Mit eigenem Dashboard erkennt der CFO Ausgabentrends

Die Digitalisierung der Ausgaben verschafft den Finanzabteilungen einen genaueren Einblick in die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Es geht jedoch nicht nur um ein ansprechendes Dashboard. Anhand moderner Software erhält der CFO konkrete Empfehlungen, wie er bestimmte Ziele erreichen kann.

Und all das mit dem Ziel, die Ausgaben vorhersehbarer und das Unternehmen agiler zu machen, sagt Maarten de Ru. Er ist Director Partners & Alliances bei ISPnext, ein Unternehmen, das Software für den gesamten Prozess von der ersten Beschaffung bis zur Bezahlung der Rechnung bzw. von Source-to-Pay entwickelt.

Transparente Kette

Seiner Ansicht nach ist die Flexibilität beim Lieferantenmanagement von entscheidender Bedeutung für ein Unternehmen. „Es gibt dabei eine ganze Reihe von Herausforderungen. Man denke nur an die Sicherheit der Lieferung von Waren und Dienstleistungen. Wir haben in den letzten Jahren gesehen, dass alle möglichen Umstände den Zustrom stören können. In solchen Zeiten muss man in der Lage sein, seine Abläufe anzupassen. Das beginnt damit, dass man immer Alternativen im Blick hat.“

Das hängt auch mit dem Risikomanagement zusammen. „Die Kette wird immer transparenter. Man möchte einen Überblick darüber haben, wer die Lieferanten sind und in welchem Maße sie Anforderungen an z.B. Nachhaltigkeit und Zertifizierung erfüllen.“

Planbar und flexibel

Eine Plattform für Business Spend Management (BSM) bringt Informationen über Lieferanten, Verträge, Konditionen und Ausgaben an einem Ort zusammen. Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung dieses Prozesses sind Beschleunigung, geringere Fehlerquote und weniger Verwaltungsaufwand. Letzteres ist insbesondere angesichts der angespannten Arbeitsmarktlage hilfreich. „Der CFO sollte auch die Kapazitäten innerhalb seines eigenen Finanzteams prüfen“, so De Ru. „Man möchte die verfügbaren Vollzeitäquivalente so effizient wie möglich einsetzen.“

Der sekundäre Nutzen, nämlich die Möglichkeit, auf der Grundlage der Daten in die Zukunft zu blicken, birgt sogar noch mehr Potenzial. „Das macht Ausgaben planbarer, man kann Zwischenfälle vermeiden und ist flexibler.“

„Der CFO muss auch die Kapazitäten innerhalb seines eigenen Finanzteams prüfen.“

- Maarten de Ru, Director Operations | ISPnext

Spezifisches Dashboard für den CFO

Zu diesem Zweck hat ISPnext funktionsspezifische Dashboards entwickelt. So gibt es beispielsweise Dashboards für CEOs und Abteilungs- oder Bereichsleiter, für Vertragsmanager und Budgetverantwortliche sowie eines eigens für den Finanzleiter und den CFO. „Die Datenanforderungen und Herausforderungen eines CFOs unterscheiden sich von denen eines Einkäufers oder Vertragsmanagers“, erklärt De Ru. „Aufgrund unseren praktischen Erfahrungen bieten wir den optimalen Überblick pro Funktion.“

Innerhalb eines solchen Dashboards werden mehrere KPIs (Key Performance Indicators) angezeigt, die natürlich für jede Funktion unterschiedlich sind. Ein Beispiel für einen solchen KPI für einen CFO ist die so genannte „Vertragstreue“ bzw. „Contract Compliance“: das Ausmaß, in dem die Beschaffung entsprechend den Vereinbarungen mit den beauftragten Lieferanten erfolgt. Schließlich geht es darum, bereits abgeschlossene Beschaffungsverträge optimal zu nutzen, da diesen im Idealfall bereits die besten Konditionen und Preise zugrunde liegen.

80 % Teil des Vertrags

„Der KPI kann beispielsweise so aussehen, dass 80 % der Ausgaben innerhalb bestehender Verträge getätigt werden sollten. Andernfalls entgehen einem möglicherweise Vertragsrabatte oder aber die angestrebten Umsatzziele werden bei bestimmten Lieferanten nicht erreicht. Darüber hinaus ginge man zusätzliche „off-contract“-Risiken ein, wie z.B. Nichteinhaltung, aber auch Preisschwankungen und Liefersicherheit.“

„Angenommen, die Vertragserfüllung liegt bei 60 %“, fährt De Ru fort. „Das hieße, man zahlt im Zweifelsfall drauf. Aber man hinkt seinem Ziel nicht nur hinterher. Nein, ein solcher KPI wird noch weiter vertieft. Die Plattform liefert Vorschläge, wie man das Ziel erreichen kann, quasi eine Art Roadmap.“ In diesem Fall handelt es sich um Vorschläge, das Wissen um die Vertragslieferanten innerhalb des Unternehmens zu erhöhen oder – drastischer – Rechnungen von Lieferanten ohne Vertrag nicht zu bearbeiten (no contract, no pay).

Bezahlung von Rechnungen

Weitere KPIs im Finanzbereich sind die Durchlaufzeit von Rechnungen (wie effizient verläuft der Rechnungsprozess?) und der Prozentsatz der pünktlich bezahlten Rechnungen. „Verspätet bezahlte Rechnungen verursachen unnötigen Aufwand in der Finanzverwaltung durch Telefonate, E-Mails und Versenden von Mahnungen. In der Kette können Finanzierungsprobleme sogar Lieferprobleme nach sich ziehen.“ Auch hier spricht das System Empfehlungen aus, um das Ziel (90 % pünktliche Zahlungen) zu erreichen.

„Ein maßgeschneidertes Dashboard hilft dem CFO, Trends zu erkennen“, fasst Maarten de Ru den Nutzen von „Spend Dashboarding“ zusammen. „Anhand von Einblicken in die Ausgaben bieten sich Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und die Reduzierung von Lieferantenrisiken. Ein datengesteuerter Ansatz beim Beschaffungsprozess macht ein Unternehmen auch weitaus widerstandsfähiger.“

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Executive Finance erstellt.

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