Met AI factuurverwerking versnellen

Vrijwel elke AP-afdeling kijkt momenteel naar de inzet van AI bij de verwerking van facturen. Dit werd onlangs nog bevestigd in marktonderzoek van Ardent Partners (‘Accounts Payable 2025’). Op verzoek van en in overleg met klanten zij wij op zoek gegaan naar oplossingen. Het heeft geleid tot de ontwikkeling, in eigen beheer, van een AI-functionaliteit voor in eerste instantie slimme documentherkenning. De tool haalt factuurgegevens automatisch uit PDF’s en scans.

Tests wijzen uit dat de foutmarge hierdoor van 20% naar 2% gaat. “Een gevolg is dat correctie van facturen minder vaak nodig is. En vervolgens is ook minder controle noodzakelijk. Dat verhoogt de productiviteit van de crediteurenadministratie flink. De eerste resultaten wijzen op een toename van 20% tot 30%”, zegt John Schouten, Director Product Management.

Is het zinvol om hierin te investeren, als we straks allemaal verplicht werken met e-facturatie op basis van een XML-standaard? “Die vraag is mij de laatste tijd vaker gesteld”, zegt Schouten. “Mijn eerste antwoord daarop is dat invoering van gestandaardiseerde e-invoicing niet zo snel gaat als gedacht. Ja, in Duitsland is het nu verplicht en in België vanaf 2026, maar Nederland heeft nog geen datum bepaald. Dat kan nog jaren duren. Afgaande op de Europese richtlijn ViDA is 1 juli 2030 mogelijk een datum voor verplichting van e-facturatie binnen de hele EU. Maar dat zou nog minstens vijf jaar inefficiency betekenen.

Een derde argument is dat de techniek ook inzetbaar is voor andere onderdelen van het BSM-platform. Zo gaan we de techniek ook toepassen op offertes en contracten. “AI herkent alle datapunten in een offerte, zoals de leverancier, het documentnummer, het bedrag, enzovoorts. Die data zet het systeem om in een inkooporder, zonder dat iemand iets hoeft over te typen. We elimineren fouten. Hetzelfde geldt voor contracten. Dat zijn documenten van soms wel 80 pagina’s. Onze AI-techniek zet relevante onderdelen om in één inkooporder. Die hoef je alleen nog maar te controleren en te accepteren.”

Een volgende stap is een handzame samenvatting van het contract. “Het systeem kan bovendien waarschuwen voor risico’s binnen een contract.” Het detecteren van factuurfraude behoorde al eerder tot de mogelijkheden.

Binnen ons platform was automatische factuurherkenning al wat langer mogelijk. “Maar dan op basis van templates. Zo werden vaste elementen van een factuur herkend. Die templates hadden veel onderhoud nodig. Dat is verleden tijd en dat scheelt klanten zo al twee tot vier uur werk per week. We werken nu met een centrale set aan prompts, die voor 99% volstaat. Soms zijn er voor een klant extra prompts nodig, maar het systeem heeft een sterk zelflerend vermogen.”

De prompts zorgen er onder meer voor dat niet alleen de factuurkop wordt herkend maar ook alle factuurregels. Bovendien kan de nieuwe functionaliteit alle talen verwerken, niet alleen Westerse talen. Schouten: “Herkenning van facturen versnelt en verbetert, van 80% naar 98% volledig goede herkenning. Minder fouten betekent minder correctie en controle. De bijna foutloze herkenning zorgt voor een hogere productiviteit, van tientallen procenten. Die capaciteit kan op andere onderdelen binnen Finance worden ingezet en daar meer waarde toevoegen dan repeterend, administratief werk.”

We passen de AI-techniek dus ook toe op andere onderdelen binnen het BSM-platform. “Wij bieden het aan. Ga het gebruiken, zou ik willen adviseren.” Schouten weet uit ervaring dat financials terughoudend zijn met nieuwe techniek. “Ze zijn kritisch en hechten zeer aan veiligheid. Dat is een bijkomende plus van deze techniek: we hebben die zelf ontwikkeld. We werken niet met derde partijen. Alle data blijven binnen ons platform en daar zijn ze gegarandeerd veilig.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met CMweb.