KPIs und Dashboards helfen bei der Wertrealisierung

Dashboards spielen eine wichtige Rolle bei den Business Spend Management-Lösungen von ISPnext. Genau wie KPIs, Variablen zur Analyse der Leistung eines Unternehmens, einer Marke oder eines Produkts. Mit Hilfe von Dashboards lassen sich Daten viel einfacher in Informationen umwandeln, die für verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens von Interesse sind. Laut ISPnext geht es dabei um nichts anderes als um das Erfassen von Echtzeitdaten aus verschiedenen Prozessen. Diese Daten, z.B. aus einem ERP-System, werden in Kennzahlen umgewandelt. Daraus lassen sich ausgehend von einem jeweils vom Unternehmen festgelegten Standard oder Benchmark bereits Rückschlüsse auf den Verlauf des Prozesses ziehen. Auf diese Weise kann die Finanzabteilung ihre beratende Funktion für andere Abteilungen noch besser erfüllen. „Anhand von Dashboards lassen sich Trends erkennen. Aber man bekommt keine Lösungen für etwaige Engpässe bei Betriebsprozessen“, warnt De Ru. „Um Engpässe zu erkennen, braucht man diese Details jedoch, und man kann sie über ein Dashboard verdeutlichen. Dashboards spiegeln im Grunde die Richtung von Prozessen wider.“

Sobald man die Engpässe im Unternehmensprozess identifiziert hat, ist es wichtig, die Prozesse und Verfahren im Hinblick auf die Zukunft zu verbessern. Es ist dann notwendig, die KPIs zu überwachen. Da alle Abteilungen und Funktionen unterschiedliche Informationsbedürfnisse haben, sollten sie auch ihren eigenen Satz KPIs bekommen. Auf diese Weise zeigt man die Auswirkungen auf, und jede Abteilung und Funktion erhält für jeden KPI Verbesserungsvorschläge. Dies ist wiederum möglich, indem man einen Standard im Unternehmen mit einem KPI verknüpft oder sich an einer Benchmark orientiert.

Aber wie sorgt man für diesen Mehrwert? Leppers führte ein Beispiel an, das zeigt, dass man mit Hilfe von KPIs Gewinne aus Bereichen des Unternehmens herausholen kann, in denen man sie nicht erwartet: Ausgaben als Gewinnpotenzial. Auch hier ist die Detailgenauigkeit ein wichtiger Faktor. Einer der KPIs bezieht sich auf den Rechnungsfluss innerhalb des Unternehmens. „Es hat den Anschein, dass viele Unternehmen ihre Rechnungen verspätet bezahlen“, so Leppers. Er fragte laut, ob das der richtige Weg sei. Es birgt viele Vorteile, eine Rechnung pünktlich zu bezahlen. „In vielen Fällen lässt sich ein Gewinn erzielen, wenn man pünktlich zahlt. Vielleicht gibt es Zahlungsnachlässe oder andere Formen von Rabatten. Darüber lassen sich gute Vereinbarungen zwischen der Beschaffungs- und der Finanzabteilung treffen.“ Es handelt sich dabei vielleicht um 1 oder 2 Prozent, also keine wirklich großen Beträge, meint Leppers, aber wenn man dies zu seiner Strategie macht und gute Vereinbarungen mit den Lieferanten trifft, wirkt sich dies auch in anderer Hinsicht zugunsten des Unternehmens aus. Zunächst einmal natürlich der erhaltene Rabatt. Darüber hinaus wird die Beziehung zum Lieferanten gestärkt, was sehr nützlich sein kann, wenn man die derzeitige Knappheit von Produkten oder Produktionsressourcen bedenkt. Lieferanten ziehen es vor, mit Unternehmen zu verhandeln, die pünktlich zahlen. Dies kommt auch dem Ruf Ihres Unternehmens zugute, denn jeder möchte mit Unternehmen zusammenarbeiten, die korrekt bezahlen. Die pünktliche Bezahlung von Rechnungen muss nicht einmal zu Mehrarbeit führen. Möglicherweise ist die Durchlaufzeit der Rechnungen innerhalb des Unternehmens viel kürzer als die endgültige Zahlungsfrist.

Es gibt also viele Möglichkeiten für die Finanzabteilung, zusammen mit dem Einkauf oder anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens zu einer höheren Wertschöpfung beizutragen. Dazu muss man jedoch entsprechende Einblicke in die Abläufe gewinnen. „Man sollte sich dabei nicht auf die Finanzdaten als Endergebnis konzentrieren“, rät De Ru. „Die Daten, die man letztendlich erhält, sind das Ergebnis aller Prozesse, die davor stattgefunden haben. Die Abteilungen innerhalb eines Unternehmens ziehen nicht in ausreichendem Maße an einem Strang. Insbesondere bei den Abteilungen Einkauf und Finanzen ist dies eigentlich ein Muss. So kann man einen Mehrwert schaffen.“ Mehr zu verkaufen ist nicht immer die Lösung, um am Ende mehr Gewinn zu erzielen, so sein Schlussfolgerung. Es kommt auf die Details an. „Man sieht es erst, wenn man es erkennt“, zitierte De Ru einen der vielen weisen Sprüche von Johan Cruijff.

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Financieel Management erstellt.