Vollständige Kontrolle in einem einzigen zentralenTool für Vebego

Anton: „Wir arbeiten mit ISPnext zusammen, da wir eine Ebene oberhalb der Finanzbuchhaltungen unserer Unternehmen einfügen wollten. Wir hatten das Ziel, daraus Informationen über Kreditoren und Ausgaben zu erhalten. Auf diese Weise haben wir einen Überblick über die Anzahl der Kreditoren und die Höhe der Ausgaben in den Niederlanden. Vebego hat vorher Spreadsheets zur Verarbeitung der Buchhaltung verwendet. Aber seit dem Beginn des Einsatzes von Contract Management und Spend Analytics konnten wir die Effizienz erheblich steigern. „Zu Beginn der Zusammenarbeit mit ISPnext haben wir angefangen, alle unsere Verträge zusammenzutragen um festzustellen, was in den Verträgen geregelt war und was nicht. Auf diese Weise haben wir einen Überblick über die Compliance der Verträge pro Unternehmen bekommen. Dies hatte eine enorme Effizienzsteigerung und bessere Informationen zum Vertragsmanagement zur Folge.“

Die Software hat uns auch im Bereich des Risikomanagements geholfen. Mit der Software von ISPnext haben wir alle Dokumente an die gsetzlichen Verpflichtungen angepasst. Das machen wir jetzt proaktiv und nicht mehr reaktiv. Das ist eine positive Entwicklung.“

Aber nicht nur Vebego setzt die Lösungen von ISPnext ein, sondern auch die Tochtergesellschaften. Anton erläutert: „Ich arbeite selbst jeden Tag mit der Software: zur Extraktion von Daten, Erstellung von Managementberichten und um die Aufmerksamkeit auf die Vorteile des Zentraleinkaufs zu lenken. Außerdem arbeiten auch unsere Tochtergesellschaften mit den Lösungen. Es ist ein einziges zentrales Tool, aber es sind ihre Daten. Mit den Lösungen von ISPnext erhöhen wir das Bewusstsein für die Einkaufsperspektive.“

Neben dem Contract Management und Spend Analytics setzt Vebego auch das Vendor Management ein. „Wir haben im Vendor Management Workflows eingerichtet. Diese helfen uns bei den Audits. Ein nächster Schritt im Hinblick auf Effizienzsteigerung ist die Kontrolle der ISO-Zertifikate. Wenn wir diese vom Lieferanten erhalten, ist darauf ein Ablaufdatum vermerkt. Es gibt aber niemanden, der diese Daten nachhält.“

Die Einkaufsabteilung von Vebego setzt die Business Spend Management-Plattform ein, um effizienter arbeiten zu können und zudem die Aufmerksamkeit auf den Einkauf zu lenken. Vendor Management, Contract Management und Spend Analytics erleichtern ihnen ihre tägliche Arbeit. Anton: „Ich erlebe die Zusammenarbeit als sehr positiv. Am Anfang gab es häufige Kontakte, das ist aber jetzt nicht mehr erforderlich. Der Kontakt ist prima. Die Kollegen der Supportabteilung von ISPnext sind immer bereit zu unterstützen.“

Vebego ist ein niederländisches, international operierendes Familienunternehmen im Bereich des Facility Managements und des Gesundheitswesens.