Ein ERP-System eignet sich nicht für die Procurement-Funktion

Die Werkzeuge sind doch bereits vorhanden, und es sind dem Anschein nach nur begrenzt „Zusatzkosten“ in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Lizenzen damit verbunden. Außerdem brauchen keine Integrationen erstellt zu werden. Die Daten sind bereits im ERP-System erfasst, und die Mitarbeiter kennen sich mit ihm aus. Kurzum, Win-Win für die Firma mit einem schnellen Time-to-Value. In der Praxis wird dieser Punkt, wo der Benutzer einen Mehrwert erkennen kann, leider nicht immer erreicht, weil die erwarteten Ergebnisse und Geschäftsfälle nicht erreicht werden. Kosten für Lizenzen und Beratung fallen beispielsweise höher aus als gedacht. John Schouten, Director Product Management, listet in diesem Blogbeitrag fünf Gründe auf, warum man für die Procurement-Funktion eine BSM-Plattform wählen sollte.

Die grundlegende Funktion eines ERP-Systems besteht darin, Planungsdaten, wichtige Geschäftsinformationen und Prozesse aus dem gesamten Unternehmen zu verarbeiten und zusammenzuführen. Beispiele hierfür sind die Verarbeitung und Verfolgung von Finanz- und Bestandsinformationen. Dies sind grundlegende Prozesse, bei denen große Datenmengen ausgetauscht werden, denen aber oft die Finesse für eine vollständige und ausgereifte Beschaffungsfunktion fehlt. Aus diesem Grund setzt sich das Business Spend Management (BSM) immer mehr durch. BSM deckt den gesamten Source-to-Pay-Prozess in Zusammenarbeit mit den vorhandenen ERP-Systemen ab.

Es gibt 5 Gründe, warum eine BSM-Plattform die Lösung für das Beschaffungswesen ist. John Schouten, Director Product Management, nennt 5 Gründe für die Wahl einer BSM-Plattform für die Beschaffungsfunktion.

Benutzererfahrung
Der häufigste Grund für den Abbruch einer Source-to-Pay-Implementierung mit einem ERP-System ist die Benutzerfreundlichkeit. Während sich ein ERP-System durch die Verarbeitung von Transaktionen und die Speicherung einer Vielzahl von Daten auszeichnet, wurde der Benutzerfreundlichkeit wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Diese Komponente wurde nur in begrenztem Umfang berücksichtigt, so dass die Endbenutzer zunächst geschult werden müssen und Handbücher für die Arbeit im ERP-System verwendet werden müssen. Die Endnutzer erleben ein kompliziertes System, der Mehrwert wird daher nicht gesehen und sie erleben einen enormen Verwaltungsaufwand. Ein Beschaffungssystem schafft ein B2C-Webshop-Erlebnis für den Endbenutzer in einer B2B-Umgebung, so dass die gesamte Organisation es annehmen kann.

Integrationen
BSM-Systeme, die in der Cloud betrieben werden, sind für den flexiblen Austausch von Daten zwischen anderen Systemen und dem ERP-System ausgelegt. Dies geschieht über Webdienste oder APIs. Ein BSM-System kann zeitnahe Erkenntnisse aus der Menge der Daten liefern, die sonst nicht zur Verfügung stehen würden. Diese Informationen können genutzt werden, um präzise auf Richtlinien oder Kooperationen zu reagieren. Darüber hinaus ist es standardmäßig möglich, sich mit Online-Marktplätzen (Webshops) zu verbinden, so dass die Verwaltung nicht in der eigenen Organisation liegt. Verfügt ein Lieferant nicht über einen Webshop, lässt sich die Verwaltung des Lieferantenkatalogs leicht selbst einrichten. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass die Digitalisierung des Prozesses in einem ERP-System einen gewissen Automatisierungsgrad ermöglicht. Diese Digitalisierung geht selten mit der elektronischen Abwicklung von nicht endproduktbezogenen Vorgängen einher, so dass der Automatisierungsgrad enttäuschend ist.

