Der Wachstumskurs von Rechnungsstellung bis zur intelligenten Beschaffung

Technologie, die den Rechnungsstellungsprozess Lieferanten digitalisiert, ist die Grundlage für das Wachstumsmodell in Richtung von Business Spend Management (BSM). Die AP Automation-Software erkennt Einkaufsrechnungen von allen Lieferanten und speichert wichtige Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Art der Bestellung und so weiter. Ein Workflow zur Genehmigung der Rechnung wird gestartet, woraufhin diese in das ERP-System gelangt und zahlbar gestellt wird. Eine einzige Anwendung gewährleistet somit einen effizienten Prozess, Kontrolle, rechtzeitige Bezahlung und weniger Verwaltungsvorgänge.

Ein aktueller Trend in Unternehmen, die AP Automation einsetzen, ist die Umwandlung all dieser Transaktionen in strukturierte Daten, bemerkt Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bei ISPnext. „Alle Rechnungen zusammen liefern einen riesigen Haufen von Daten. Damit gewinnt man einen besseren Einblick in die Beschaffung und kann auf dieser Grundlage bessere Entscheidungen treffen. Auf diese Weise eliminiert man viele Risiken und – nicht unwesentlich – man spart Kosten.“

Er vergleicht es mit einem Haushaltsbuch, aber dann in geschäftlicher Hinsicht. „Für ein Unternehmen ist es unerlässlich zu wissen, wofür, von wem und für welche Lieferanten das Geld ausgegeben wird. Das kann man in Dashboards visualisieren. Dann kommen Fragen, wie z.B.: Wer sind meine größten Lieferanten? Wie ist es um die Liefersicherheit bestellt? Werden abgeschlossene Verträge überhaupt genutzt?“

Große Unternehmen haben mitunter 20 bis 30 Lieferanten für z.B. Büromaterial. „Wenn man diese Zahl auf ein oder zwei Vertragslieferanten reduziert, ergeben sich bessere Konditionen und wettbewerbsfähigere Beschaffungspreise.“

De Ru zufolge kommt es außerdem häufig vor, dass ein guter Beschaffungsvertrag in der Praxis ungenutzt bleibt, beispielsweise weil er im Unternehmen nicht bekannt ist oder weil die Mitarbeiter weiterhin mit ihrem Stammlieferanten zusammenarbeiten. „Um solche Probleme zu lösen, ist eine intensive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Einkauf und Finanzen erforderlich. Einblicke in die Ausgaben sind der Startschuss für eine solche Zusammenarbeit“, weiß er aus Erfahrung.

Der nächste Schritt nach den Einblicken ist das Schaffen von Ordnung. In dieser Phase des Wachstumsmodells sind die Laufzeiten und SLA-Vereinbarungen aller laufenden Verträge definiert und für alle sichtbar, ebenso wie die Compliance-Anforderungen in Bezug auf Zertifizierung, Nachhaltigkeit und sozial verantwortliches Unternehmertum. „Es geht darum, den Stellenwert von Verträgen und deren Risiken zu bewerten“, erklärt De Ru. „Man kann z.B. die finanzielle Gesundheit der Lieferanten über eine Verknüpfung mit Graydon überwachen. Die Kontinuität eines Lieferanten kann den wichtigsten Geschäftsprozess gefährden. Man muss versuchen, dem zuvorzukommen.“

Jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen ist ein „Spender“ und sollte Bestellungen vorzugsweise über die Webshop-Funktion der BSM-Plattform aufgeben. Indem alle Verträge innerhalb der Plattform im Bestellprozess verfügbar gemacht werden, bleibt die Anzahl der „off-contract“-Bestellungen so gering wie möglich. „Bei neuen Lieferanten kann man Angebote auf der BSM-Plattform ganz einfach nach einem bestimmten Muster anfordern und nach den Daten fragen, die man für wichtig hält. Man hält fest, dass der Lieferant die Einkaufsbedingungen akzeptiert, prüft auf Zertifizierungen und so weiter.“

Alle Rechnungen, die dann über die bestehenden Einkaufbestellungen und Verträge eingehen, werden wieder dem Prozess der automatischen Rechnungsverarbeitung (AP Automation) zugeführt. „So schließt sich der Kreis: von der Transaktion zur Intelligenz und wieder zurück zur Transaktion. Wobei die Daten immer intelligenter wird.“

Für Maarten de Ru ist BSM ein Wachstumsmodell: von reinen Transaktionen zu Einblicken und optimaler Beschaffung. „Ausgaben sind der Geschäftsbereich, den man am unmittelbarsten steuern kann. Es ist einfacher, Einsparungen im Bereich Ausgaben zu erzielen, als mehr zu verkaufen.“

Die Vorteile von Business Spend Management liegen auf der Hand: mehr Effizienz im Prozess, bessere Einkaufsentscheidungen auf der Grundlage intelligenter Einkaufsdaten, Kosteneinsparungen und Reduzierung von Lieferantenrisiken. Noch wichtiger ist seiner Meinung nach, dass Einblicke und Intelligenz im Beschaffungsprozess ein Unternehmen widerstandsfähiger machen. „Wie wichtig das ist, hat sich in den letzten Jahren gezeigt. Bis vor kurzem konnten wir uns nicht viel unter einer Pandemie oder einem Krieg vorstellen. Jetzt ist das in Bezug auf Lieferanten plötzlich ein realistisches Szenario. Man muss in der Lage sein, schnell auf gute Alternativen ausweichen zu können. Diese Agilität erreicht man, wenn man aktuelle, relevante Daten intelligent nutzt.“