Qualitäts- und Effizienzgewinne
Henri Timmerhuis, Leiter der Finanzverwaltung bei Asito, erzählt: „Die Niederlassungen von Asito sind überall in den Niederlanden verteilt. Die Eingangsrechnungen kamen überwiegend dezentral an, wurden dann zentral in SAP bearbeitet und oftmals dezentral genehmigt. In dem Fall war es dann sehr schwierig, Unterschriften vom Hauptsitz aus zu erkennen und zu beurteilen, ob die richtigen Personen genehmigt haben. Die Übermittlung von Rechnungen zwischen Niederlassungen und dem Hauptsitz war zudem recht ineffektiv. Es entstand ein dringender Bedarf an einem digitalisierten Workflow für die Eingangsrechnungen.
Die Wahl fiel auf ISPnext – aufgrund des Preises und der Benutzerfreundlichkeit. In der Praxis hat sich das als die richtige Wahl erwiesen. „Die Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung von ISPnext mit der Schnittstelle zum und vom ERP-System SAP funktioniert sehr intuitiv. Neue Mitarbeiter können einfach hinzugefügt werden und dann sofort selbstständig mit der Software arbeiten. Darüber hinaus haben wir jetzt auch viel mehr Einblick in den Status einer Eingangsrechnung.
Das Suchen und Telefonate mit den Niederlassungen gehören damit eindeutig der Vergangenheit an. Asito erhält mittlerweile rund drei Viertel seiner Rechnungen im PDF- oder XML-Format. Diese schlagen direkt, ohne Drucken und erneutes Scannen oder manuelles Übertragen, die digitale Route für die Genehmigung ein. Das hat zu einer Reduzierung um etwa 2,0 FTE in der zentralen Kreditorenbuchhaltung geführt. Eine schöne Einsparung also. Die Kreditorenbuchhaltung verarbeitet jährlich mehr als 70.000 Rechnungen und dies jetzt mit nur 2,5 FTE!“
Zuverlässige Schnittstelle zu SAP
„Die Schnittstelle zur digitalen Rechnungsverarbeitung in SAP ist natürlich extrem wichtig. Diese muss gut und einwandfrei funktionieren. Das läuft bei Asito gut und der Wirtschaftsprüfer freut sich darüber! Praktisch alle Daten werden stündlich zwischen Invoice Automation und SAP übertragen. Im Ergebnis haben wir ein zuverlässiges Bild ohne großartige Systembelastung. Da wir nach einem engen Zeitplan arbeiten, ist das vor allem für die Abschlusstermine sehr wichtig. Kurz gesagt, Asito erlebt die digitale Rechnungsverarbeitung mit ISPnext als effizient, zuverlässig und benutzerfreundlich“, so Timmerhuis abschließend.
