Was ist Business Spend Management?

01 August 2024

John Schouten, Director Product Management | ISPnext

Business Spend Management (BSM) ist ein strategischer Ansatz zur Verwaltung und Optimierung aller Geschäftsausgaben. Er umfasst Prozesse wie Procure-to-Pay (P2P), Source-to-Pay (S2P) einschließlich Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement. Eine BSM-Plattform hilft Unternehmen, Kosten zu kontrollieren, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

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Warum ist BSM wichtig?

Finanz- und Beschaffungsteams stehen unter zunehmendem Druck, Kosten, Risiken und Compliance effektiv zu verwalten. Gesetze und Vorschriften wie die CSRD-Richtlinie und die DORA-Gesetzgebung zwingen Unternehmen dazu, mehr Einblick in ihre Lieferkette und IT-Risiken zu erhalten. John Schouten, Director Product Management bei ISPnext, betont: „Die Lieferkette transparent zu machen, liegt in erster Linie in der Verantwortung des Beschaffungswesens. Aber die Berichterstattung wird Teil des Jahresabschlusses, so dass auch die Finanzabteilung eine große Rolle dabei spielt. Dies erfordert eine einheitliche Lösung.“

Was sind die Vorteile einer BSM-Plattform?

Mit einer BSM-Lösung bekommen Organisationen ihren gesamten Beschaffungsprozess in den Griff. Die Bündelung aller Beschaffungsdaten an einer zentralen Stelle verbessert die Zusammenarbeit zwischen Finanzen und Beschaffung und schafft neue Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Risikomanagement.

Einer der größten Vorteile ist die Automatisierung der Beschaffungs- und Rechnungsverarbeitung, wodurch manuelle Fehler vermieden werden und die Prozesse effizienter werden. Darüber hinaus trägt eine BSM-Plattform durch die nahtlose Verknüpfung von Vertragsmanagement und Beschaffung zu besseren Lieferantenbeziehungen bei.

Was sind die Phasen des Business Spend Management?

BSM umfasst mehrere Phasen, die zusammen einen optimierten Beschaffungsprozess gewährleisten:

Sourcing & Lieferantenmanagement: Finden und Überwachen der richtigen Lieferanten.
Procure-to-pay (P2P): Von der Bestellung und Genehmigung bis zur Zahlung.
Source-to-Pay (S2P): Ein umfassenderer Ansatz, der Beschaffung und Vertragsmanagement einschließt.
Vertragsmanagement: Festlegen und Überwachen von Vertragsbedingungen.

John erklärt: „Informationen, die man in einem Teilbereich sammelt, sollte man mit dem Rest des Unternehmens teilen können. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie mit Lieferanten arbeiten, die die Bedingungen nicht erfüllen.

„Mit BSM können Sie die finanzielle Wirkung Ihrer Organisation steigern, Risiken reduzieren und die Effizienz verbessern.''

- John Schouten, Director Product Management | ISPnext

Wann braucht Ihr Unternehmen eine BSM-Plattform?

Organisationen, die mit fragmentierten Daten, ineffizienten Prozessen oder eingeschränkter Kontrolle über Lieferanten und Ausgaben zu kämpfen haben, profitieren stark von einer Business Spend Management-Plattform. Mit einer BSM-Plattform integrieren Sie alle Teile des Beschaffungsprozesses - von der Beschaffung bis zur Bezahlung - in einer zentralen Anwendung.

Durch die Zusammenführung von Prozessen wie Source-to-Pay (S2P) und Procure-to-Pay (P2P) können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, Risiken reduzieren und Gesetze und Vorschriften wie die CSRD und DORA leichter einhalten.

John Schouten, Director Product Management bei ISPnext, erklärt, warum immer mehr Unternehmen auf eine BSM-Lösung umsteigen: „Organisationen haben zunehmend das Bedürfnis, ihre Lieferkette transparent zu machen und Risiken aktiv zu managen. Wenn man Prozesse und Daten zentral in einer Suite verwaltet, beugt man Problemen vor, bevor sie entstehen. Außerdem hat man so die Kosten und die Einhaltung von Vorschriften besser im Griff.“

Kurz gesagt: Sobald Ihr Organisationen einen besseren Einblick, eine bessere Kontrolle und mehr Effizienz in den Beschaffungsprozessen benötigt, bietet eine BSM-Plattform einen unmittelbaren Mehrwert.

Wie spart das BSM Kosten?

Neben dem Risikomanagement ist die Kostensenkung einer der Hauptgründe für die Investition in eine BSM-Plattform. Ein Echtzeit-Einblick in die Ausgaben ermöglicht es Organisationen, ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren und bessere Preisvereinbarungen mit Lieferanten auszuhandeln.

„Am Ende des Tages will ein CFO einfach nur Geld für das Organisationen verdienen“, erklärt John. „Durch die Kombination von Erkenntnissen aus verschiedenen Prozessen entdeckt man Einsparmöglichkeiten, die man sonst nie sehen würde.“

Worauf sollten Sie bei einer BSM-Plattform achten?

Nicht jede BSM-Lösung ist gleich. Bei der Auswahl der richtigen Software ist es wichtig, auf Folgendes zu achten:

Integrationsmöglichkeiten mit ERP- und anderen Systemen.
Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.
Funktionalitäten wie Vertragsmanagement und Ausgabenanalyse.
Cloud-basierte Technologie für Skalierbarkeit.

Trends und Zukunft von BSM

Die Zukunft des Business Spend Management liegt in KI und Automatisierung. Mithilfe von maschinellem Lernen lässt sich die Rechnungsbearbeitung automatisieren, und Predictive Analytics hilft Organisationen bei der Vorhersage und Optimierung von Kosten. Darüber hinaus werden Echtzeit-Dashboards immer ausgefeilter, sodass Organisationen Trends bei ihren Ausgaben besser vorhersehen können.

Angesichts dieser Entwicklungen wird das Business Spend Management in den kommenden Jahren eine zunehmend strategische Rolle in Organisationen spielen.

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Über den Autor

John Schouten

Director Product Management

John Schouten ist ein führender Experte im Bereich Business Spend Management mit mehr als 15 Jahren Erfahrung. Als Director Product Management bei ISPnext gibt er den Ton an bei der Produktstrategie, der Roadmap und der Umsetzung unserer innovativen Cloud-basierten BSM-Plattform. Mit seiner Vision von Innovation und Effizienz hilft er Unternehmen nicht nur, ihre Finanz- und Beschaffungsprozesse zu transformieren, sondern auch das Risikomanagement in ihre Abläufe einzubinden.

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