Aufgrund des regulatorischen Drucks ist die Verfügbarkeit aktueller Lieferantendaten von entscheidender Bedeutung

Der Bedarf an Transparenz in der Lieferkette von Unternehmen nimmt zu. Wenn auch nicht aus intrinsischer Motivation, so doch sicherlich auf Veranlassung von Regulierungsbehörden und Regierungen. Aber welche Daten benötigen Sie alle von Ihren Lieferanten und wie können Sie diese Informationen in einer gut organisierten Weise zusammenführen? ISPnext hat einen Fahrplan ausgearbeitet.

„Insbesondere die zunehmende Gesetzgebung, sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene, führt zu einem dringenden Bedarf an der Verfügbarkeit und dem richtigen Management aktueller Lieferantendaten“, sagt Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bei ISPnext, Entwickler von Business Spend Management Software. De Ru bezieht sich dabei auf die Gesetzgebung zum Datenschutz (AVG), zur Cyber- und Datensicherheit (NIS2 und DORA) und zur unternehmerischen Nachhaltigkeit (CSRD, CSDDD und EUDR). „Diese Vorschriften werden immer umfassender und betreffen immer mehr Unternehmen“.

Intrinsische Motivation

Der Bedarf an Daten wächst in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zum Teil aus einer intrinsischen Motivation heraus. „Aus der Erkenntnis heraus, dass Lieferanten einen direkten Einfluss auf Ihre Produkte und Dienstleistungen haben. Sie wollen eine Garantie, dass die gesamte Kette Ihren Anforderungen an Nachhaltigkeit und Arbeitsbedingungen entspricht. Sie wollen wissen, mit wem Sie tatsächlich Geschäfte machen, und auch die Risiken für künftige Lieferungen im Blick haben, damit Sie flexibel sind, wenn sich die Umstände ändern.“

Probleme

De Ru stellt fest, dass die Lieferantendaten vielerorts nicht mehr in Ordnung sind. „Es ist oft unklar, welche Daten inventarisiert werden sollen und woher sie kommen sollen. Die nächste Herausforderung besteht darin, die gespeicherten Daten freizuschalten, um die Berichtsanforderungen zu erfüllen. In der Praxis wird vieles im Nachhinein repariert. Das ist arbeitsintensiv, kostspielig und daher frustrierend. Dabei kann man vieles automatisieren.“

„Um Unternehmen den Einstieg in das Abrufen, Erfassen und Freischalten von Lieferantendaten zu erleichtern, haben wir eine Roadmap erstellt.“

- Dirk Jan Leppers, Solution Consultant | ISPnext

Schritt-für-Schritt-Plan

Um Unternehmen den Einstieg in das Abrufen, Erfassen und Freischalten von Lieferantendaten zu erleichtern, hat ISPnext eine Roadmap erstellt. Dirk Jan Leppers, Pre Sales Consultant bei ISPnext, erklärt die Schritte.

1. Vision und Strategie
Definieren Sie zunächst die Ziele. Welche Gesetzgebung gilt für mich? In welchem Risikoumfeld bewege ich mich? Und welche Lieferantendaten brauche ich dafür? Kurzum: Kartieren Sie die Landschaft.

2. Getrennte Zuständigkeit
Die Daten sind oft über das gesamte Unternehmen verstreut: einige in der Rechtsabteilung, andere in der Finanzabteilung, in der Lieferkette und so weiter. Übertragen Sie einer Person (oder mehreren) die volle Verantwortung für die Lieferantendaten und stellen Sie sicher, dass es ein klares Bild der gewünschten Situation pro Lieferant gibt.

3. Eine Datenbank
Stellen Sie sicher, dass Ihnen die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Verwenden Sie eine einzige Quelle für die Verwaltung von Lieferantendaten. Sie sind zu umfangreich und komplex, um sie in Excel oder gar auf Papier zu verwalten. Und ein herkömmliches ERP-System ist oft nicht für alle Funktionen und Anforderungen geeignet.

4. Lieferanten segmentieren
Der Einfluss eines Facility Service Providers ist ein anderer als der eines Rohstofflieferanten. Klassifizieren Sie die Lieferanten nach Aspekten wie Kostenauswirkungen, Compliance, Versorgungssicherheit usw. und legen Sie dann fest, was Sie über welche Parteien wissen müssen.

5. Momentum: Onboarding
Wenn sich ein neuer Lieferant vorstellt, ist das der Moment, um die notwendigen Informationen, z. B. über Zertifizierungen, einzuholen. Nutzen Sie dieses Momentum. Der Lieferant wird dann zur Zusammenarbeit bereit sein, weil es in seinem Interesse ist. Wenn er erst einmal im Betrieb ist, ist das viel schwieriger.

6. Vorhandene Plattformen nutzen
Belästigen Sie die Lieferanten nicht unnötig, indem Sie alles von ihnen verlangen. Viele Informationen sind auf Plattformen verfügbar. Denken Sie an die Handelskammer, aber auch an Parteien wie IntegrityNext, GraydonCreditsafe, Hellios, Dun & Bradstreet.

Leppers betont, dass eine BSM-Plattform Verbindungen zu solchen Drittanbietern hat. „Diese gemeinsame Nutzung vorhandener Daten bezeichnen wir als Silo-Entriegelung“, sagt er.

Lieferantendaten als USP

„Nehmen Sie das Thema Lieferantendaten ernst“, möchte Maarten de Ru abschließend betonen. „Man kann das nicht einfach in Excel oder so einpflegen. Die Kontrolle der Lieferkette kann intelligenter und effizienter sein, sie kann wirklich automatisiert werden.“ Er sieht immer noch häufig, dass eine Audit-Abfrage zu einem sehr arbeitsintensiven Projekt verkommt. „Es werden extra Buchhalter eingestellt, um alle Daten zu sammeln und die Berichte korrekt auszufüllen. Ein teurer Spaß, zumal das regelmäßig wiederholt werden muss.“

Seiner Meinung nach werden gute Lieferantendaten irgendwann ein echtes Alleinstellungsmerkmal sein. „Es wird immer wichtiger, seine Daten im Griff zu haben. Nicht nur die Aufsichtsbehörden, sondern auch die Kunden verlangen, dass Sie in der Lage sind, über die gesamte Kette Rechenschaft abzulegen. Der Zugang zu und die Möglichkeit des einfachen Zugriffs auf Daten ist entscheidend.“

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit CMweb erstellt.

Vendor Management in 5 Schritten

Holen Sie sich das Whitepaper und erfahren Sie in 5 Schritten, wie Sie das Vendor Management optimieren und den maximalen Nutzen aus Ihren Lieferantenbeziehungen ziehen können.

Mockup_Preview_Vendor Management in 5 stappen (DE)