Warum Unternehmen das Potenzial der indirekten Beschaffung oft ungenutzt lassen

Die sekundäre Beschaffung, auch bekannt als „non product related (NPR) spend“ oder „indirect procurement“, wird im Gegensatz zur direkten strategischen Beschaffung nicht ausschließlich von der Beschaffungsabteilung getätigt. Bei der sekundären Beschaffung gibt es mehrere Budgetverantwortliche und alle Mitarbeiter eines Unternehmens sind so genannte „Spender“. Jeder kann im Namen des Unternehmens Bestellungen aufgeben, ob autorisiert oder nicht, z.B. für IT, Büromaterial, Dienstleistungen wie Reinigung oder den Druck von Werbematerialien. Dies sind nur einige Beispiele für die Vielfalt der Produkte und Dienstleistungen im Beschaffungsprozess, die oft einen anderen Ansatz und Prozess erfordern. Dies bedeutet, es sind eine Vielzahl von Beschaffungskategorien notwendig, es gibt eine Vielzahl von Transaktionen wie Rechnungen (70-85 % der Gesamtausgaben) und eine Vielzahl von Lieferanten (60-80 % der Gesamtausgaben), den so genannten Tail Spend.

Im Durchschnitt macht der Tail Spend „nur“ 20 bis 30 % der Gesamtausgaben aus und daher wird ihnen im Unternehmen weniger Beachtung geschenkt. Bei der produktbezogenen Beschaffung werden Vereinbarungen mit Vorzugslieferanten vertraglich festgelegt, Systeme angepasst und Prozesse eingerichtet, um den größten Teil des Beschaffungswerts und die größten risikobehafteten Posten zu sichern und im Griff zu haben. Ein ineffizienter Prozess und ein geringerer Einfluss auf den Tail Spend werden als „part of the job“ gesehen oder überhaupt nicht wahrgenommen. Die Kennzahl Spend Under Management ist in dieser Hinsicht sehr niedrig und birgt zahlreiche Risiken, wie z.B. ungewollte Verpflichtungen oder unnötige Einkäufe zu Preisen, die nicht im Voraus vereinbart und ausgehandelt wurden. Weitere wichtige Risikofaktoren sind die begrenzte Kontrolle der Rechtmäßigkeit und die Möglichkeit des Betruges. Mehrere Studien zeigen, dass der Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung (Procure-to-Pay proces) die höchste Betrugsquote aufweist. Das ist nicht weiter verwunderlich, wenn man bedenkt, dass die Geld- und Warenströme so eng mit diesem Prozess verknüpft sind. Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser. 

Aufgrund der Vielfalt der Ausgaben gibt es kein einheitliches System, das alle diese Ausgaben und Anforderungen verwalten kann, geschweige denn mit Webshops integrieren kann. Ein ERP-System ist in den meisten Unternehmen vorhanden, reicht aber nur für die primäre, nicht aber für die sekundäre Beschaffung aus. Lesen Sie auch unseren Blog: Ein ERP-System eignet sich nicht für die Funktion Procurement.Das Fehlen einer zentral organisierten und benutzerfreundlichen Lösung verleitet zu nicht autorisierten und nicht wünschenswerten Bestellungen, außerdem entgehen dem Unternehmen Skalenvorteile und Einsparungen bei zentraler Beschaffung. Außerdem werden Ineffizienzen bei den Prozessen aufrechterhalten, weil z.B. Verträge und Bestellungen nicht erfasst werden, wodurch nachfolgende Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung nur begrenzt automatisiert werden kann.

In den meisten Unternehmen stößt man auf Widerstand, wenn Änderungen vorgenommen werden sollen. Das gilt auch, wenn es die Umstellung des Bestellverhaltens innerhalb eines Unternehmens betrifft. Mitarbeiter fühlen sich eingeengt und mit mehr Verwaltungsaufwand belastet. Angesichts des begrenzten Bewusstseins und möglicher Widerstände bei der Änderung der Beschaffungskultur und der erworbenen Rechte werden Einsparungen bei indirekten Kosten oft nicht gerichtet in Angriff genommen. Eine solche Implementierung ist daher eher eine organisatorische Veränderung als eine reine Software-Implementierung. 

In diesem Blog wurden vier Gründe genannt, warum die indirekte Beschaffungsfunktion in Unternehmen oft so wenig genutzt wird. Trotz der Tatsache, dass durch die Anwendung der strategischen Beschaffung, die Einrichtung effizienter Prozesse und die Verringerung von Risiken viele Einsparungen erzielt werden können, bleibt die Professionalisierung der sekundären Beschaffung oft noch ungenutzt. Im nächsten Blog Wie erhöht man die Kennzahl für Spend Under Management werden wir die Möglichkeiten von Procurement-Software erörtern und wie diese für indirekte Ausgaben genutzt werden kann. 

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