Optimaal leveranciers-management

Dirk Jan Leppers: ''Vendor Management beschikt over een groot aanbod aan functionaliteiten die interessant zijn ten behoeve van compliance. We lichten een aantal functionaliteiten uit'':

• Leveranciersdata en documentatie opvragen en op orde houden;
• De binnengekomen informatie intern beoordelen middels een workflow;
• Handel klachten af vanuit leverancier of opdrachtgever;
• Het onboarden van leveranciers;
• Voer in- en externe prestatiemetingen uit.

'''Leveranciersdocumentatie vraag je op via de Supplier Portal bij leveranciers en uiteindelijk sla je deze informatie op in Vendor Management na interne goedkeuring. Leveranciers kunnen zelf inloggen om de benodigde documentatie aan te leveren. Om vervolgens de ervaringen met leveranciers meetbaar te maken maak je gebruik van Vendor Rating. Je maakt enquêtes en deelt deze met de organisatie om zo de ervaringen boven water te halen. We zoomen verder in op deze twee functionaliteiten binnen Vendor Management.''

Dirk Jan Leppers licht de Supplier Portal verder toe: ''Het opvragen van allerlei documentatie bij leveranciers kan een enorme belasting zijn voor de inkooporganisatie. Certificeringen moeten opgevraagd worden, prijslijsten moeten up-to-date zijn en vragenlijsten over bijvoorbeeld ESG moeten worden ingevuld. Met de Supplier Portal kun je leveranciers zelfstandig documenten en gegevens aan laten leveren en deze opslaan op één centrale plek. Nodig leveranciers uit zodat zij in kunnen loggen in de Supplier Portal en de gevraagde documentatie kunnen aanleveren. De inkooporganisatie kan het proces vervolgens in de software begeleiden en de documentatie accepteren en opslaan. Is de geldigheid van de documentatie verlopen? Dan kan dit proces eenvoudig herhaald worden.''

Of het nu ISO-certificeringsdocumenten, uittreksels of prijslijsten zijn: de Supplier Portal levert je een geautomatiseerd inzicht in de benodigde informatie van leveranciers. ''Je kunt voor een bepaalde inkoopcategorie of groep leveranciers een workflow aanmaken om zo eenvoudig en snel de juiste gegevens en documenten op te vragen. Deze documenten worden vervolgens ter goedkeuring aangeboden aan de specialisten binnen de organisatie. Aan alle gegevens en documentatie kan een geldigheidstermijn gekoppeld worden. Als de geldigheid van deze documentatie verlopen is, krijgt de leverancier een automatische notificatie om deze gegevens te vernieuwen.''

''Wie kan er nu beter inzicht verschaffen in de prestaties van leveranciers dan de medewerkers die daadwerkelijk contact hebben met leveranciers? Vendor Rating biedt inkopers kwantitatief, maar vooral kwalitatief inzicht in leveranciersprestaties. Op basis van deze inzichten kunnen leveranciers beter gestuurd worden, besparingen gerealiseerd worden en kunnen inkopers betere beslissingen maken over het contracteren van nieuwe leveranciers'' licht Dirk Jan toe.

In de module Vendor Rating kun je aan de hand van diverse methodes leveranciers beoordelen. Deze scores worden getoond op de Vendor Rating dashboards waardoor in één oogopslag duidelijk wordt welke leveranciers goed presteren en welke niet.

''Via Vendor Rating kun je je eigen enquête templates bouwen met verschillende hoofdstukken, vragen en wegingsfactoren. Deel deze enquêtes met medewerkers die veel samenwerken met leveranciers om ervaringen in kaart te brengen. De resultaten van deze enquêtes worden vervolgens meegenomen in de beoordeling van de leverancier. Door enquêtes regelmatig af te nemen, maak je trends inzichtelijk. Ook kunnen enquêtes natuurlijk naar de leverancier verstuurd worden om belangrijke informatie te verzamelen.''