Portfolio
Ein laufendes ERP-System bietet keine Unterstützung für den gesamten BSM-Bereich. Wichtige Unterscheidungsmerkmale in den Bereichen Sourcing und Vertragsmanagement sind in einem ERP meist nicht oder nur schwer handhabbar. Dadurch können die Vorteile eines ordnungsgemäßen und vollständig integrierten digitalen Beschaffungsprozesses nie voll ausgeschöpft werden. Eine Best-of-Breed-Lösung wird benötigt, um Risiken und Compliance abzusichern, Kosteneinsparungen durch Beschaffung zu realisieren und Aufträge zu den definierten Vertragsbedingungen zu vergeben.

Goldene Schallplatte
Viele unserer Kunden haben, sei es durch Übernahmen oder aus anderen Gründen, mehrere ERP-Systeme im Einsatz und halten diese Vielfalt manchmal absichtlich aufrecht. In der Buchhaltung werden Konsolidierungen vorgenommen, damit die Berichterstattung auf Unternehmensebene erfolgen kann. Allerdings ist es aufgrund der Vielfalt der ERP-Systeme schwieriger, Prozesse zu zentralisieren und zu rationalisieren. Es fehlt der Einblick in Verpflichtungen, Ausgaben und Vereinbarungen mit Lieferanten und Einkaufskategorien in allen Unternehmen.  Infolgedessen werden Chancen und Kosteneinsparungen verpasst, z. B. die Aushandlung von Beschaffungsverträgen auf zentraler Ebene, um Größenvorteile zu erzielen. Darüber hinaus erhöhen sich die Risiken für die Lieferanten, da Geschäfte mit Parteien getätigt werden, die nicht geprüft oder überwacht werden.

Ein ERP-System ist zwar gut darin, wichtige Geschäftsinformationen zusammenzuführen, aber es bleibt bei diesen statischen Daten. Diese Daten sind oft nicht aktuell. Analysen in Echtzeit sind daher schwierig. Externe Informationen können nicht angereichert werden und werden im Prozess nicht berücksichtigt. Mit einer goldenen Schallplatte werden die Lieferantendaten zentralisiert. Die Daten werden mit Marktinformationen wie Betrugsanfälligkeit, Kreditwürdigkeit und Nachhaltigkeit angereichert. Darüber hinaus können die Transaktionen im Prozess täglich mit diesen Scores abgeglichen werden, so dass die Benutzer gewarnt werden, wenn sich etwas geändert hat, oder automatisch eine zusätzliche Genehmigung angefordert wird.

Zusammenarbeit innerhalb eines Ökosystems
Angesichts globaler Störungen in der Lieferkette, wie z. B. Materialknappheit, angespannter Arbeitsmarkt, Produktionsverzögerungen und Inflation, wird die Zusammenarbeit innerhalb der Kette immer wichtiger. Die BSM-Technologie umfasst die gemeinschaftsweite Zusammenarbeit, so dass mehr geschäftliche Auswirkungen erzielt werden können, indem Leistung und Risiko transparenter und zeitnaher gemacht werden. Auf diese Weise wird ein Ökosystem um den gesamten Source-to-Pay-Prozess herum geschaffen. Dieses Ökosystem umfasst letztlich B2B-Webshops, Marktplätze, Rating-Agenturen und Integrationen für Nachhaltigkeitsratings, um nur einige zu nennen. Im Gegensatz dazu ist ein ERP-System nicht für eine offene und zugängliche Zusammenarbeit mit mehreren Parteien innerhalb des Beschaffungsprozesses ausgelegt.

Ein ERP-System ist aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken und hat sich in den letzten 40 Jahren als wichtiges Bindeglied zur Abwicklung von Transaktionen in verschiedenen Geschäftsprozessen und zur Speicherung von Daten bewährt. Die Praxis zeigt jedoch, dass ERP-Systeme weniger geeignet sind, die gesamte Beschaffungsfunktion zu automatisieren und zu zentralisieren. Mit einer Business Spend Management (BSM) Plattform wird der gesamte Beschaffungsprozess mit den dazugehörigen Aufgaben, Anwendungen und Daten in einem einzigen Ökosystem zentralisiert und optimiert. Dies bietet Einblicke, minimiert Risiken und standardisiert und automatisiert Prozesse.

Eine Business Spend Management Plattform für: Lieferantenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement, Beschaffung, AP-Automatisierung, Spend Analytics und mehr.