Leolux rationalisiert Rechnungsverarbeitung mit Cloud-Lösung

Sie kamen zu uns, weil es einfach nicht mehr funktionierte. „Rechnungen lagen überall, auf Schreibtischen, in Schubladen, manchmal sogar verloren. Wir hatten den Prozess nicht im Griff“, blickt John zurück. „Das musste sich ändern. Durch die Digitalisierung und Standardisierung konnten wir den Prozess umkehren. Jetzt geht alles digital ein, wir wissen genau, wer was zu tun hat, und die Genehmigungen laufen viel reibungsloser.“ Die unmittelbare Wirkung war spürbar. Die Bearbeitungszeiten für Rechnungen gingen zurück, die Mitarbeiter arbeiteten effizienter und die Arbeitsbelastung sank. „Die Ruhe, die dies in der Abteilung schafft, ist Gold wert“, sagt John. „Man sieht, wie die Teams ihre Arbeit wieder in den Griff bekommen.“

Die Umstellung auf die Cloud-Version, AP Automation, folgte 2024. Dieser Schritt passte perfekt in die breitere IT-Strategie von Leolux. „Wir wollen uns weniger auf lokale Systeme verlassen und mehr skalierbare Technologie einsetzen“, erklärt John. „Die Cloud-Lösung von ISPnext passt gut dazu.“ AP Automation ist unsere Lösung zur Rechnungsverarbeitung, die unter das Business Spend Management Modell fällt.

Mit der Cloud-Version ist der technische Verwaltungsaufwand verschwunden. Die Updates erfolgen automatisch, die Verfügbarkeit ist garantiert und die IT-Abteilung muss sich nicht mehr um Managementvorfälle kümmern. „Alles läuft einfach. Und das gibt uns als IT-Abteilung den Freiraum, um auf strategischer Ebene mehr Wert zu schaffen.“

Die Entscheidung für AP Automation ist keine reine IT-Geschichte. Es war gerade die Zusammenarbeit zwischen IKT und Finanzen, die das Projekt erfolgreich machte. „Unsere Aufgabe als IKT ist es, zu unterstützen, aber die Finanzabteilung weiß genau, wo die Engpässe sind“, sagt John. „Dieses Zusammenspiel war wichtig: Wir haben uns gemeinsam angeschaut, was der Prozess braucht, und die Software entsprechend eingerichtet.“ Als Ergebnis dieser Zusammenarbeit passt das System jetzt gut zu den Arbeitsabläufen. Rechnungen werden automatisch erkannt, mit der richtigen Verwaltung verknüpft und effizient an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. „Und wenn etwas hängen bleibt, können wir es sofort finden und lösen“, fügt John hinzu.

Neben der Effizienz ist für Leolux die Kontrolle über den Prozess mindestens ebenso wichtig. Die Software bietet Einblick in jeden Schritt: vom Eingang bis zur Genehmigung und Bearbeitung. „Man weiß genau, wo sich eine Rechnung befindet, wie lange sie liegt und was noch offen ist“, erklärt John. „Das macht den Prozess überschaubar, auch wenn das Volumen steigt.

Die Skalierbarkeit der Lösung ist seiner Meinung nach ein großer Vorteil. „Ob es nun zehntausend oder fünfzigtausend sind, das System funktioniert weiterhin gut. Und wir können es leicht anpassen, wenn sich die Organisation ändert.“

Das Projekt rund um die Umstellung auf die Cloud wurde straff und professionell abgewickelt. „Der Ansatz war klar, die Kommunikationswege kurz. Es gab ein echtes Tempo, ohne die Qualität aus den Augen zu verlieren“, sagt John. „Was wir besprochen haben, ist auch passiert. Probleme wurden nicht weitergereicht, sondern gelöst.“

Was ihn beeindruckt hat, war das Engagement von ISPnext. „Der Projektleiter war sachkundig und hat sich in unsere Situation hineinversetzt. Es herrschte eine Gelassenheit im Prozess, die man bei IT-Projekten nicht oft sieht.“

Bei Leolux blickt man in die Zukunft. Die Technologie verändert sich und damit auch die Anforderungen an die Finanzprozesse. „KI wird eine immer größere Rolle spielen, das kann man jetzt schon sehen“, sagt John. „Ob es um Erkennung, Entscheidungsfindung oder Risikobewertung geht, es gibt viele Möglichkeiten. Und wir erwarten, dass sich ISPnext in diese Richtung weiterentwickeln wird.“ Die Partnerschaft mit ISPnext bietet Vertrauen in diese Richtung. „Wir waren auf der Suche nach einer Zusammenarbeit, bei der sie wirklich mit uns mitdenken“, sagt John. „Sie liefern nicht nur Software, sondern verstehen auch, wie sie in einer Organisation wie der unseren funktioniert. Es gibt diesen Klick, und das macht den Unterschied.“

Für Leolux ist es wichtig, dass die Software im Alltag funktioniert. Nicht als eigenständiges Tool, sondern als Teil der gesamten IT- und Finanzlandschaft. „Es ist eine stabile Lösung, zuverlässig und übersichtlich. Und wenn ein Problem auftaucht, ist der Support schnell zur Stelle. Das schafft Vertrauen.“

Die Software entspricht der Arbeitsweise von Leolux: effizient, transparent und mit Raum für Wachstum. „Wir haben die Kontrolle, sparen Zeit und behalten den Überblick. Und das, ohne dass uns das System in die Quere kommt.“

Die Leolux Furniture Group ist ein niederländischer Möbelhersteller, der im In- und Ausland einen guten Namen hat. In seiner Fabrik in Venlo entwirft und produziert Leolux moderne, langlebige Möbel mit Charakter. Was 1934 als Handwerksbetrieb begann, hat sich zu einer Marke entwickelt, bei der Design, Komfort und Qualität zusammenkommen.