Waarom organisaties de potentie van indirecte inkoop onbenut laten

Decennia lang focussen organisaties zich al op het verlagen van de kosten. Waar de kosten voor product gerelateerde inkopen (zoals materialen en grondstoffen) vaak goed onder controle zijn en gemonitord worden, is dat heel anders bij niet product gerelateerde inkopen. Veel organisaties worstelen met het beheren en beheersen van deze secundaire uitgavenstroom. John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, gaat in deze blog in op de vier redenen waarom deze uitgaven en processen in de praktijk zo lastig te managen zijn.

1. Diversiteit

De secundaire inkoop, ook wel bekend als ‘non product related’ (NPR) spend of indirect procurement, wordt in tegenstelling tot de directe strategische inkoop niet alleen bij de afdeling Inkoop belegd. Bij secundaire inkoop zijn er verschillende budgethouders en zijn alle werknemers binnen een organisatie zogenaamde ‘spenders’. Iedereen kan, al dan niet ongeautoriseerd, bestellingen doen namens de organisatie. Denk hierbij aan ICT uitgaven, uitgaven voor het bestellen van kantoorartikelen, facilitaire zaken zoals schoonmaakdiensten of het laten drukken van marketing promotiematerialen. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van diversiteit in het inkoopproces die vaak een andere benadering en proces vergen. Dit vertaalt zich door in een veelvoud aan soorten inkoopcategorieën, aantal transacties zoals facturen (70% - 85% van het totaal) en aantal leveranciers (60% - 80% van het totaal), de zogenaamde tail spend.

2. Bewustzijn

Gemiddeld bestaat de tail spend ‘slechts’ uit 20% tot 30% van de totale uitgaven en krijgt dit minder aandacht binnen organisaties. Bij product gerelateerde inkopen worden afspraken vastgelegd met voorkeursleveranciers in contracten, worden systemen aangepast en processen ingericht om het merendeel van de inkoopwaarde en de grootste risicovolle zaken te borgen en in de grip te houden. Een inefficiënt proces en minder grip op de tail spend wordt als ‘part of the job’ gezien of wordt helemaal niet opgemerkt. De spend under management is op dit vlak gering met tal van risico’s, zoals ongewenste verplichtingen of niet noodzakelijke inkopen tegen niet vooraf overeengekomen en onderhandelde prijzen. Andere belangrijke risicofactoren zijn de beperkte controle op rechtmatigheid, maar ook de mogelijkheid van het plegen van fraude. Uit diverse onderzoeken blijkt dat het Procure-to-Pay proces het hoogste fraude percentage kent. Niet gek als je nagaat dat de geld- en goederenstroom zo nauw verbonden is met dit proces. Vertrouwen is goed, maar controleren is beter.

"Een inefficiënt proces en beperkte grip op de tail spend worden vaak over het hoofd gezien, met weinig spend under management en talrijke risico's."

- John Schouten, Director Product Management | ISPnext

3. Systeemlandschap

Vanwege de diversiteit aan uitgaven is er geen uniform systeem die al dit soort uitgaven en wensen kan managen, laat staan met webshops kan integreren. Een ERP systeem is bij de meeste organisaties aanwezig maar voldoet alleen voor de primaire inkoop maar niet voor de secundaire inkoop. Lees ook onze blog: “Een ERP is niet geschikt voor de procurement functie”. Het ontbreken van een centraal georganiseerde oplossing, die ook nog eens gebruikersvriendelijk is, werkt ongeautoriseerde en ongewenste bestellingen in de hand, alsmede worden schaalvoordelen en besparingen gemist door centraal in te kopen. Ook blijven er inefficiënties in de processen bestaan omdat de voorkant (zoals contracten en inkooporders) niet worden geregistreerd waardoor de opvolgende processen zoals factuurverwerking beperkt geautomatiseerd kan worden.

4. Weerstand

In de meeste organisaties wordt weerstand ervaren bij veranderingen. Dit is niet anders wanneer het bestelgedrag binnen een organisatie wordt aangepakt. Werknemers voelen minder vrijheid en meer administratieve lastendruk. Gezien het beperkte bewustzijn en mogelijke weerstand bij verandering van de culturele beginselen en verworven rechten, wordt er vaak geen bewuste actie gemaakt van besparingen op de indirecte uitgaven. Een dergelijke implementatie is dan ook meer een organisatie verandering dan enkel een software implementatie.

Conclusie

In deze blog zijn de vier redenen behandeld waarom de indirecte inkoopfunctie vaak zo onbenut is binnen organisaties. Ondanks dat er veel besparingen gerealiseerd kunnen worden door strategische inkoop toe te passen, efficiënte processen in te richten en het reduceren van risico’s wordt het professionaliseren van de secundaire inkoop vaak nog onbenut gelaten. In de volgende blog ‘Hoe krijg je meer Spend Under Management’ gaan we in op de mogelijkheden van procurement software en hoe deze te benutten zijn voor de indirecte uitgaven.

Procurement in 5 stappen

Download de whitepaper Procurement in 5 stappen en ontdek hoe je jouw inkoopprocessen eenvoudig kunt optimaliseren. Leer praktische stappen om kosten te besparen, efficiëntie te verhogen en jouw inkoopstrategie te versterken. Start nu met verbeteren!