Met eigen dashboard herkent CFO trends in uitgaven

Een platform voor Business Spend Management (BSM) brengt leveranciers, contracten, condities en uitgaven in kaart. Primaire voordelen van de digitalisering van dit proces zijn versnelling, een lagere foutmarge en minder administratief werk. Dat laatste is geen overbodige luxe in de krappe arbeidsmarkt. “De CFO moet ook binnen zijn eigen financeteam kijken naar de capaciteit”, stelt De Ru. “Je wilt de beschikbare FTE’s zo efficiënt mogelijk inzetten.”

Het secundaire voordeel, namelijk het vermogen om op basis van de data in de toekomst te kijken, heeft nog meer potentieel. “Dat maakt uitgaven meer planbaar, je kunt incidenten voorkomen en het maakt je flexibeler.”

ISPnext heeft daartoe dashboards ontwikkeld die functie-specifiek zijn. Zo zijn er dashboards voor CEO’s en managers, voor contractmanagers en budgethouders, maar ook één specifiek voor de financemanager en CFO. “De data-behoefte en uitdagingen van een CFO zijn anders dan die van een inkoper of contractmanager”, verklaart De Ru. “Op basis van onze praktijkervaringen bieden we per functie het meest optimale overzicht aan.”

Binnen zo’n dashboard zijn meerdere KPI’s (key performance indicators) in beeld, uiteraard ook weer per functie verschillend. Een voorbeeld van zo’n KPI voor een CFO is de zogeheten ‘contract compliance’: de mate waarin inkopen plaatsvinden binnen afspraken met gecontracteerde leveranciers. Het streven is immers om zo veel mogelijk gebruik te maken van afgesloten inkoopcontracten, omdat die – als het goed is – de beste voorwaarden en prijzen kennen. 

“De KPI kan zijn dat 80% van de uitgaven dient plaats te vinden binnen bestaande contracten. Anders loop je mogelijk contractkortingen mis of worden beoogde omzetdoelstellingen bij bepaalde leveranciers niet gehaald. Bovendien loop je ‘off-contract’ extra risico’s, zoals niet compliant handelen maar ook prijsfluctuaties en leveringszekerheid.”

“Stel nou dat de contract compliance 60% is”, vervolgt De Ru. “Dan laat je dus geld liggen. Maar het blijft niet alleen bij de constatering dat je achterloopt bij de doelstelling. Nee, we verdiepen zo’n KPI. Het platform reikt suggesties aan om het doel te halen, een stappenplan.” In dit geval zijn dat bijvoorbeeld suggesties om gecontracteerde leveranciers beter bekend te maken binnen de organisatie of – drastischer – facturen van leveranciers zonder contract niet in behandeling te nemen (no contract, no pay).

Andere KPI’s op het terrein van finance zijn bijvoorbeeld de doorlooptijd van facturen (hoe efficiënt verloopt het factuurproces?) en het percentage facturen dat op tijd wordt betaald. “Te laat betaalde facturen zorgen voor onnodige inzet van de financiële administratie, met telefoontjes, mails en het verwerken van aanmaningen. Maar in de keten kunnen financieringsproblemen zelfs leiden tot leveringsproblemen.” Ook hier biedt het systeem suggesties om het doel (90% op tijd betaald) te halen.

“Een aangepast dashboard helpt de CFO om trends te herkennen”, zo vat Maarten de Ru het nut van ‘spend dashboarding’ samen. “Inzicht in uitgaven biedt mogelijkheden tot kostenbesparingen en reductie van leveranciersrisico’s. Intelligentie in het inkoopproces maakt je organisatie bovendien een stuk weerbaarder.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Executive Finance.