Ein ERP-System eignet sich nicht für die Procurement-Funktion

Die Basisfunktion eines ERP-System besteht darin, Planungsbemühungen, wichtige Geschäftsinformationen und Prozesse aus dem gesamten Unternehmen zu verarbeiten und zusammenzuführen. Dazu gehört zum Beispiel die Verarbeitung und Pflege von Finanz- und Bestandsdaten. Das sind grundlegende Prozesse, bei denen riesige Datenmengen ausgetauscht werden, allerdings fehlen ihnen oft die Feinheiten, die für eine komplette und ausgereifte Procurement-Funktion erforderlich sind. Dies ist denn auch der Grund dafür, dass sich das Business Spend Management (BSM) immer weiter verbreitet. BSM deckt den kompletten Source-to-Pay-Prozess in Verbindung mit den bestehenden ERP-Systemen ab.

Es gibt fünf Grunde, warum eine BSM-Plattform die Lösung fürs Procurement ist. John Schouten, Director Product Management, listet fünf Gründe auf, warum man für die Procurement-Funktion eine BSM-Plattform wählen sollte.

• Nutzererlebnis

Der häufigste Grund, warum eine Source-to-Pay-Implementierung in ein ERP-System wieder eingestellt wird, ist das Nutzererlebnis. Wo ein ERP-System sich bei der Verarbeitung von Transaktionen und der Speicherung von großen Datenmengen hervortut, wurde dem Nutzererlebnis wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dieses wurde nur begrenzt berücksichtigt, weshalb Endbenutzer zuerst geschult und Handbücher verwendet werden müssen, um im ERP-System arbeiten zu können. Endnutzer erleben ein kompliziertes System, dadurch sehen sie den Mehrwert nicht und erleben eine riesige administrative Belastung. Ein Procurement-System kreiert für den Endbenutzer eine B2C-Webshop-Erfahrung in einer B2B-Umgebung, die vom gesamten Unternehmen übernommen werden kann.

• Integrationen

• Portfolio

Ein durchgehendes ERP-System bietet keine Unterstützung für den gesamten BSM-Bereich. Wichtige distinktive Faktoren im Bereich des Sourcings und Contract Managements lassen sich in einem ERP-System oft nicht oder kaum verwalten. Dadurch können die Vorteile eines guten und vollständig integrierten digitalen Beschaffungsverfahrens niemals vollständig genutzt werden. Es wird eine Best-of-Breed-Lösung benötigt, um Risiko und Compliance abzusichern, Kosteneinsparungen bei der Beschaffung zu erzielen und Bestellungen zu den vereinbarten Vertragsbedingungen aufzugeben.

• Golden record

Viele unserer Kunden haben, zum Beispiel aufgrund von Übernahmen, mehrere ERP-Systeme in Gebrauch und halten diese Vielfalt manchmal bewusst aufrecht. Es werden buchhalterisch Konsolidierungen durchgeführt, sodass auf Konzernebene berichtet werden kann. Aufgrund der unterschiedlichen ERP-Systeme ist es allerdings schwieriger, die Verfahren zu zentralisieren und zu straffen. Es fehlt an Einblick in Verpflichtungen, Aufwendungen und getroffene Absprachen mit Lieferanten und Einkaufskategorien über alle Betriebe hinweg. Dadurch entgehen dem Unternehmen Chancen und Kosteneinsparungen, es könnten zum Beispiel auf zentraler Ebene Einkaufsverträge ausgehandelt werden, um damit einen Mengenrabatt zu erzielen. Außerdem steigt so das Lieferantenrisiko, weil Sachen mit Parteien getan werden, die nicht überprüft wurden oder überwacht werden.

Ein ERP-System ist gut darin, wichtige Unternehmensdaten zusammenzuführen, allerdings bleibt es bei diesen statischen Daten. Häufig sind sie nicht auf dem neuesten Stand. Eine Echtzeitanalyse ist dadurch schwierig. Externe Daten können nicht erweitert werden, und sie werden im Prozess nicht berücksichtigt. Mit einem Golden Record werden Lieferantendaten zentralisiert. Diese Daten werden um Marktinformationen ergänzt, wie zum Beispiel Betrugsanfälligkeit, Kreditwürdigkeit und Nachhaltigkeit. Darüber hinaus können die Vorgänge im Prozess täglich mit diesen Werten verglichen werden, so dass die Benutzer gewarnt werden, wenn sich etwas geändert hat, oder automatisch eine zusätzliche Genehmigung angefordert werden.

• Zusammenarbeit innerhalb eines Ökosystems

Angesichts globaler Störungen in der Lieferkette, wie etwa Materialkosten, ein angespannter Arbeitsmarkt, Produktionsverzögerungen und Inflation, wird die Zusammenarbeit in der Kette immer wichtiger. BSM-Technologie unterstützt die Zusammenarbeit mit der gesamten Gemeinschaft und sorgt dafür, dass Leistungen und Risiken transparenter und zeitnaher werden, was zu einer größeren geschäftlichen Wirkung führt. So entsteht ein Ökosystem um den kompletten Source-to-Pay-Prozess herum. Dieses Ökosystem besteht letztendlich aus u.a. B2B-Webshops, Marktplätzen, Kreditratingagenturen und Integrationen für Nachhaltigkeitsbewertungen. Ein ERP-System hingegen ist nicht dafür gedacht, offen und zugänglich mit mehreren Parteien innerhalb des Einkaufsverfahrens zusammenzuarbeiten.

Ein ERP-System lässt sich aus dem Firmenleben nicht mehr wegdenken und hat sich in den letzten 40 Jahren als wichtiger Schalter für die Verarbeitung von Transaktionen in diversen Unternehmensverfahren und für die Speicherung von Daten bewährt. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass ERP-Systeme sich weniger gut für die Automatisierung und Zentralisierung der kompletten Procurement-Funktion eignen. Mit einer Business-Spend-Management-(BSM)-Plattform wird das gesamte Beschaffungsverfahren mit den dazugehörenden Aufgaben, Anwendungen und Daten in einem einzigen Ökosystem zentralisiert und optimiert. Dadurch sind Einblicke möglich, Risiken können minimiert werden und Verfahren standardisiert und automatisiert.

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