Kwaliteits- en efficiency slag
Henri Timmerhuis, Hoofd Financiële Administratie, Asito, vertelt: “De vestigingen van Asito liggen verspreid over heel Nederland. De inkoopfacturen kwamen overwegend decentraal binnen, werden vervolgens centraal verwerkt in SAP en weer veelal decentraal geaccordeerd. Erg lastig om dan vanuit het hoofdkantoor handtekeningen te herkennen en te beoordelen of de juiste personen akkoord hebben gegeven. Tevens was het rondsturen van facturen tussen vestigingen en hoofdkantoor nogal inefficiënt. Er ontstond een nadrukkelijke behoefte aan een gedigitaliseerde workflow voor de inkoopfacturen.
De keuze viel op ISPnext, vanwege prijs en gebruikersvriendelijkheid. In de praktijk is dit een juiste keuze gebleken. "De software oplossing voor factuurverwerking van ISPnext met de interface van en naar ERP systeem SAP, werkt zeer intuïtief. Nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig toegevoegd worden en daarna direct zelfstandig aan de slag met de software. Daarnaast hebben wij nu ook veel meer inzicht in de status van een inkoopfactuur.
Het zoeken en bellen met vestigingen behoort definitief tot het verleden. Asito ontvangt nu zo’n driekwart van haar facturen in PDF- of XML- formaat. Deze gaan direct, zonder printen en weer scannen of overtikken, de digitale route in voor goedkeuring. Dit heeft een afname van ongeveer 2,0 fte op de centrale crediteuren administratie veroorzaakt. Een mooie besparing derhalve. De crediteurenadministratie verwerkt ruim 70.000 facturen op jaarbasis en realiseert dit nu met 2,5 fte!”
Betrouwbare interface met SAP
“De interface voor digitaal factuur verwerken in SAP is uiteraard uiterst belangrijk. Deze moet goed en vlekkeloos werken. Dit gaat bij Asito goed en daar is de accountant ook gelukkig over! Vrijwel alle gegevens worden ieder uur tussen Invoice Automation en SAP overgezet. Het resultaat levert een actueel en betrouwbaar beeld zonder zware systeembelasting. Omdat wij een strak afsluitschema hanteren, is dit in het bijzonder op de afsluitmomenten zeer belangrijk. Kortom, Asito ervaart digitaal factuur verwerken met ISPnext als efficiënt, betrouwbaar en gebruikersvriendelijk,” besluit Timmerhuis.
