Einkaufsteam Gemeinde Oss
Henny Geenen erzählt: „Wir bilden gemeinsam die zentrale Einkaufsstelle der Gemeinde Oss und sind für Richtlinien und Beratung verantwortlich. Darüber hinaus haben wir sieben operative Einkäufer, die sich jeweils auf eine bestimmte Produktkategorie konzentrieren. Das gibt es bei anderen Gemeinden noch nicht oft, aber bei uns funktioniert es sehr gut. Wir haben einen Einkäufer für IT, einen für Facility, zwei für öffentliche Bereiche, zwei für Pflege und einen für Immobilien. Wir haben zudem acht Projektleiter, die Ausschreibungen im Bereich Arbeit ausführen.“
Seit 15 Jahren arbeitet die Gemeinde Oss mit den umliegenden Gemeinden zusammen. Henny und Peter erstellen einen Einkaufsplan und versuchen dann, ihn regional anzuwenden. „Außerdem führen andere Gemeinden regelmäßig Ausschreibungen für uns durch“, sagt Henny. „Das bedeutet letztendlich, dass wir jedes Jahr vielleicht fünf Ausschreibungen für die Region durchführen, aber dafür im Gegenzug zehn erhalten. Das ist eine äußerst effiziente Arbeitsweise.“
ISPnext bei der Gemeinde Oss
Die Gemeinde Oss nutzt ISPnext nun seit etwa 5 Jahren. „Wir haben schon seit langem eine professionelle Beziehung zum Beratungsunternehmen für Beschaffungsprozesse COPPA CBP“, sagt Peter Nederlof. „Alle 3 Jahre bekamen wir in der Einkaufsabteilung ein Budget zugewiesen, um einen Einkaufsscan durch CBP durchführen zu lassen. Nach einigen Jahren bot uns CBP selbst eine alternative Lösung an, sodass wir diese Datenanalyse selbst durchführen können. Diese Lösung war ISPnext.“
Spend Analyse
Die Gemeinde Oss nutzte daher schon von Anfang an die Spend Analyse von ISPnext und war damit zufrieden. „Vor der Verwendung von ISPnext war der Einkauf in der Organisation weit verstreut. Jeder Budgetverantwortliche hat die Ausschreibungen auf eigene Faust bearbeitet, also nach dem Prinzip Versuch und Irrtum. Wir haben festgestellt, dass wir nur einen begrenzten Einblick in das Geld hatten – wer etwas ausgegeben hat und an welche Lieferanten das Geld ging“, sagt Henny. Mit der Spend Analyse konnten Henny und Peter selbst eine Analyse der Daten, die zweimal im Jahr in ISPnext hochgeladen werden, durchführen.
„Obwohl uns ein großer Betrag von über 100 Millionen Euro pro Jahr zur Verfügung steht, können wir unsere Ausgaben jetzt bis ins Detail darstellen und überwachen. Wir haben das System so eingerichtet, dass wir eine bestimmte Rechnung eines bestimmten Lieferanten zu einem bestimmten Zeitpunkt einsehen können. Dank ISPnext wissen wir ziemlich genau, was wir ausgeben, wer es ausgibt und wofür es ausgegeben wird.“
Contract Management in ISPnext
Nachdem die Gemeinde Oss das Spend-Modul ein Jahr lang in ISPnext verwendet hatte, erwarb sie auch das Vertragsmodul. Peter Nederlof erzählt: „Der Hauptgrund, warum wir mit dem Einsatz von Contract Management in ISPnext begonnen haben, ist, dass Verträge einfach verloren gegangen sind. Dadurch wurden Verträge fälschlicherweise verlängert oder eben nicht verlängert, obwohl das eigentlich vorgesehen war. Wir haben erheblich aufgeholt und alle Verträge in ISPnext eingepflegt. Eine enorme Aufgabe – es gab zu dieser Zeit über 150 Budgetverantwortliche, die nicht merkten, dass irgendwo hinten im Schrank noch ein Vertrag lag.“
Die Daten aus dem Contract Management-Modul von ISPnext dienen jetzt Peter und Henny als Input für den jährlichen Einkaufsplan. „Wir haben jetzt einen Überblick darüber, wann Verträge auslaufen. Wir können automatisierte Benachrichtigungen an den betreffenden Budgetverantwortlichen und den/die Einkäufer senden und ihn oder sie darüber informieren, dass Verträge verlängert oder gekündigt werden müssen.“ Peter sagt, dass dieser Prozess immer besser verläuft. „Die Kombination mit Spend Management ist auch ein großer Pluspunkt. Wir wissen nicht nur, welcher Budgetverantwortliche Geld ausgibt, wie viel und für welchen Lieferanten, sondern auch, ob ein Vertrag mit dem Lieferanten besteht.“
