Schnelle Rechnungsbearbeitung bei Natra

Natra Chocolate International arbeitet seit 2007 mit ISPnext, um seine Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Wir sprechen mit Christoph Donckers, Buchhalter bei Natra Malle. „Bei Natra Malle haben wir angefangen, Ihre Rechnungsbearbeitungslösung in Verbindung mit dem ERP-System BAAN IV zu nutzen. Wir waren davon so begeistert, dass jetzt alle Schwesterunternehmen in Belgien, Frankreich, Spanien und Kanada innerhalb der Natra Group mit ISPnext arbeiten.“ Mittlerweile hat Natra die Schnittstellen und den Einsatz von Baan IV und Navision eingestellt und nutzt die Standardschnittstelle mit Dynamics AX 2012.

Efficiëntieslag

Natra stellt in allen Niederlassungen fest, dass die Verarbeitung digitaler Rechnungen zu Effizienzsteigerungen geführt hat. Christoph erläutert: „Die Rechnungsbearbeitungslösung von ISPnext hat mehrere Vorteile. Erstens stehen die ausstehenden Posten sofort nach Eingang zur Verfügung, was zu einer Optimierung des Betriebskapitals und des Cashflows führt. Zweitens sind die monatlichen Finanzzahlen zuverlässig, da keine Rechnungen durch die Vermeidung eines physischen Rechnungsflusses verloren gehen. Drittens leiten die Workflows die Rechnung automatisch an die richtige Person zur Genehmigung weiter, was sehr praktisch ist. Darüber hinaus gibt es eine automatische Genehmigung im Falle einer 100%igen Übereinstimmung beim Abgleich. Viertens sind die Rechnungen leicht auffindbar im Falle eines Audits.“'

SmartScan

Natra verwendet in seiner Rechnungsbearbeitungslösung auch das integrierte Scan-Tool SmartScan. SmartScan sorgt für eine Optimierung der Rechnungserkennung. „Dank SmartScan verläuft die Rechnungserfassung schneller. Denken Sie an die automatische Erkennung von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträgen und Bestellnummer.“

Moderner Genehmigungsprozess

ISPnext ermöglicht ein modernes Genehmigungsverfahren für Natra. „Wir verwenden ein standardisiertes Genehmigungsverfahren mit einer klaren Trennung der Zuständigkeiten. Durch das 4-Augen-Prinzip und das automatische tägliche Mailing werden Verzögerungen im Genehmigungsverfahren eingeschränkt.“

Erfahrung

„Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung mit ISPnext wissen wir beide genau, was es braucht, um neue Gesellschaften hinzuzufügen. Dadurch wird die Vorlaufzeit für ein Projekt begrenzt. Bei der Neueinführung ist es natürlich wichtig, dass die Finanzabteilung mit einbezogen wird und dass Ressourcen zur Verfügung stehen, um alles zu testen. Im Allgemeinen ist eine Neueinführung recht einfach, da alles auf einer Standardschnittstelle basiert, die für die Natra Group verwendet wird.“

Zusammenarbeit

Natra äußert sich positiv über die Zusammenarbeit mit ISPnext. „Wir haben die Zusammenarbeit mit ISPnext in den letzten 15 Jahren immer als sehr positiv empfunden. Bei der Neueinführung bei Natra Chocolate Belgium (2013) gab es anfangs einige Anlaufschwierigkeiten, die jedoch korrekt und effizient gelöst wurden. Das Hinzufügen zusätzlicher Unternehmen auf Dynamics AX 2012 in Kombination mit ISPnext ist aufgrund der Standardschnittstelle sehr schnell möglich.