Bessere und schnellere Lieferantenbewertung bei ProRail

Vendor Rating in ISPnext

ProRail begann 2013 mit der Nutzung von ISPnext, damals noch Vendorlink, um Vendor Rating als automatisierten Prozess ablaufen zu lassen. „Wir hatten bereits Leistungsmessungen durchgeführt, aber in den Excel-Sheets, die wir damals verwendeten, wurde das Ganze schnell unübersichtlich“, erklärt Marianne. „Wir haben uns entschieden, unsere Leistungsmessungen automatisiert in Zusammenarbeit mit ISPnext durchzuführen und das ist gelungen. Wir verschicken jedes Quartal etwa 600 Umfragen, in denen Mitarbeiter unsere Lieferanten auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten können.“ 

Die Verträge werden bei ProRail in SAP aufgeführt und an die Lösung von ISPnext weitergeleitet. „Für diese Verträge führen wir die Leistungsmessungen durch“, sagt Marianne. „Ohne Automatisierung wäre das natürlich ein riesiger Berg an Arbeit, daher sind wir sehr stolz darauf, dass wir jetzt automatisch Verträge messen und die Leistung der Lieferanten einschätzen können.“ 

Innerhalb von ProRail entscheidet jede Abteilung selbst, anhand welcher Kriterien sie die Leistung der Lieferanten messen möchte. Der Vertragsumfang, das Risiko oder die Bedeutung für ProRail sind dabei entscheidende Faktoren. 

Zweiseitig messen

ProRail rief im letzten Jahr ein Pilotprojekt mit zweiseitiger Messung ins Leben. Das bedeutet, dass ProRail nicht nur die eigenen Lieferanten beurteilt, sondern die Lieferanten geben auch an, wie sie die Zusammenarbeit mit ProRail erleben. „Die zweiseitige Messung führt zu guten Gesprächen mit den Lieferanten. Denn wir können auf Basis unseres eigenen Ratings und das den Lieferanten besser ins Gespräch gehen“, sagt Marianne. „Wir haben diesen Pilottest mit Ingenieurbüros begonnen und wollen den Prozess der zweiseitigen Messung jetzt auf andere Lieferanten ausweiten.“ 

Ausgabe nach Kategorie darstellen 

Einer der Gründe für die Nutzung von ISPnext war, dass man mit dem Kategorie-Management smarter einkaufen konnte. „Wir geben viel Geld für unser Kerngeschäft aus, aber auch für andere Dinge wie die Büroautomatisierung und IT-Lösungen. Dank der Lösung können wir diese Kategorien jetzt sehr gut identifizieren, abbilden, wie wir einkaufen und sehen, wofür das Geld ausgegeben wird.“ 

Jede Kategorie hat ihre(n) eigene(n) Category Manager. Zusammen mit den Tendermanagern, Procurement-Managern und Ingenieuren sind das die Personen, die bei ProRail mit ISPnext arbeiten. 

Zusammenarbeit mit ISPnext 

Warum Albert so begeistert ist? „ISPnext versteht wirklich, worum es beim Einkaufen geht. Das Unternehmen bewegt sich mit dem Markt mit. Sowohl von ISPnext selbst als auch von seinen Kunden werden ständig Möglichkeiten für einen besseren und smarteren Einkauf entwickelt. Meiner Meinung nach fehlt es vielen anderen Paketen an dieser Einkaufsintelligenz“, sagt Albert. 

Albert freut sich daher über das umfassende Bild über die Lieferanten, das er erhält. „Ich selbst nenne es immer ein 360-Grad-Bild meiner Lieferanten“, erklärt Albert. „Ich kann sehen, welche Verträge ich mit ihnen habe, wie wir über sie denken, welche Ausgaben ich mit ihnen habe und wer innerhalb von ProRail Geld für diesen Lieferanten ausgibt.“

Zukunftsvision

Albert arbeitet derzeit daran, gemeinsam mit den Category Managern die Lösungen unternehmensweit einzuführen. In ISPnext können die Ausgaben in visuellen Dashboards dargestellt werden. Jeder Category Manager kann aus seiner eigenen Kategorie ein Dashboard zusammenstellen und es mit dem Team teilen, sodass das gesamte Team auf einen Blick sehen kann, wie es um die Kategorie steht. Das Unternehmen arbeitet auch an der Automatisierung von Genehmigungen innerhalb von ProRail. „Das Schöne an ISPnext ist, dass alle ISPnext-Nutzer davon profitieren können, wenn Entwicklungen von einem anderen Benutzer angestoßen werden“, sagt Marianne. „Ein anderer Kunde von ISPnext hat beispielsweise all die Vorarbeit zur Automatisierung von Genehmigungen geleistet, wovon wir jetzt profitieren können!“