Wat is Business Spend Management?

Finance en procurement teams ervaren steeds meer druk om kosten, risico’s en compliance effectief te managen. Wet- en regelgeving, zoals de CSRD-richtlijn en de DORA-wetgeving, dwingen organisaties om meer inzicht te krijgen in hun leveranciersketen en IT-risico’s. John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, benadrukt:
"Het transparant maken van de leveranciersketen is primair de verantwoordelijkheid van Procurement. Maar de rapportage wordt onderdeel van de jaarrekening, waardoor Finance hier ook een grote rol in speelt. Dat vraagt om één uniforme oplossing."

Met een BSM-oplossing krijgen bedrijven grip op hun volledige inkoopproces. Door alle inkoopgegevens op één centrale plek te bundelen, wordt samenwerking tussen Finance en Procurement verbeterd en ontstaan er nieuwe kansen voor kostenbesparing en risicobeheersing.

Een van de grootste voordelen is de automatisering van inkoop- en factuurverwerking, waardoor handmatige fouten worden voorkomen en processen efficiënter verlopen. Daarnaast draagt een BSM-platform bij aan betere leveranciersrelaties, doordat contractmanagement en sourcing naadloos op elkaar aansluiten.

BSM omvat meerdere fasen die samen zorgen voor een gestroomlijnd inkoopproces:

• Sourcing & leveranciersbeheer: Het vinden en monitoren van de juiste leveranciers.
• Procure-to-pay (P2P): Van bestellen en goedkeuren tot betalen.
• Source-to-pay (S2P): Een bredere aanpak waarbij sourcing en contractmanagement ook worden meegenomen.
• Contractmanagement: Het vastleggen en bewaken van contractvoorwaarden.

John licht toe: "Informatie die je via het ene onderdeel verzamelt, wil je kunnen delen met de rest van de organisatie. Zo voorkom je dat er met leveranciers wordt gewerkt die niet aan de voorwaarden voldoen."

Veel bedrijven maken gebruik van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor hun financiële administratie en operationele processen. Hoewel een ERP-systeem helpt bij transactieverwerking en databeheer, schiet het tekort als het gaat om strategisch inkoopbeheer en kostenoptimalisatie.

Een BSM-platform richt zich specifiek op uitgavenbeheer en biedt functionaliteiten die in een ERP ontbreken, zoals sourcing, contractmanagement, leveranciersbeheer en risicoanalyse.

Naast risicobeheersing is kostenbesparing een van de belangrijkste redenen om te investeren in een BSM-platform. Door real-time inzicht in uitgaven kunnen bedrijven hun inkoopstrategieën optimaliseren en betere prijsafspraken maken met leveranciers.

"Uiteindelijk wil een CFO gewoon geld verdienen voor de organisatie," stelt John. "Door inzichten uit verschillende processen te combineren, ontdek je besparingsmogelijkheden die je anders nooit zou zien."

Niet elke BSM-oplossing is hetzelfde. Bij het kiezen van de juiste software is het belangrijk om te letten op:

• Integratiemogelijkheden met ERP en andere systemen.
• Gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit.
• Functionaliteiten zoals contractmanagement en spend analytics.
• Cloud-gebaseerde technologie voor schaalbaarheid.

De toekomst van Business Spend Management ligt in AI en automatisering. Machine learning maakt het mogelijk om factuurverwerking te automatiseren en predictive analytics helpt bedrijven om kosten te voorspellen en optimaliseren. Daarnaast worden real-time dashboards steeds geavanceerder, waardoor organisaties beter kunnen inspelen op trends in hun uitgaven.

Met deze ontwikkelingen zal Business Spend Management in de komende jaren een steeds strategischere rol gaan spelen binnen organisaties.

Meer weten? Neem contact met ons op om te ontdekken hoe Business Spend Management jouw organisatie kan transformeren.