Om organisaties op weg te helpen bij het opvragen, vastleggen en ontsluiten van leveranciersdata heeft ISPnext een stappenplan opgesteld. Dirk Jan Leppers, Pre Sales Consultant bij ISPnext, licht de stappen toe.
1. Visie en strategie
Definieer allereerst de doelen. Welke wetgeving is voor mij van toepassing? In welke risico-omgeving opereer ik? En welke leveranciersdata heb ik daar dan voor nodig? Kortom: breng het landschap in kaart.
2. Aparte verantwoordelijkheid
Data zijn vaak versnipperd in de organisatie aanwezig: een stukje bij Legal, een deel bij Finance, bij Supply Chain, enzovoort. Maak één persoon (of meerdere) volledig verantwoordelijk voor leveranciersdata en zorg dat er per leverancier een helder beeld is van de gewenste situatie.
3. Eén database
Zorg dat je de juiste tools tot je beschikking hebt. Gebruik één bron voor het managen van leveranciersdata. Het is te omvangrijk en complex om in Excel bij te houden, laat staan op papier. En een traditioneel ERP-systeem is vaak niet geschikt voor alle functies en eisen.
4. Segmenteer leveranciers
De impact van een facilitair dienstverlener is anders dan die van een leverancier van grondstoffen. Deel leveranciers in op aspecten als bijvoorbeeld invloed op de kosten, compliance, leverantiezekerheid en bepaal vervolgens wat je van welke partijen moet weten.
5. Momentum: onboarden
Wanneer een nieuwe leverancier zich aandient, is dat hét moment om noodzakelijke informatie op te vragen, over bijvoorbeeld certificeringen. Maak gebruik van dit momentum. De leverancier wil dan graag meewerken, want hij heeft daar belang bij. Eenmaal in de operatie is dit een stuk lastiger.
6. Gebruik bestaande platforms
Val leveranciers niet onnodig lastig door alles bij ze op te vragen. Veel informatie is beschikbaar op platforms. Denk aan de KvK, maar ook aan partijen als IntegrityNext, GraydonCreditsafe, Hellios, Dun & Bradstreet.
Leppers benadrukt dat het BSM-platform koppelingen heeft met dergelijke derde partijen. “Dat uitwisselen van bestaande data noemen we silo’s ontsluiten.”
