Een ERP is niet geschikt voor de procurement functie

In de praktijk zien we het vaak: men probeert de procurement functie in het ERP-systeem en spreadsheets te integreren. Geregeld zien wij het mislukken, maar de reden voor het proberen is simpel. Het ERP systeem is er al en het aanmaken, verzenden en beheren van de inkooporders voor product gerelateerde inkopen werkt goed. Waarom dan niet voor de hele procurement functie (inclusief niet eindproduct gerelateerde uitgaven) toepassen?

Waarom kiezen voor een BSM-platform boven alleen ERP?

De tooling is toch al aanwezig en er zijn op het oog ‘beperkte meerkosten’ mee gemoeid in zowel tijd, middelen en licenties. Daarnaast hoeven er geen integraties gebouwd te worden. De informatie zit al in het ERP-systeem en medewerkers zijn bekend met het ERP systeem. Kortom een win-win voor de organisatie met een snelle time-to-value. Deze time-to-value blijkt jammer genoeg in de praktijk niet altijd gerealiseerd te worden omdat de verwachte resultaten en business-case niet worden bereikt. Kosten voor licenties en consultancy vallen bijvoorbeeld hoger uit dan gedacht. John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, deelt in deze blog 5 redenen om voor de procurement functie een BSM platform te kiezen.

De verkeerde keuze

De basisfunctie van een ERP systeem is het verwerken en het samenbrengen van planningsinzet, belangrijke bedrijfsinformatie en processen vanuit de gehele organisatie. Voorbeelden zijn het verwerken en bijhouden van financiële- en voorraad gerelateerde informatie. Dit zijn basisprocessen met een uitwisseling van enorm veel data, maar missen vaak de finesse voor een volledige en volwassen procurement functie. Dit is dan ook de reden dat Business Spend Management (BSM) steeds meer haar intrede doet. BSM beslaat het volledige Source-to-Pay proces in samenwerking met de aanwezige ERP systemen.

Er zijn 5 redenen waarom een BSM platform dé oplossing is voor Procurement. John Schouten, Director Product Management deelt 5 redenen om voor de procurement functie een BSM platform te kiezen.

User Experience

De meest voorkomende reden om een Source-to-Pay implementatie met een ERP systeem te stoppen is de gebruikerservaring. Waar een ERP systeem uitblinkt in de verwerking van transacties en opslag van veel data, is aan de User Experience weinig aandacht geschonken. Dit onderdeel is beperkt meegenomen waardoor eindgebruikers eerst getraind moeten worden en handleidingen gebruikt moeten worden om te werken in het ERP systeem. Eindgebruikers ervaren een ingewikkeld systeem, de toegevoegde waarde wordt daardoor niet gezien en men ervaart een enorme administratieve last. Een procurement systeem creëert voor de eindgebruiker een B2C webshop ervaring in een B2B omgeving, waardoor de gehele organisatie het kan omarmen.

Integraties

BSM systemen die in de cloud opereren zijn gemaakt voor het flexibel uitwisselen van data tussen andere systemen en het ERP systeem. Dit gebeurt via webservices of API’s. Een BSM systeem kan uit de hoeveelheid data tijdig inzichten geven die anders niet voorhanden zouden zijn. Met deze informatie kan er accuraat gereageerd worden op het beleid of samenwerkingen. Daarnaast is het standaard mogelijk om te verbinden met online marktplaatsen (webshops) waardoor beheer niet in de eigen organisatie komt te liggen. Als een leverancier geen webshop heeft is het beheer van leveranciers catalogi eenvoudig zelf in te richten. Door de digitalisering van het proces in een ERP systeem wordt vaak onterecht verondersteld dat hiermee een mate van automatisering mogelijk wordt. Deze digitalisering gaat zelden gepaard met het elektronisch verwerken van niet eindproduct gerelateerde transacties waardoor de mate van automatisering tegenvalt.

"Procurement oplossingen in de cloud zijn gemaakt voor het flexibel uitwisselen van data tussen het ERP en andere systemen."

