Regeldruk maakt beschikbaarheid actuele leveranciersdata cruciaal

De behoefte aan data groeit binnen ondernemingen en publieke instellingen mede vanuit een intrinsieke motivatie. “Vanuit het besef dat leveranciers direct impact hebben op je producten en dienstverlening. Je wilt de garantie hebben dat de volledige keten past binnen de eisen die je stelt aan duurzaamheid en arbeidsomstandigheden. Je wilt weten met wie je nu eigenlijk zaken doet en ook de risico’s voor toekomstige leveranties in kaart hebben, zodat je wendbaar bent als omstandigheden veranderen.” 

De Ru constateert dat op veel plaatsen leveranciersdata nu niet op orde zijn. “Het is vaak onduidelijk welke data geïnventariseerd moeten worden en waar die vandaan moeten komen. Een volgende uitdaging is om de opgeslagen data te ontsluiten om aan rapportageverplichtingen te voldoen. In de praktijk wordt veel achteraf gerepareerd. Dat is arbeidsintensief, kostbaar en dus frustrerend. Terwijl je veel kunt automatiseren.” 

Om organisaties op weg te helpen bij het opvragen, vastleggen en ontsluiten van leveranciersdata heeft ISPnext een stappenplan opgesteld. Dirk Jan Leppers, Pre Sales Consultant bij ISPnext, licht de stappen toe. 

1. Visie en strategie
Definieer allereerst de doelen. Welke wetgeving is voor mij van toepassing? In welke risico-omgeving opereer ik? En welke leveranciersdata heb ik daar dan voor nodig? Kortom: breng het landschap in kaart. 

2. Aparte verantwoordelijkheid 
Data zijn vaak versnipperd in de organisatie aanwezig: een stukje bij Legal, een deel bij Finance, bij Supply Chain, enzovoort. Maak één persoon (of meerdere) volledig verantwoordelijk voor leveranciersdata en zorg dat er per leverancier een helder beeld is van de gewenste situatie. 

Zorg dat je de juiste tools tot je beschikking hebt. Gebruik één bron voor het managen van leveranciersdata. Het is te omvangrijk en complex om in Excel bij te houden, laat staan op papier. En een traditioneel ERP-systeem is vaak niet geschikt voor alle functies en eisen. 

De impact van een facilitair dienstverlener is anders dan die van een leverancier van grondstoffen. Deel leveranciers in op aspecten als bijvoorbeeld invloed op de kosten, compliance, leverantiezekerheid en bepaal vervolgens wat je van welke partijen moet weten. 

Wanneer een nieuwe leverancier zich aandient, is dat hét moment om noodzakelijke informatie op te vragen, over bijvoorbeeld certificeringen. Maak gebruik van dit momentum. De leverancier wil dan graag meewerken, want hij heeft daar belang bij. Eenmaal in de operatie is dit een stuk lastiger. 

Val leveranciers niet onnodig lastig door alles bij ze op te vragen. Veel informatie is beschikbaar op platforms. Denk aan de KvK, maar ook aan partijen als IntegrityNext, GraydonCreditsafe, Hellios, Dun & Bradstreet. 

Leppers benadrukt dat het BSM-platform koppelingen heeft met dergelijke derde partijen. “Dat uitwisselen van bestaande data noemen we silo’s ontsluiten.” 

“Neem het onderwerp leveranciersdata serieus”, wil Maarten de Ru afsluitend nog maar eens benadrukken. “Je kunt dit er niet even in Excel of iets dergelijks bij doen. Het beheersen van de supply chain kan slimmer en efficiënter, het valt echt te automatiseren.” Hij ziet een audit-uitvraag nog vaak ontaarden in een zeer arbeidsintensief project. “Accountants worden speciaal ingehuurd om alle data te verzamelen en rapporten correct in te vullen. Een dure grap, zeker omdat het regelmatig moet worden herhaald.” 

Volgens hem zijn goede leveranciersdata op termijn een echte USP. “Het wordt steeds belangrijker om grip op je data te hebben. Niet alleen toezichthouders maar ook opdrachtgevers verlangen dat je verantwoording kunt afleggen over de gehele keten. De beschikking hebben over en het eenvoudig kunnen ontsluiten van data is cruciaal.” 

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met CMweb.