Was ist Business Spend Management?

John Schouten: „Business Spend Management (BSM) ist ein strategischer Ansatz zur Kontrolle aller Ausgaben und damit verbundenen Prozesse innerhalb einer Organisation. Dies umfasst die Einsicht in Vertragsvereinbarungen, das Erstellen von Bestellungen und die Verarbeitung von Rechnungen. BSM deckt sowohl direkte Ausgaben (Kosten, die mit der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind) als auch indirekte Ausgaben (Kosten, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen) ab. Es ermöglicht Ihnen, die Finanz- und Beschaffungsprozesse Ihrer Organisation zu automatisieren und zu analysieren. Mit BSM können Sie die finanzielle Wirkung Ihrer Organisation steigern, Risiken reduzieren und die Effizienz verbessern.“

Die wichtigsten Vorteile von BSM für Ihre Organisation sind:

• Kostenersparnisse: Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Rechnungsverarbeitung und dem Einkauf erhalten Sie mehr Transparenz und Kontrolle über Ausgaben und erzielen erhebliche Kosteneinsparungen. Manuelle Aufgaben werden reduziert und Arbeitsabläufe optimiert.

• Risikoreduktion: BSM verringert Compliance-Risiken und menschliche Fehler durch optimierte Prozesse und verbesserte Datenübersicht. Dies sorgt für eine bessere Vorbereitung auf Audits und die Einhaltung von Vorschriften.

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Eine zentrale Managementplattform für Lieferanten verbessert Beziehungen und Zusammenarbeit, was zu günstigeren Vertragsbedingungen führen kann.

• Datengetriebene Entscheidungen: Der Zugang zu Echtzeitdaten und umfassenden Berichtsfunktionen ermöglicht es Ihrer Organisation, fundiertere Entscheidungen zu treffen, was zu einer verbesserten Finanzplanung und strategischen Beschaffung führt.

Business Spend Management betrifft sowohl die Finanz- als auch die Beschaffungsabteilung Ihrer Organisation:

• Lieferantenmanagement: Dies ermöglicht es Ihnen, alle Lieferanteninformationen zentral zu verwalten, einschließlich Ausgaben, Verträgen, Risikoprofilen und Bewertungen. Dies führt zu gut gepflegten Lieferantenbeziehungen und verbesserter Zusammenarbeit.

• Beschaffung: Unterstützt die strategische Suche nach den besten Lieferanten basierend auf internen Bedürfnissen und Projektspezifikationen. Der Prozess reicht von den Beschaffungsanforderungen bis zur Vertragsunterzeichnung, was zu einer effizienteren Lieferantenauswahl führt.

• Vertragsmanagement: Ermöglicht die Verwaltung des gesamten Vertragszyklus, von der Vorbereitung bis zur Verlängerung oder Beendigung. Durch Genehmigungen und digitale Signaturen sorgen Sie für Compliance und Rückverfolgbarkeit, um optimale Lieferantenleistungen und minimale Risiken zu gewährleisten.

• Einkauf: Automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess, von Bestellempfehlungen bis zur Bestellung bei bevorzugten Lieferanten. Sie sorgen für Kostenkontrolle und Einhaltung von Vorschriften durch digitale Genehmigungen und Zahlungsabwicklung.

• AP (Accounts Payable) Automation: Effiziente und genaue Verwaltung der Rechnungsverarbeitung, was zu verbessertem Cashflow und besseren Lieferantenbeziehungen führt. Reduziert den Verwaltungsaufwand durch automatisches Abgleichen von Rechnungen mit Bestellungen oder Verträgen. Dies beschleunigt Genehmigungsprozesse und minimiert menschliche Fehler.

• Ausgabenanalyse: Bietet Echtzeiteinblicke in alle Ausgaben Ihrer Organisation über Dashboards und Berichte. Einblicke in Ausgabenmuster helfen, Engpässe zu identifizieren und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, was zu besser informierten und strategischen Entscheidungen führt.

Im Prinzip sind alle Abteilungen Ihrer Organisation am Business Spend Management beteiligt, aber in der Praxis sind die verantwortlichen Abteilungen Finanzen und Beschaffung. Auch die IT-Abteilung wird häufig wegen Sicherheitsaspekten hinzugezogen.

• Einkaufsabteilung: Mit BSM legen Sie Ihre Einkaufsstrategie für kurze und lange Fristen fest und überwachen sie. Sie erhalten Einblicke in Ausgabenkategorien und integrieren wichtige Einkaufsprozesse, wie Vertragsgestaltung und Rechnungsvalidierung. Lesen Sie mehr auf der Seite 'Eine Anwendung für Sie als CPO'.

• Finanzabteilung: BSM bietet die notwendigen Einblicke, um Ihre finanziellen Ziele zu erreichen. Dank zentralem Ausgabenmanagement haben Sie eine bessere Kontrolle über die Ausgaben und verringern Compliance- und Risikoprobleme. Lesen Sie mehr auf der Seite 'Eine Anwendung für Sie als CFO'.

• IT-Abteilung: Mit BSM verwalten Sie Ihre IT-Landschaft auf strategischer Ebene. Auch die Integration mit Ihrem ERP erfolgt unter der Aufsicht der IT.

Ihr ERP optimiert Geschäftsaktivitäten wie Finanzen, Personalwesen und Lagerverwaltung. Durch die Integration einer BSM-Plattform mit Ihrem ERP erreichen Sie optimale Effizienz in Ihrem Source-to-Pay-Prozess; der Mehrwert Ihres ERP wird dadurch erhöht:

• Aktuelle ERP-Daten: Integrieren und nutzen Sie aktuelle Daten Ihres ERP-Systems im Source-to-Pay-Prozess. Eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen ist garantiert.

• Erweiterte ERP-Integrationen: Mit unseren ERP-Partnern verfolgen wir die Entwicklungen auf dem Markt und fügen diese in unsere Standards ein. Für jedes ERP bieten wir erweiterte Funktionen.

• ERP-Unabhängigkeit: Organisationen möchten bei Integrationen unabhängig sein und arbeiten oft mit Middleware-Software. ISPnext bietet eine standardisierte API-Schnittstelle, um eigene Integrationen zu entwickeln.

John: „ISPnext bietet eine umfassende BSM-Plattform, die die finanzielle Wirkung Ihrer Organisation direkt erhöht. Durch die Integration verschiedener Lösungen in eine Plattform, wie AP Automation, Vendor Management und Spend Analytics, können Sie Ausgaben effizient kontrollieren und optimieren. Mit mehr als 400 Kunden weltweit ist ISPnext bekannt für seine hochmoderne Software und kundenorientierte Herangehensweise.“

„Für Finanz- und Beschaffungsfachleute bietet BSM die Werkzeuge und Einblicke, um die operative Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und strategische Ziele zu erreichen. Mit einer BSM-Plattform wie der von ISPnext können Organisationen ihr Ausgabenmanagement auf ein neues Niveau heben und eine nachhaltige Geschäftsführung realisieren,“ schließt John ab.

Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns, um zu entdecken, wie Business Spend Management Ihre Organisation transformieren kann.