- John Schouten, Director Product Management | ISPnext

Portfolio
Een doorgaand ERP systeem biedt geen ondersteuning voor het hele BSM domein. Belangrijke onderscheidende factoren op het gebied van sourcing en contract management zijn veelal niet of nauwelijks te beheren in een ERP. Hierdoor kunnen de voordelen van een goede en volledig geïntegreerd digitaal procurement proces nooit volledig worden benut. Er een best-of-breed oplossing noodzakelijk om de risk & compliance te borgen, kostenbesparingen uit sourcing te realiseren en bestellingen te plaatsen tegen de vastgelegde contract condities en voorwaarden.

Golden record
Veel van onze klanten hebben, al dan niet door overnames, meerdere ERP systemen in gebruik en houden deze diversiteit soms bewust in stand. Boekhoudkundig worden er consolidaties gemaakt zodat er op concern niveau gerapporteerd kan worden. De processen zijn echter lastiger te centraliseren en te stroomlijnen door de verscheidenheid aan ERP systemen. Het ontbreekt aan inzicht in verplichtingen, uitgaven en gemaakte afspraken bij leveranciers en inkoopcategorieën over alle bedrijven heen. Hierdoor worden kansen en kostenbesparingen gemist zoals op centraal niveau inkoopcontracten onderhandelen om daarmee schaalvoordeel te realiseren. Daarnaast worden leveranciersrisico’s vergroot omdat er zaken worden gedaan met partijen die niet getoetst zijn of worden gemonitord.

Een ERP systeem is goed in het samenbrengen van belangrijke bedrijfsinformatie, echter blijft het bij deze statische data. Deze data is vaak niet up-to-date. Real time analyse is daarmee lastig. Er kan geen verrijking van externe informatie plaatsvinden en er wordt in het proces geen rekening gehouden met deze informatie. Met een golden record worden leveranciersgegevens gecentraliseerd. De data wordt verrijkt met marktinformatie zoals fraudegevoeligheid, kredietwaardigheid en duurzaamheid. Daarnaast kunnen de transacties in het proces dagelijks worden getoetst met deze scores, gebruikers signaleren als iets is gewijzigd of automatisch een aanvullende goedkeuring vragen.

Samenwerking binnen een eco-systeem
Met de wereldwijde supply chain verstoringen, zoals materiaalkorten, krappe arbeidsmarkt, productievertragingen en inflatie, wordt samenwerking in de keten steeds belangrijker. BSM technologie omarmt de samenwerking met de gehele community zodat er meer business impact gerealiseerd kan worden door prestaties en risico’s transparanter en tijdiger te maken. Op deze wijze ontstaat een eco-systeem omtrent het volledige Source-to-Pay proces. Dit eco-systeem bestaat uiteindelijk uit o.a. B2B webshops, marketplaces, kredietbeoordelaars en integraties voor duurzaamheidsratings. Een ERP systeem is daarentegen niet ontwikkeld om open en toegankelijk in samen te werken met meerdere partijen binnen het inkoopproces.

Strategisch kiezen voor BSM

Een ERP systeem is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven en heeft zich in de laatste 40 jaar bewezen als belangrijke schakel voor het verwerken van transacties in diverse bedrijfsprocessen en het opslaan van data. Uit de praktijk blijkt echter dat ERP systemen minder geschikt zijn voor de automatisering en centralisering van de volledige procurement functie. Met een Business Spend Management (BSM) platform wordt het gehele procurement proces met bijbehorende taken, applicaties en data gecentraliseerd en geoptimaliseerd in één enkelvoudig ecosysteem. Hierdoor worden inzichten verkregen, kunnen risico’s worden geminimaliseerd en processen gestandaardiseerd en geautomatiseerd.

Start met het managen van alle uitgaven en processen van jouw organisatie. Eén Business Spend Management platform voor: Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Procurement, AP Automation, Spend Analytics en meer.

Business Spend Management in 6 stappen

Download onze whitepaper Business Spend Management in 6 stappen en ontdek hoe je meer controle krijgt over uitgaven en besparingen realiseert. Ga direct aan de slag met praktische stappen en verbeter jouw spend management!