Het groeipad van factuur naar intelligente inkoop

Technologie die het factureringsproces van leveranciers digitaliseert, vormt de basis voor het groeimodel richting Business Spend Management (BSM). AP Automation-software herkent inkoopfacturen van alle leveranciers en slaat belangrijke data op, zoals factuurnummer, bedrag, leverancier, aard van de bestelling, enzovoorts. Er start een workflow voor goedkeuring van de factuur, waarna deze in het ERP-systeem terecht komt en betaalbaar wordt gesteld. Eén applicatie draagt daarmee zorg voor een efficiënt proces, controle, tijdige betalingen en minder administratieve handelingen.

Een actuele trend binnen organisaties die gebruik maken van AP Automation is het omzetten van al die transacties in gestructureerde data, zo ziet Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext. “Alle facturen samen leveren een enorme bak aan data op. Die kun je gebruiken om het inzicht in je inkoop te vergroten en op basis daarvan betere beslissingen te nemen. Daarmee neem je veel risico’s weg en – niet onbelangrijk – bespaar je kosten.”

Hij vergelijkt het met een huishoudboekje, maar dan bedrijfsmatig. “Het is voor een organisatie noodzakelijk om te weten waar geld aan wordt uitgegeven, door wie en aan welke leveranciers. Dat kun je in dashboards in beeld brengen. Dan komen vervolgvragen aan de orde, zoals: Wie zijn mijn grootste leveranciers? Het staat het met de leveringszekerheid? Worden afgesloten contracten wel gebruikt?”

Grote organisaties hebben soms wel 20 tot 30 leveranciers voor bijvoorbeeld kantoorartikelen. “Als je dat aantal terugbrengt naar één of twee gecontracteerde leveranciers, levert dat betere voorwaarden en scherpere inkoopprijzen op.”

Volgens De Ru komt het bovendien vaak voor dat een goed inkoopcontract in de praktijk onbenut blijft, bijvoorbeeld omdat het niet bekend is in de organisatie óf omdat mensen met hun vaste leverancier blijven werken. “Om dergelijke problemen te tackelen is intensieve samenwerking nodig tussen Inkoop en Finance. Inzicht in de uitgaven brengt die samenwerking op gang”, zo weet hij uit ervaring.

Een vervolgstap op inzicht is orde. In deze fase van het groeimodel worden looptijden en SLA-afspraken van alle lopende contracten vastgelegd en voor iedereen inzichtelijk, net als compliancy-eisen op het gebied van certificering, duurzaamheid en sociaal verantwoord ondernemen. “Het gaat er hier om dat je rangschikking gaat aanbrengen in het belang van contracten en de risico’s ervan”, licht De Ru toe. “Zo kun je, bijvoorbeeld via een koppeling met Graydon, de financiële gezondheid van je leveranciers monitoren. De continuïteit van een leverancier kan je primaire bedrijfsproces bedreigen. Dat moet je proberen voor te zijn.”

Elke medewerker in een organisatie is een ‘spender’ en moet bestellingen bij voorkeur doen via de webshopfunctie van het BSM-platform. Door alle contracten binnen het platform beschikbaar te maken in het bestelproces, blijft de hoeveelheid bestellingen ‘off-contract’ zo beperkt mogelijk. “Bij nieuwe leveranciers kun je vanuit het BSM-platform volgens een vast stramien eenvoudig offertes opvragen en de gegevens uitvragen die je belangrijk acht. Je legt vast dat de leverancier je inkoopvoorwaarden accepteert, toetst op certificeringen, enzovoorts.”

Alle facturen die vervolgens via de vastgestelde inkooporders en contracten binnenkomen, gaan weer het proces van automatische factuurverwerking (AP Automation) in. “Zo is de cirkel rond: van transactie naar intelligentie en weer terug naar transactie. Waarbij de intelligentie van de data steeds beter wordt.”

Maarten de Ru ziet BSM als een groeimodel: van louter transacties naar inzicht en optimale inkoop. “Uitgaven zijn het bedrijfsonderdeel waarop je het meest direct kunt sturen. Het is gemakkelijker om te besparen op uitgaven dan te proberen een euro extra te verkopen.”

De voordelen van Business Spend Management zijn overduidelijk: meer efficiency in het proces, betere inkoopbeslissingen op basis van intelligente inkoopdata, kostenbesparingen en reductie van leveranciersrisico’s. Nog belangrijker, in zijn ogen, is dat inzicht en intelligentie in het inkoopproces een organisatie weerbaarder maken. “Het belang hiervan is de laatste jaren duidelijk geworden. Tot voor kort konden we ons weinig voorstellen bij een pandemie of bij oorlog. Nu is het in relatie tot leveranciers ineens een realistisch scenario. Je moet snel kunnen schakelen naar goede alternatieven. Die wendbaarheid creëer je als je actuele, relevante data slim gebruikt.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Executive Finance.