Steigerung der Vertragskonformität bei Pon dank ISPnext

Die Ausgaben bei verschiedenen Lieferanten übersichtlich zu gestalten, war der Hauptgrund für Pon, ISPnext einzusetzen. Martijn wollte zunächst die Ausgaben für seine eigene Abteilung, Pon's Automobielhandel, übersichtlich gestalten, aber auch überprüfen, ob die Lieferanten, an die viel Geld fließt, ordnungsgemäß unter Vertrag genommen wurden. 

Darüber hinaus war ISPnext auch die Lösung, um die vielen Verwaltungen zu bündeln. „Gerade weil wir ein so dezentral geführtes Unternehmen sind, gab es nicht ein einziges zentrales System, das im gesamten Unternehmen eingesetzt werden konnte. Wir brauchten ein zentrales System, in dem Informationen aus verschiedenen Verwaltungssystemen zusammengeführt werden konnten, um einen besseren Überblick zu bekommen“, erklärt Martijn. 

Bevor Pon ISPnext einsetzte, verwendete das Unternehmen ein ähnliches System. „Aufgrund der unseres Erachtens besseren Funktionalitäten und des besseren Preis-Leistungs-Verhältnisses sind wir schließlich auf ISPnext umgestiegen. Eine Wahl, mit der wir bis heute sehr zufrieden sind.“ 

Innerhalb von ISPnext nutzt Pon das Contract Management, das Spend Management und das Vendor Rating. „Spend Management setzen wir im gesamten Unternehmen ein“, sagt Martijn. Jedes Pon-Unternehmen kann darüber hinaus selbst angeben, ob es auch Contract Management oder Vendor Rating nutzen möchte. Es hängt sehr stark von der Art des Pon-Unternehmens ab, ob es diese Funktionalitäten benötigt. Bei Pon's Automobielhandel nutzen wir zwei Funktionalitäten.“ 

Vor sechs Jahren begann Pon's Automobielhandel mit der Nutzung von Vendor Rating von ISPnext. „Ein anderer Weg als die meisten Unternehmen, die oft zuerst alles übersichtlich gestalten wollen und sich zunächst die Ausgaben und die Verträge ansehen“, sagt Martijn. „Für uns war es sehr interessant, einen Einblick in die Leistung der Lieferanten zu bekommen und auf dieser Grundlage bessere Vertragsbedingungen mit (neuen) Lieferanten zu vereinbaren zu können. Darüber hinaus erfordern unsere OEMs und Fabriken auch eine bestimmte Systematik für die Beurteilung von Lieferanten und ein entsprechendes Handeln. Das ist daher einer der Gründe, warum wir damals zunächst mit dem Vendor Rating angefangen haben.“ 

Die Implementierung einer neuen Softwarelösung ist ein intensiver Weg. „Vor allem in einem Unternehmen wie Pon, das mit so vielen Verwaltungen zu tun hat“, sagt Martijn. „An der Implementierung von ISPnext waren viele Kollegen aus jedem Pon-Unternehmen beteiligt. Einige IT-Verantwortliche, ein Controller, der die Daten validieren kann usw. Darüber hinaus ist die Implementierung neuer Software etwas, das zusätzlich zu den normalen Aufgaben durchgeführt wird. Es war daher eine große Herausforderung, die Geschwindigkeit bei der Umsetzung zu halten und unsere Mitarbeiter – natürlich mit vollen Terminkalendern – an der Umsetzung zu beteiligen.“ 

Martijn ist begeistert von der Zusammenarbeit mit ISPnext. „Die Zusammenarbeit mit ISPnext funktioniert hervorragend und ich bin daher auch sehr zufrieden. Projekte werden gut verwaltet und die Menschen, die dort arbeiten, sind sehr engagiert. Sie sind immer für uns da, leicht erreichbar und sehr engagiert am Projekt beteiligt.“ 

Da Pon nun auch seine Fahrradgruppe an ISPnext anbinden möchte, bemerkt Martijn erneut, wie engagiert ISPnext bei der Sache ist. „ISPnext arbeitet bei der Anbindungen dieser neuen Gruppe an unsere Software gut mit. Wir kommen mit einer Wunschliste und haben beispielsweise angegeben, dass wir einen spezifischen und tieferen Einblick auf Produktebene wünschen. ISPnext arbeitet jetzt sehr intensiv daran, das Ganze ordnungsgemäß einzurichten, und wir bei Pon sind sehr zufrieden mit dem Tool und den Einblicken, die wir jetzt haben.“ 

Pon ist ein internationales Handels- und Serviceunternehmen mit verschiedenen Top-Marken wie Volkswagen, Gazelle, Continental, MAN und Caterpillar im Portfolio. Pon verfügt über mehr als 450 Niederlassungen in mehr als 32 Ländern. Bei Pon sind mehr als 13.000 Mitarbeiter beschäftigt. 

Martijn Ten Kroode arbeitet seit 2011 als Procurementmanager bei Pon’s Automobielhandel in Leusden – eine der Geschäftsbereiche von Pon. „Bei Pon’s Automobielhandel bin ich für alle Einkäufe außer Autos verantwortlich“, sagt Martijn. „Man denke beispielsweise an den Kauf von unterstützenden Dienstleistungen, Teilen und Zubehör, um letztendlich Autos verkaufen zu können. Beispielsweise geben wir viel Geld für Medien- und Werbeagenturen, IT-Dienstleistungen und die Beschäftigung von externen Arbeitskräften aus. Darüber hinaus koordiniere ich auch das Procurement Board von Pon. Dabei handelt es sich um ein Beratungsgremium, in dem wir uns mit den verschiedenen Procurementmanagern anderer Pon-Unternehmen treffen. Von diesem Board aus leiten wir Pon-weite Prozesse an, mit denen wir unseren Einkaufsbedarf optimieren und damit unsere Einkaufsmacht durch das größere Volumen erhöhen.“