Regeln Sie die Kommunikation mit Ihren Lieferanten im Supplier Portal

Das Anfordern von Dokumenten von Ihrem Lieferanten als Teil des Vertrags erfolgt oft auf dem Postweg, nimmt jedes Mal Zeit in Anspruch und der Fortschritt ist schwer zu überwachen. Dirk Jan: "Die Anforderung von Dokumenten ist schnell und einfach, wenn Sie Audits über Vendor Management senden. Ihr Lieferant sieht Ihre Anfrage sofort im Lieferantenportal von Vendor Management und kann die angeforderten Dokumente einfach hochladen. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung, dass die Dokumente geliefert wurden. Diese können intern über einen Workflow geprüft und nach der Prüfung mit dem Vertrag oder Lieferanten verknüpft werden."

Änderungen bei Ansprechpartnern können im Supplier Portal laufend durch den Lieferanten selbst vorgenommen werden, dies gilt auch für Adress- und Bankdaten. Man kann den Lieferanten auch bitten, diese Daten regelmäßig auf ihre Aktualität zu überprüfen. Nachdem der Lieferant eine Änderung vorgenommen hat, wird man entsprechend darüber benachrichtigt. Nach der internen Prüfung werden die Informationen in Vendor Management aktualisiert.

"Indem der Lieferant ab und zu daran erinnert wird, Lieferanteninformationen, wie z.B. Kontaktdaten, zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren, gewährleistet man eine aktuelle Lieferantendatenbank. Regelmäßige Aktualisierungen sind empfehlenswert."

Stellen Sie die Angebotsanfrage einfach zusammen, einschließlich Produktpreisen, Fragebögen und zugehörigen Dokumenten. Selektieren Sie Ihre Lieferanten und bieten Sie die Angebotsanfrage über das Supplier Portal an. Ihre Lieferanten erhalten eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, auf die Angebotsanfrage zu reagieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Vergleichen Sie nach Ablauf der Angebotsfrist die Angebote und wählen Sie das beste Angebot aus.