dass es einen Ort geben muss, an dem sich Menschen wirklich treffen können, um zu wachsen. Deshalb stehen Nachhaltigkeit und Innovation an erster Stelle. Jaarbeurs ist mehr als nur ein Ort; es ist ein Ort, an dem Ideen ausgetauscht, Beziehungen gestärkt und Ambitionen verwirklicht werden. Mit persönlichem Service helfen sie Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen. Ob es sich nun um eine große Konferenz oder eine kleine Veranstaltung handelt, das Team bietet einen professionellen Ansatz, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Jaarbeurs ist der Ort, an dem Wachstum, Inspiration und Begegnungen zusammenkommen.