Sorgen Sie für mehr Compliance anhand von Risikomanagement

Das Feststellen von Lieferantenrisiken ist zu einem immer wichtigeren Bestandteil der Beschaffung geworden. Das Erhalten von Einblicken in Beschaffungsrisiken kennt man auf der Ebene der Beschaffungspakete seit langem als Kraljic-Analyse. In den letzten Jahren hat sich der Schwerpunkt zunehmend darauf verlagert, dass die Risiken auf der Liefrantenebene überwacht werden müssen, um die Compliance-Erwartungen der Aufsichtsorgane und anderer Audit-Parteien zu erfüllen. Durch die Nutzung von Risk Management in Vendor Management erreicht man einen höheren Grad der Compliance bei den Lieferanten.

Alle Lieferanten unterstützen die Dienstleistungen Ihres Unternehmens, aber wie wirkt sich das auf die Dienstleistungen für Ihre Kunden aus? Um das Risiko bestimmen zu können, das man mit einem bestimmten Lieferanten eingeht, muss man diesen Service intern klassifizieren. Durch die Erstellung von internen Fragebögen kann man die Klassifizierung von Lieferanten einheitlich ermitteln und in Vendor Management erfassen.

Eine interne Klassifizierung von Lieferanten und deren Dienstleistungen ist für Aufsichtsorgane und Betriebsprüfer oft nicht ausreichend. Um die Risiken, die man als Unternehmen mit seinen Lieferanten eingeht, richtig einschätzen zu können, muss der Lieferant auch Fragen zu den von ihm ergriffenen internen Prozessen und Maßnahmen beantworten. Man führt also ein Risk Assessment durch. Man kann auf der Grundlage der Klassifizierungen verschiedene Arten von Fragebögen erstellen und diese über das Supplier Portal in Vendor Management von seinem Lieferanten beantworten lassen.

Anhand der Antworten des Lieferanten kann man als Unternehmen gut einschätzen, ob dieser die Erwartungen, Zertifizierungen und Anforderungen des eigenen Unternehmens erfüllt. Die verschiedenen Themen, zu denen man Fragen stellt, werden als Impact- und Chancen-Punktzahlen wiedergegeben. Eine Kombination dieser beiden Elemente ergibt ein automatisch berechnetes „Restrisiko“. Ein hohes Restrisiko bedeutet, dass trotz der vom Lieferanten gegebenen Antworten immer noch ein erhöhtes Risiko besteht, dass etwas schieflaufen kann. Diese Restrisiken kann man abmildern, indem man interne und externe Aufgaben auf ein Planboard setzt. Diese Aufgaben werden im Laufe der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten ausgeführt. Auf diese Weise werden die Restrisiken auf ein Minimum reduziert.

In Vendor Management arbeiten wir mit intelligenten Workflows, um die eingegebenen Informationen zu überprüfen. Durch die Verwendung von Workflows stellt man sicher, dass die richtigen Personen innerhalb des Unternehmens die ausgefüllten Informationen überprüfen, bevor sie in der Lieferantendatei gespeichert werden.

Beim Risikomonitoring geht es nicht nur um interne Risikoklassifizierungen von Lieferanten. Es geht auch um die finanzielle Gesundheit eines Lieferanten. Das Monitoring solcher Risiken erfolgt am besten durch sogenannte Finanzkennzahlen. Diese Kennzahlen geben Aufschluss über die Zusammenhänge zwischen Finanzdaten wie Gewinn, Umsatz und Bilanz. In Vendor Management kann man diese selbst ausfüllen oder sie von externen Bonitätsprüfungsfirmen wie A-Insights und Graydon bereitstellen lassen.