Efficiëntie en digitale transformatie bij NOKERA

NOKERA Management AG, actief in de bouwsector, heeft verschillende strategische doelen gesteld binnen zijn controllingafdeling om de efficiëntie en nauwkeurigheid van factuurverwerking te verhogen. De afdeling wil de factuurverwerking optimaliseren door het gebruik van fysieke documenten te verminderen en te automatiseren, wat moet leiden tot een volledige digitalisering van inkomende facturen. Met de digitalisering van onze factuurverwerking hebben we een enorme efficiencyslag gemaakt en fysieke documenten vrijwel geëlimineerd”, legt Roberto Termini, hoofd Controlling, uit. De automatisering zorgt ook voor een betere gegevenskwaliteit, transparantie en een foutloze toewijzing en goedkeuring van facturen. De automatisering van inkomende facturen heeft niet alleen de snelheid verhoogd, maar zorgt ook voor een foutloze toewijzing en goedkeuring, wat cruciaal is voor onze compliance”, aldus Termini.

Daarnaast bevordert gecentraliseerde gegevensverwerking de samenwerking tussen afdelingen en verbetert het de traceerbaarheid en naleving van boekhoudprocessen. Betrouwbare gegevensanalyse verbetert ook de strategische besluitvorming. Om deze doelen te bereiken, werd de oplossing AP Automation geïmplementeerd geïntegreerd met Dynamics 365. Termini merkt op: “Dankzij de gecentraliseerde gegevensverwerking is de samenwerking tussen onze afdelingen veel effectiever geworden, waardoor de gegevenskwaliteit en transparantie aanzienlijk zijn verbeterd. Deze initiatieven hebben geleid tot een aanzienlijke verkorting van de verwerkingstijd van facturen, eliminatie van papieren documenten en handmatige invoer, verbeterde efficiëntie en transparantie binnen de financiële afdeling, foutreductie dankzij geautomatiseerde boekingen en een hogere gegevenskwaliteit door gecentraliseerde verwerking.

Voordat de ISPnext oplossingen werden geïmplementeerd, stond NOKERA voor verschillende uitdagingen. De handmatige verwerking van facturen leidde tot vertragingen en een hoog foutenpercentage. Het bedrijf moest er ook voor zorgen dat alle facturen correct waren toegewezen en goedgekeurd voordat ze konden worden geboekt. Deze processen waren tijdrovend en inefficiënt, vooral in een omgeving met een toenemend aantal facturen.

De implementatie van de AP Automation-oplossing van ISPnext begon in februari 2023 en werd binnen drie maanden succesvol afgerond, met de go-live in april 2023. De oplossing was ontworpen om naadloos samen te werken met het Dynamics 365 ERP-systeem. Alle facturen die in het systeem werden ontvangen, werden automatisch vergeleken met de orders in het ERP-systeem. Dankzij deze afstemming konden fouten snel worden opgespoord en gecorrigeerd, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van de boekhoudprocessen aanzienlijk verbeterden.

In het eerste jaar na de implementatie werden ongeveer 17.000 facturen verwerkt en werd het foutenpercentage tijdens de reconciliatie aanzienlijk verlaagd. De return on investment (ROI) werd aanvankelijk geschat op minder dan 6 maanden, maar werd al na 3 maanden gerealiseerd. Door de processen te automatiseren, werd het aantal medewerkers op de boekhoudafdeling sterk verminderd en de vrijgekomen capaciteit werd gebruikt om openstaande posities in te vullen in andere gebieden met een tekort aan medewerkers. Daarnaast werd vanaf juni 2024 blind posting (clearing) ingevoerd om de processen verder te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen.

NOKERA is van plan om nog meer modules te implementeren om het automatiseringsniveau op andere gebieden van boekhouding en inkoop te verhogen. De integratie van extra functies voor uitgavenanalyse en rapportage zou de efficiëntie en transparantie binnen het bedrijf verder kunnen verhogen.

NOKERA streeft naar een duurzame transformatie van de bouwsector door een schaalbare en efficiënte aanpak van serieproductie met hout en wil zo de energietransitie in de bouwsector actief bevorderen. NOKERA heeft ongeveer 2.500 werknemers in Duitsland en Zwitserland en behoort tot de top 3% van ESG-bedrijven (Sustainalytics rating). Het bedrijf heeft ook de Duitse duurzaamheidsprijs gewonnen voor betaalbare woningen in seriematige houtbouw. Seriële nieuwbouw, seriële renovatie en energieoptimalisatie door middel van warmtepompen en zonnecellen worden bediend vanuit een volledig gedigitaliseerd, schaalbaar platform. NOKERA heeft zijn eigen gedigitaliseerde projectmanagementproces voor serieproductie ontwikkeld, dat planning naadloos combineert met productie en assemblage. In 's werelds grootste seriematige houtbouwfabriek met een oppervlakte van 116.000 m² in de buurt van Maagdenburg kunnen jaarlijks tot 30.000 wooneenheden worden geproduceerd om snel hoogwaardige en duurzame gebouwen te bouwen voor leefbare en betaalbare huisvesting.