Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung mit Künstlicher Intelligenz

Nahezu jede Kreditorenabteilung prüft aktuell den KI-Einsatz, wie die Studie „Accounts Payable 2025“ von Ardent Partners bestätigt. Auf Kundenwunsch entwickelten wir eine Inhouse-KI-Lösung zur intelligenten Dokumentenerkennung. Das Tool extrahiert automatisch Rechnungsdaten aus PDFs und Scans.

Tests zeigen: Die Fehlerquote sinkt von 20 % auf 2 %. "Korrekturen werden seltener nötig, ebenso manuelle Prüfungen. Das steigert die Produktivität der Kreditorenbuchhaltung erheblich. Die Produktivität steigt um 20–30%“, so Schouten.

Zur Frage, ob Investitionen sinnvoll sind, wenn E-Rechnungen via XML-Standard verpflichtend werden, antwortet Schouten: "Ja, in Deutschland und Belgien ist sie bereits ab 2026 verbindlich vorgeschrieben, aber die Niederlande haben noch keinen Termin festgelegt. Das könnte noch Jahre dauern. Nach der europäischen Richtlinie ViDA zu urteilen, könnte der 1. Juli 2030 ein Datum für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU sein. Das würde jedoch mindestens fünf weitere Jahre der Ineffizienz bedeuten."

Ein drittes Argument ist, dass sich die Technik auch auf andere Bereiche einer BSM-Plattform anwenden lässt. So werden wir sie künftig auch bei Angeboten und Verträgen einsetzen: "KI erkennt alle Datenpunkte in Angeboten – Lieferant, Betrag, Dokumentnummer – und generiert automatisch Bestellungen. Auch 80-seitige Verträge werden präzise zusammengefasst, Risiken identifiziert und Betrugsmuster erkannt.“

Ein nächster Schritt ist eine praktische Zusammenfassung des Vertrags. "Das System kann zusätzlich auf Risiken innerhalb eines Vertrags hinweisen“, sagt er. Das Erkennen von Rechnungsbetrug gehörte bereits zu den möglichen Einsatzbereichen.

Die automatische Rechnungserkennung war in unserer Plattform schon seit einiger Zeit möglich. Allerdings basierte sie auf Templates. Dabei wurden feste Elemente einer Rechnung erkannt. Diese Templates waren jedoch sehr wartungsintensiv. Das gehört nun der Vergangenheit an und spart unseren Kunden zwei bis vier Stunden Arbeit pro Woche. "Heute nutzen wir zentrale Prompts, die zu 99 % ausreichen. In Einzelfällen benötigt ein Kunde zusätzliche Prompts, aber das System verfügt über eine starke Selbstlernfähigkeit."

Die Prompts sorgen unter anderem dafür, dass nicht nur der Rechnungskopf erkannt wird, sondern auch alle Rechnungspositionen. Darüber hinaus kann die neue Funktionalität mit allen Sprachen umgehen – nicht nur mit westlichen Sprachen. Schouten: „Die Rechnungserkennung wird mit KI schneller und besser, die Erkennungsrate erhöht sich von 80 % auf 98 %, erläutert Schouten. Weniger Fehler bedeuten weniger Korrekturen und weniger Prüfarbeit. Eine nahezu fehlerfreie Erkennung steigert die Produktivität um ein Vielfaches. Diese frei werdenden Kapazitäten können in anderen Bereichen des Finanzwesens eingesetzt werden – dort, wo sie mehr Mehrwert schaffen als bei repetitiver, administrativer Arbeit.“

Wir setzen KI-Technologie also auch in weiteren Komponenten unserer BSM-Plattform ein. Schouten: „Finanzabteilungen sind kritsich und priorisieren Sicherheit. Und genau das ist ein weiterer Vorteil dieser Technologie: Die KI wurde bei uns intern entwickelt. Alle Daten verbleiben in unserer Plattform – ohne externe Drittanbieter. Alle Daten verbleiben innerhalb unserer Plattform – und dort sind sie garantiert sicher.

Dieser Artikel wurde erstellt in Zusammenarbeit mit CMweb.