Wat is Business Spend Management?

John Schouten: “Business Spend Management (BSM) is een strategische aanpak voor het beheersen van alle uitgaven en gerelateerde processen binnen een organisatie. Denk aan het inzien van contractafspraken, het aanmaken van inkooporders en het verwerken van facturen. BSM omvat zowel directe spend (kosten die verband houden met de productie van een product of dienst) als indirecte spend (kosten die niet direct verband houden met de productie). Het stelt jou in staat om de financiële- en inkoopprocessen van jouw organisatie te automatiseren en te analyseren. Met BSM kun je de financiële impact van jouw organisatie vergroten, risico's verminderen én de efficiëntie verbeteren.” 

De belangrijkste voordelen van BSM voor jouw organisatie zijn: 

• Kostenbesparingen: Door processen zoals factuurverwerking en inkoop te automatiseren, creëer je meer zicht en controle op uitgaven en realiseer je aanzienlijke kostenbesparingen. Handmatige taken worden verminderd en workflows geoptimaliseerd. 

• Risicoreductie: BSM vermindert compliance risico's en menselijke fouten door gestroomlijnde processen en verbeterde zichtbaarheid van gegevens. Dit zorgt voor betere voorbereiding op audits en naleving van regelgeving. 

• Verbeterde leveranciersrelaties: Een centrale beheersomgeving voor leveranciers verbetert relaties en samenwerking, wat kan leiden tot gunstigere contractvoorwaarden. 

• Data-gedreven beslissingen: Toegang tot real-time data en uitgebreide rapportagemogelijkheden stelt jouw organisatie in staat beter geïnformeerde beslissingen te nemen, wat leidt tot verbeterde financiële planning en strategische inkoop. 

Business Spend Management raakt zowel de Finance-, als de Procurement afdeling van jouw organisatie:

• Vendor Management: Hiermee kun je alle leveranciersinformatie centraal beheersen, inclusief uitgaven, contracten, risicoprofielen en beoordelingen. Dit leidt tot goed onderhouden leveranciersrelaties én verbeterde samenwerking. 

• Sourcing: Ondersteunt bij de strategische zoektocht naar de beste leveranciers op basis van interne behoeften en projectspecificaties. Het proces loopt van inkoopbehoeften tot het ondertekenen van contracten, wat resulteert in een efficiëntere leveranciersselectie. 

• Contract Management: Maakt het mogelijk om de volledige cyclus van contracten te beheersen, van voorbereiding tot verlenging of beëindiging. Door middel van goedkeuringen en digitale ondertekeningen zorg je voor naleving en traceerbaarheid om optimale leveranciersprestaties én minimale risico’s te garanderen. 

• Procurement: Automatiseert het volledige inkoopproces, van bestelaanbevelingen tot het plaatsen van bestellingen bij voorkeursleveranciers. Je zorgt voor kostenbeheersing en naleving van regelgeving door digitale goedkeuringen en betalingsverwerking. 

• AP (Accounts Payable) Automation: Efficiënt en nauwkeurig beheersen van factuurverwerking, wat leidt tot verbeterde cashflow en betere leveranciersrelaties. Vermindert administratieve lasten door facturen automatisch te matchen met inkooporders of contracten. Dit versnelt goedkeuringsprocessen en minimaliseert menselijke fouten. 

• Spend Analytics: Biedt realtime inzicht in alle uitgaven van jouw organisatie via dashboards en rapportages. Inzicht in uitgavenpatronen helpt knelpunten te identificeren en data-gedreven beslissingen te nemen, waardoor beter geïnformeerde en strategische beslissingen kunnen worden genomen. 

In principe zijn alle afdelingen van jouw organisatie betrokken bij Business Spend Management, maar in de praktijk zijn de verantwoordelijke afdelingen Finance & Procurement (inkoop). We zien ook vaak dat de afdeling IT vanwege security wordt bijgeschakeld. 

• Afdeling Procurement: Met BSM bepaal en bewaak je de inkoopstrategie voor de korte en lange termijn. Je krijgt inzicht in uitgavencategorieën en integreert belangrijke inkoopprocessen, zoals contractering en factuurvalidatie. Lees meer op de pagina 'Eén applicatie voor jou als CPO'.

• Afdeling Finance: BSM biedt de nodige inzichten om jouw financiële doelen te behalen. Dankzij centraal uitgavenbeheer heb je betere controle over de uitgaven en verminder je compliance en risico’s. Lees meer op de pagina 'Eén applicatie voor jou als CFO'.

• Afdeling IT: Met BSM beheers je jouw IT landschap op strategisch niveau. Ook de integratie met jouw ERP gebeurt onder de supervisie van IT.

Jouw ERP stroomlijnt bedrijfsactiviteiten als financiën, personeelszaken en voorraadbeheer. Door een BSM platform te integreren met jouw ERP bereik je optimale efficiënte in jouw Source-to-Pay proces; de meerwaarde van jouw ERP wordt als het ware vergroot: 

• Actuele ERP data: Integreer en gebruik de actuele data van je ERP systeem binnen het Source-to-Pay proces. Een snelle en foutloze afhandeling van inkoop- en factuurprocessen is gegarandeerd. 

• Geavanceerde ERP integraties: Met onze ERP partners volgen we de ontwikkelingen in markt en voegen we deze toe aan onze standaard. Per ERP bieden we geavanceerde functies.  

• ERP onafhankelijk: Organisaties willen bij integraties onafhankelijk zijn en werken vaak met middleware software. ISPnext biedt een standaard API’s set om integraties zelf te ontwikkelen.  

John: “ISPnext biedt een uitgebreid BSM platform die de financiële impact van jouw organisatie direct verhoogt. Door verschillende oplossingen te integreren in één platform, zoals AP Automation, Vendor Management en Spend Analytics, kun je uitgaven efficiënt beheersen en optimaliseren. Met meer dan 400 klanten wereldwijd staat ISPnext bekend om zijn state-of-the-art software en klantgerichte benadering.” 

“Voor finance en procurement professionals biedt BSM de tools en inzichten om operationele efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en strategische doelstellingen te bereiken. Met een BSM platform zoals dat van ISPnext kunnen organisaties hun uitgavenbeheer naar een hoger niveau tillen en een duurzame bedrijfsvoering realiseren,” concludeert John.  

Meer weten? Neem contact met ons op om te ontdekken hoe Business Spend Management jouw organisatie kan transformeren.