Optimales Lieferantenmanagement

Dirk Jan Leppers: „Vendor Management verfügt über ein großes Angebot an Funktionalitäten, die im Hinblick auf Compliance interessant sind. Wir heben einige Funktionalitäten heraus“:

• Abruf und Pflege von Lieferantendaten und Unterlagen
• Interne Bewertung der eingehenden Informationen über einen Workflow
• Bearbeitung der Reklamationen von Lieferanten oder Auftraggebern
• Onboarding von Lieferanten
• Durchführung interner und externer Leistungsmessungen.

„Sie fordern die Lieferantenunterlagen über das Supplier Portal bei den Lieferanten an und speichern diese nach der internen Freigabe im Vendor Management. Die Lieferanten können sich selbst anmelden, um die erforderlichen Unterlagen zu übermitteln. Um die Erfahrungen mit Lieferanten anschließend messbar zu machen, nutzen Sie ein Vendor Rating. Sie führen Umfragen im Unternehmen durch, um so die Erfahrungen abzufragen. Wir schauen uns diese beiden Funktionalitäten im Vendor Management etwas genauer an.“

Dirk Jan Leppers erläutert das Supplier Portal: „Das Anfordern allerlei Unterlagen bei den Lieferanten kann für die Einkaufsabteilung eine enorme Belastung darstellen. Zertifizierungen müssen angefordert werden, Preislisten müssen aktuell sein und Fragebögen zum Beispiel zu ESG müssen ausgefüllt werden. Über das Supplier Portal können Lieferanten selbstständig Unterlagen und Daten übermitteln lassen und diese an einer zentralen Stelle speichern.  Laden Sie Lieferanten ein, sodass sie sich im Supplier Portal anmelden und die angeforderten Unterlagen übermitteln können. Die Einkaufsorganisation kann den Prozess anschließend in der Software begleiten und die Unterlagen akzeptieren und speichern. Ist die Gültigkeit der Unterlagen abgelaufen? Dann kann dieser Prozess einfach wiederholt werden.“

Ob es sich um ISO-Zertifizierungsdokumente, Auszüge oder Preislisten handelt: Das Supplier Portal bietet einen automatisierten Einblick in die von den Lieferanten benötigten Informationen. „Sie können einen Workflow für eine bestimmte Einkaufskategorie oder Lieferantengruppe erstellen, um auf diese Weise die korrekten Daten und Unterlagen einfach und schnell anzufordern. Diese Unterlagen werden anschließend den Spezialisten im Unternehmen zur Freigabe vorgelegt. Für alle Daten und Unterlagen kann ein Gültigkeitsdatum vergeben werden. Sobald die Gültigkeit dieser Unterlagen abgelaufen ist, erhält der Lieferant eine automatische Aufforderung, diese Daten zu aktualisieren.“

„Wer kann Ihnen einen besseren Einblick in die Leistungen der Lieferanten verschaffen als die Mitarbeiter, die tatsächlich Kontakt zu den Lieferanten haben. Vendor Rating bietet Einkäufern quantitative, aber insbesondere qualitative Einblicke in die Lieferantenleistungen. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Lieferanten besser gesteuert und Einsparungen realisiert werden, und Einkäufer können bessere Entscheidungen im Hinblick auf Vertragsabschlüsse mit neuen Lieferanten treffen“, erläutert Dirk Jan.

Im Modul Vendor Rating können Sie Lieferanten anhand verschiedener Methoden beurteilen. Diese Bewertungen werden in den Vendor Rating-Dashboards angezeigt, wodurch auf einen Blick deutlich wird, welche Lieferanten eine gute Leistung erbringen und welche nicht.

„Über Vendor Rating können Sie Ihre eigenen Umfrage-Templates mit verschiedenen Kapiteln, Fragen und Gewichtungsfaktoren erstellen. Führen Sie diese Umfragen unter den Mitarbeitern durch, die viel mit Lieferanten zusammenarbeiten, um deren Erfahrungen zu erfragen. Die Ergebnisse dieser Umfragen fließen anschließend in die Bewertung des Lieferanten ein. Wenn Sie diese Umfragen regelmäßig durchführen, können Sie Trends aufzeigen. Sie können Umfragen natürlich auch an Lieferanten verschicken, um wichtige Informationen zu erheben.“